Từ hành lang và lớp học của giáo dục đại học đến phòng hội đồng quản trị của công ty Mỹ, thư tuyên bố phục vụ vô số mục đích trong lĩnh vực truyền thông. Như tên của nó, bức thư tuyên bố một cái gì đó. Nó cũng có thể được coi là một tuyên bố thực tế, một thông báo hoặc làm rõ. Đôi khi, một vấn đề là tranh chấp hoặc tiền bạc hoặc danh tiếng đang bị đe dọa. Vì bất kỳ lý do gì bạn đang viết thư khai báo cho tổ chức của mình, hãy sử dụng giọng điệu hợp lý và hợp lý, duy trì sự tập trung của bạn và giữ cho bức thư ngắn gọn và súc tích.
Nêu thư tuyên bố Mục đích
Nêu mục đích của bạn bằng cách viết thư khai báo. Ví dụ: giả sử bạn đang viết thư khai báo cho nhân viên của mình để thông báo ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Lãng phí không có thời gian để đi đến điểm: Tôi viết thư để thông báo rằng sau bốn năm nghiên cứu và nghiên cứu chuyên sâu, Công ty Vitamin ABC sẽ ra mắt một chất bổ sung tiêu hóa mới, được gọi là Quell, vào ngày 17 tháng 2.
Điền thông tin chi tiết
Cung cấp các chi tiết thích hợp khác của tờ khai. Trong ví dụ này, bạn có thể muốn bao gồm phần bổ sung sẽ có giá bao nhiêu và nơi nó sẽ được bán.
Lịch trình thời gian để trả lời câu hỏi
Dự đoán nhu cầu của khán giả của bạn - trong trường hợp này, nhân viên của bạn. Họ sẽ muốn biết cách khai báo - ra mắt sản phẩm - ảnh hưởng đến họ như thế nào. Thay vì làm hỏng thư của bạn với các chi tiết, bạn có thể muốn triệu tập một cuộc họp để công bố sản phẩm và trả lời các câu hỏi. Cung cấp thời gian và ngày của một cuộc họp như vậy trong thư của bạn và chỉ định xem việc tham dự là tùy chọn hay bắt buộc.
Đóng Tuyên bố
Đóng thư khai báo của bạn trên một ghi chú khéo léo, có tính đến văn hóa doanh nghiệp của bạn và năng động hiện tại. Bạn có thể muốn chỉ về phía trước, cung cấp một dự báo về những gì tuyên bố - ra mắt sản phẩm - có thể có ý nghĩa với công ty của bạn. Bạn có thể đưa ra lời kêu gọi hành động, hoặc các bước bạn mong đợi nhân viên thực hiện vì tuyên bố. Hoặc, nếu bạn cảm thấy sự kháng cự trên đường chân trời, hãy bày tỏ hy vọng rằng tổ chức của bạn sẽ tập hợp lại để làm cho nguồn tuyên bố thành công.
Kết thúc mọi thứ bằng cách cảm ơn người nhận đã dành thời gian của họ. Câu hỏi tạm thời trực tiếp cho người giám sát trực tiếp của họ hoặc tốt hơn là, trực tiếp với bạn, để làm nổi tinh thần hợp tác.
Làm một hiệu đính kỹ lưỡng
Một tuyên bố về lợi ích thường trở thành một phần trong lịch sử của công ty - và có thể được đăng trên trang web để người ngoài xem. Như vậy, nó nên là một nguồn tự hào và quyết tâm. Hãy cho mình thời gian để đọc lại, chỉnh sửa và sửa lại thư khai của bạn. Yêu cầu một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc tâm sự để xem xét thư của bạn và mời ý kiến của họ và phê bình mang tính xây dựng. Làm cho tuyên bố của bạn là một ví dụ để truyền cảm hứng cho người khác.
