Trợ lý ảo làm việc như các nhà thầu độc lập cung cấp văn thư và một loạt các dịch vụ tương tự như thư ký tại văn phòng, trợ lý hành chính và nhân viên văn thư. Họ thường làm việc từ một văn phòng tại nhà được trang bị máy fax, máy tính, bàn, máy in và truy cập Internet. Các loại phần mềm được yêu cầu bởi trợ lý ảo phụ thuộc vào ngành của họ. Tất cả các trợ lý ảo đều sử dụng một bộ phần mềm chung để cung cấp dịch vụ và quản lý doanh nghiệp.
Xuất bản máy tính để bàn
Phần mềm xuất bản máy tính để bàn bao gồm xử lý văn bản, trình bày, bảng tính và phần mềm cơ sở dữ liệu. Trợ lý ảo làm việc trong ngành tiếp thị yêu cầu các chương trình xuất bản để tạo tờ rơi, trang web, bưu thiếp, thư mời và các loại ấn phẩm khác nhau. Các yêu cầu khác bao gồm phần bổ trợ kèm theo phần mềm xử lý văn bản, trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp, từ điển đồng nghĩa, từ điển và dịch thuật ngôn ngữ.
Phiên mã
Phiên âm bao gồm ghi âm và viết chính tả; chương trình phần mềm sao chép giúp dễ dàng phát lại một giao tiếp được ghi lại. Trợ lý ảo có thể dừng, bắt đầu, tua lại và tạm dừng ghi âm. Bạn có thể gửi bản ghi được ghi lại bằng email hoặc dưới dạng tệp nén. Kể từ năm 2011, các định dạng phổ biến bao gồm MP3 và WMV. Một số chương trình phần mềm ghi âm tương thích với các định dạng khác nhau.
Sổ sách kế toán
Quản lý một doanh nghiệp trợ lý ảo đòi hỏi phải có sổ sách kế toán và phần mềm thanh toán. Trợ lý ảo chuyên làm kế toán nên sử dụng hệ thống sổ sách kế toán tất cả trong một. Những trợ lý này có thể tạo hóa đơn, báo giá và đề xuất; hồ sơ thanh toán; và theo dõi thời gian làm việc với một chương trình hoặc với các chương trình phần mềm xuất bản trên máy tính để bàn khác nhau.
Giao tiếp
Phần mềm truyền thông là một điều cần thiết khác cho trợ lý ảo. Phần mềm fax và email có sẵn cung cấp các mẫu cá nhân hóa và sẵn sàng. Trợ lý ảo có thể chọn tạo một mẫu phù hợp với hình ảnh doanh nghiệp của họ. Sử dụng dịch vụ điện thoại Internet sẽ giảm chi phí hóa đơn điện thoại đường dài và hàng tháng. Sử dụng email và chương trình fax trực tuyến yêu cầu kết nối internet tốt.
