Google Docs là một công cụ chia sẻ tệp mạnh mẽ mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để xuất bản lịch làm việc. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách tạo lịch trực tiếp trong Google Docs. Khi bạn thường xuyên xuất bản lịch làm việc của nhân viên, bạn sẽ ngăn chặn việc truyền thông sai có thể dẫn đến việc các ca làm việc bị phát hiện bởi những nhân viên không nhận ra họ đã lên lịch làm việc.
Sử dụng mẫu lịch trình làm việc miễn phí
Google Docs duy trì một thư viện khổng lồ các mẫu miễn phí và sẵn sàng sử dụng. Để truy cập một mẫu, hãy mở một tài liệu Google Docs mới và sau đó tìm kiếm các mẫu với dòng chữ "lịch trình làm việc". Hầu hết lịch làm việc của nhân viên sử dụng định dạng hàng tuần vì nhà tuyển dụng xuất bản hàng tuần. Nếu không có mẫu nào đáp ứng nhu cầu lịch trình, hãy tạo lịch tùy chỉnh trong chương trình khác.
Tạo lịch tùy chỉnh
Giống như Google Docs, Google Sheets có các mẫu mà người quản lý có thể tùy chỉnh. Tìm những thứ này trong Sheets trong menu Thư viện mẫu. Chỉ cần chọn Lịch biểu từ danh sách và sau đó tùy chỉnh các trường bằng cách thay thế dữ liệu mẫu bằng ngày lịch biểu và tên nhân viên. Xóa bất kỳ hàng và cột không cần thiết.
Tạo một lịch trình từ đầu bằng cách mở một tập tin mới. Nhấp vào Bắt đầu Bảng tính mới trên trang chính và sử dụng tiêu đề để đặt tiêu đề cho tài liệu là "Lịch biểu hàng tuần" hoặc tên mong muốn khác. Sử dụng hàng đầu tiên để xác định ngày bao gồm lịch trình.
Tiếp theo, tạo một biểu đồ trong đó các tiêu đề cột ngang liệt kê các ngày trong tuần và các hàng liệt kê thời gian thay đổi. Chèn tên nhân viên vào các hộp thay đổi tương ứng. Lưu tệp vào Google Docs dưới tên tệp thích hợp.
Quản lý quyền nhân viên
Nhà tuyển dụng muốn nhân viên đọc lịch trình và có thể tải xuống một tệp để lưu trên máy tính hoặc thiết bị cá nhân. Tuy nhiên, nhân viên không được phép chỉnh sửa lịch trình. Theo mặc định, Google Docs cho phép nhân viên đọc và tải xuống các tệp được chia sẻ với họ.
Chia sẻ tệp bằng cách nhấp vào biểu tượng với hình bóng của một người và dấu cộng đại diện cho "Chia sẻ". Nhập địa chỉ email của nhân viên bạn muốn chia sẻ tệp. Kiểm tra các quyền trước khi gửi liên kết email để đảm bảo tài liệu ở chế độ chỉ đọc.
Đối với quyền, chọn "có thể xem" thay vì "có thể chỉnh sửa", sau đó chọn nút Chia sẻ để xuất bản lịch biểu cho nhân viên. Các nhân viên nhận được một email thông báo cho họ một lịch trình mới đã được công bố. Các email bao gồm một liên kết đến lịch trình.
Đặt lịch thường xuyên
Giữ một mẫu của lịch trình làm cho việc lên lịch hàng tuần dễ dàng hơn. Đặt ngày và giờ chuẩn để xuất bản lịch biểu và chia sẻ với tất cả nhân viên qua email cùng một lúc.
Đặt tên cho các tệp lịch biểu theo cách dễ tìm, chẳng hạn như "Lịch trình thay đổi ngày 15 tháng 1". Điều này làm giảm sự nhầm lẫn và cho phép nhân viên lưu ý sự khác biệt về lịch trình hoặc các vấn đề một cách nhanh chóng. Tạo chính sách công ty yêu cầu nhân viên cung cấp thông báo mong muốn cho những thay đổi trong lịch trình.
