Nó đã xảy ra với mọi người ít nhất một lần. Bạn đã đi mua sắm hoặc để thực hiện một số loại dịch vụ và bạn đã có trải nghiệm khách hàng tồi tệ. Đương nhiên, có lẽ bạn sẽ nói với bạn bè của bạn tất cả về nó. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chắc chắn rằng điều đó không xảy ra nữa, một trong những cách tốt nhất để có được sự hài lòng là viết thư khiếu nại của khách hàng. Không phải lúc nào cũng vui khi viết một trong những điều này - sau tất cả, lý do duy nhất bạn làm điều đó là vì bạn có trải nghiệm tồi - nhưng nó có thể được thực hiện theo cách chuyên nghiệp có thể mang lại cho bạn một số kết quả đáng ngạc nhiên. Dưới đây là cách viết thư khiếu nại của khách hàng sẽ thu hút được sự chú ý từ những người đọc nó.
Cách viết thư khiếu nại của khách hàng
Trước hết, có được một cái tên. Tìm ra sự chú ý của bức thư nên đi đến. Đừng chỉ gửi nó đến "Chú ý: Dịch vụ khách hàng", vì sau đó không ai chịu trách nhiệm cho việc đó. Hỏi cửa hàng, trực tiếp hoặc qua điện thoại, ai là người chịu trách nhiệm khiếu nại của khách hàng. Bất kỳ thư từ nên được gửi đến sự chú ý của người đó. Nếu họ cũng có một tiêu đề, hãy chắc chắn bao gồm nó, như thế này: "Chú ý: David Jones, Phó chủ tịch tiếp thị".
Tiếp theo, viết thư của bạn. Đừng gửi e-mail; họ quá vô tư và thật dễ dàng để họ biến mất vào không gian ảo. Gửi thư thường xuyên, cho chính cửa hàng hoặc đến văn phòng công ty. Giữ thư của bạn ngắn gọn và súc tích; không quá hai trang nên là tất cả những gì bạn cần để giải thích tình huống.
Khi bạn đang làm việc với thư của bạn, hãy bao gồm các chi tiết cụ thể của tình huống. Nói chính xác những gì đã xảy ra, chẳng hạn như, "Khi tôi ở cửa hàng của bạn vào thứ ba, ngày 5 tháng 3, một nhân viên thu ngân tên Lorraine đã vô cùng thô lỗ với tôi." Nếu có thể, thời gian tài liệu. Nếu đó là cửa hàng hoặc doanh nghiệp nơi bạn có tài khoản được đánh số, chẳng hạn như cửa hàng bách hóa hoặc văn phòng bác sĩ, hãy bao gồm số tài khoản của bạn trong tất cả các thư. Điều đó sẽ giúp bất cứ ai đọc thư của bạn để kết nối khiếu nại của bạn với bạn thực sự là ai.
Sử dụng một giọng điệu tích cực, tôn trọng. Rất có thể là thư của bạn sẽ được gửi đến một nhân viên hành chính cấp cao, người sẽ thông cảm với tình huống của bạn. Thay vì thù địch, truyền đạt rằng bạn là một nạn nhân vô tội. Thậm chí tốt hơn, hãy làm rõ rằng bạn hiểu rằng dịch vụ tồi tệ như vậy không phải là tiêu chuẩn bình thường của công ty và bạn biết rằng doanh nghiệp của họ sẽ không bao giờ cố tình đối xử với bạn kém. Nhắc nhở họ rằng bạn thực sự thích mua sắm ở đó, nhưng bạn muốn chắc chắn rằng họ nhận thức được tình huống dịch vụ khách hàng có thể gây hại.
Cuối cùng, yêu cầu trả lời. Đặt thời hạn, nhưng làm cho nó hợp lý. Nói điều gì đó như "Tôi hy vọng sẽ nhận được hồi âm từ bạn trong vòng ba mươi ngày tới để vấn đề này có thể được giải quyết." Nếu bạn không nhận được hồi âm từ người mà bạn đã viết trong thời gian được phân bổ, hãy gọi hoặc gửi thư theo dõi (còn một lý do nữa khiến bạn nên lấy tên của một người trong thư). Dù phản hồi là gì, cho dù đó là thư xin lỗi hay thậm chí là phiếu giảm giá cho các sản phẩm bổ sung, hãy gửi thư cảm ơn sau khi thư được giải quyết. Thực hiện theo các chiến lược đơn giản này và bạn chắc chắn sẽ nhận được phản hồi tích cực đối với khiếu nại của khách hàng!
Lời khuyên
-
Nếu có thể, cố gắng giải quyết tình huống ngay sau khi nó xảy ra. Rất có thể bằng cách nói chuyện trực tiếp với người quản lý hoặc người giám sát, bạn sẽ có thể có được sự hài lòng. Nếu người giám sát hoặc quản lý cửa hàng sẽ không dành thời gian để nói chuyện với bạn, hoặc nếu họ đuổi việc bạn mà không giải quyết vấn đề, thì hãy đi lên thang công ty.
Cảnh báo
Đừng đưa ra những yêu cầu vô lý, như, "Tôi muốn người thợ đó bị sa thải!" hoặc "Tôi hy vọng sẽ được bồi thường cho sự bất tiện này!" Trừ khi bạn thực sự bị thiệt hại về tài chính bởi sự cố, một lời xin lỗi đơn giản là một phản ứng hoàn toàn tốt.
