Người quản lý dự án sử dụng các công cụ để phân tích dự báo, ngân sách, báo cáo thu nhập và các tài liệu tài chính khác. Để tối đa hóa lợi nhuận và lợi tức đầu tư cho các dự án, một người quản lý dự án đòi hỏi kiến thức làm việc về các khái niệm tài chính và kế toán cơ bản. Sử dụng các công cụ như bảng tính và máy tính trực tuyến, người quản lý dự án phân tích thông tin tài chính của dự án, áp dụng các nguyên tắc kế toán và quản lý báo cáo để đảm bảo dự án chạy trơn tru.
Phân tích lợi ích chi phí
Các nhà quản lý dự án thực hiện phân tích lợi ích chi phí khi họ cần đưa ra quyết định dự án. Thông thường sử dụng một công cụ bảng tính như Microsoft Excel, Google Bảng tính hoặc Quickbooks, họ phân tích chi phí liên quan đến khoản đầu tư nhất định được tính trong khoảng thời gian ba năm để tạo ra giá trị hiện tại ròng, hoàn vốn và các số liệu khác cần thiết để đưa ra quyết định tài chính tốt. Ví dụ, phân tích lợi ích chi phí cho một dự án phát triển đào tạo thường bao gồm đo lường chi phí tạo ra các tài liệu đào tạo và trừ đi các khoản tiết kiệm được tạo ra bởi nhân viên hoạt động hiệu quả hơn. Phân tích lợi ích chi phí phức tạp hơn liên quan đến nhiều chi phí và nhiều lợi ích.
Dự báo
Dự báo dòng tiền giúp các nhà quản lý dự án dự đoán liệu thu nhập sẽ chi trả cho chi phí hoạt động. Người quản lý dự án có thể tải xuống một mẫu từ một trang web, chẳng hạn như trang web Microsoft Office Mẫu hoặc phát triển định dạng của riêng họ. Sau đó, bằng cách nhập thu nhập dự kiến và chi phí cho mỗi tháng và so sánh các giá trị bằng cách sử dụng các công thức, người quản lý dự án có thể chuẩn bị một tuyên bố để hiển thị các kịch bản triển vọng dòng tiền lạc quan hoặc bi quan. Thông thường một dự báo bao gồm một đến hai năm. Dự báo dòng tiền cung cấp một cách để các nhà quản lý dự án xác định xem một hoạt động có phải là một lựa chọn khả thi hay không.
Phân tích hòa vốn
Các nhà quản lý dự án hoàn thành phân tích hòa vốn để xác định mức sản lượng mà tiền tạo ra bởi sản phẩm hoặc dịch vụ do dự án tạo ra bằng với chi phí phát triển nó. Ví dụ: người quản lý dự án sử dụng các công cụ trực tuyến miễn phí, chẳng hạn như phần mềm Project.net, để duy trì bảng điều khiển dự án và đảm bảo rằng các tác vụ của dự án tạo ra đầu ra giúp quản lý dự án.
Theo dõi ngân sách
Các nhà quản lý dự án sử dụng phần mềm theo dõi ngân sách, chẳng hạn như phần mềm Clarizen, để xác định xem các khoản đầu tư dự án có hợp lý theo thời gian hay không, sau khi so sánh giá trị tiền tệ cả hiện tại và trong tương lai. Các công cụ phần mềm cho phép các nhà quản lý dự án xác định mức giá hàng giờ cho tài nguyên, tùy chỉnh tỷ lệ thanh toán và phân tích việc sử dụng tài nguyên. Những công cụ và kỹ thuật này giúp dự án đi đúng hướng bằng cách đảm bảo các khoản chi tiêu, như tư vấn chuyên ngành, giấy phép phần mềm và chi phí phần cứng, được cho phép trong phạm vi tài trợ được phân bổ.
