Một ngân sách đề cập đến một tài liệu bằng văn bản nêu chi tiết các cách tổ chức sẽ phân bổ tiền của mình. Là người đứng đầu doanh nghiệp, bạn phải quyết định xem kiểm soát ngân sách sẽ thuộc về bạn hay với người quản lý của bạn. Có bốn ứng dụng kiểm soát ngân sách, như Michael Armstrong đã lưu ý trong "Sổ tay kỹ thuật quản lý: Hướng dẫn toàn diện để đạt được sự xuất sắc của người quản lý và cải thiện việc ra quyết định."
Lập kế hoạch
Tài liệu ngân sách được tạo ra thông qua một hệ thống lập kế hoạch. Nếu bạn tự phát triển ngân sách, bạn có thể bắt đầu với ngân sách năm ngoái. Ngân sách của bạn sẽ cần bao gồm tất cả thu nhập mà bạn dự kiến và cách bạn sẽ chi tiêu. Một phần của giai đoạn lập kế hoạch đòi hỏi phải ưu tiên các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Bạn có thể phải đưa ra những lựa chọn khó khăn, chẳng hạn như thuê thêm một người trong năm nay và chi phí năng lượng cao hơn. Tài liệu ngân sách của bạn phải phản ánh tất cả các khía cạnh của kế hoạch và ưu tiên của bạn. Nếu bạn bỏ qua những cân nhắc ngân sách quan trọng, bạn có thể phải đối mặt với sự thiếu hụt trong năm ngân sách.
Đo lường
Sau khi tài liệu ngân sách được hoàn thành, các nhà quản lý của mỗi bộ phận chịu trách nhiệm chi tiêu tùy ý, chẳng hạn như vật tư, chi phí in ấn và bảng lương, trong khi vẫn phân bổ ngân sách của họ. Bạn cần một hệ thống tài chính để theo dõi chi phí theo từng dòng trong ngân sách. Khả năng mỗi người quản lý bám sát ngân sách của mình sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận và tình hình tài chính của bạn với tư cách là một công ty.
So sánh
Sử dụng hệ thống đo lường, bạn có thể so sánh chi tiêu thực tế với chi phí ngân sách bằng cách đi từng dòng trong tài liệu ngân sách. Bạn phải xác định xem có bất kỳ bội chi nào không, và nó xảy ra ở đâu trong công ty. Có thể là một số bộ phận nhất định bội chi, và họ cần điều chỉnh ngân sách của mình, hoặc có thể các nhà quản lý của các bộ phận đó có thể biện minh cho các trường hợp bội chi bằng cách giải thích chi phí bất ngờ, chẳng hạn như nhà cung cấp tăng giá trong năm kinh doanh.
Điều khiển
Bạn phải hành động một khi bạn đã nghiên cứu cách mỗi bộ phận chi tiêu trong hoặc trên ngân sách được phân bổ của nó. Bất kỳ hành động nào bạn thực hiện để có được một bộ phận tăng hoặc giảm chi tiêu tương đương với kiểm soát. Trong những trường hợp cực đoan, chẳng hạn như khi bạn không thể khiến các nhà quản lý kiềm chế chi tiêu và bám sát ngân sách của họ, bạn có thể lấy đi sự kiểm soát ngân sách. Tất cả các chi tiêu được thực hiện theo tài liệu ngân sách hàng năm giúp một công ty duy trì sự tập trung vào các mục tiêu chiến lược.
