Nhiều tổ chức phi lợi nhuận và giáo dục cần hỗ trợ từ thiện để duy trì hoạt động. Một bữa tiệc gây quỹ là một trong những cách tốt nhất để gây quỹ cho các chương trình nghệ thuật, trường học, bệnh viện, các nhóm vận động và những người khác. Những sự kiện này có vẻ phức tạp để lập kế hoạch và tổ chức. Bắt đầu với một danh sách kiểm tra tốt, tạo lịch và yêu cầu các tình nguyện viên giúp đỡ. Bắt đầu tháng trước ngày tiệc, và đặt địa điểm, phục vụ, tài năng và giải trí sớm.
Lên lịch cho sự kiện và mua một cuốn sách lập kế hoạch hoặc sổ ghi chép (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) cho sự kiện này. Duy trì một thư mục cho hồ sơ, danh bạ, danh thiếp, biên lai, danh sách tình nguyện, đặt chỗ, thực đơn và tất cả các chi tiết sẽ phát sinh trước, trong và sau sự kiện. Nhận một người trợ giúp càng sớm càng tốt, chẳng hạn như một điều phối viên tình nguyện, và bắt đầu các nhiệm vụ được giao.
Ngân sách sự kiện. Khi bạn biết số lượng đầu tối đa của địa điểm, chi phí tính để phân bổ cho mỗi người cho các bữa ăn, đồ uống, túi quà tặng và các mặt hàng khác trong danh sách. Chi phí hình cho mỗi mục trong danh sách kiểm tra, chẳng hạn như thiết bị, chi phí nhân viên, tiền thuê, phí dịch vụ, tiền thưởng và vv. Giá vé và tiền huy động sẽ bao gồm các chi phí này, nhưng chi phí ban đầu sẽ bao gồm một số tiền gửi và chi phí tạm ứng.
Xác định vị trí và bảo đảm một cơ sở để tổ chức tiệc. Đây có thể là một khách sạn lớn, nhà hàng lớn chào đón các bữa tiệc riêng tư, một chiếc giường và bữa sáng hoặc biệt thự lịch sử. Bạn sẽ cần biết công suất tối đa để bạn không quá lời mời cho khách hoặc bán nhiều vé hơn số phòng cho phép. Hầu hết các cơ sở chất lượng sẽ có nhân viên để giúp lập kế hoạch, cũng như phục vụ ăn uống và các dịch vụ khác trong nhà.
Đặt chủ của bạn của các nghi lễ (MC). Kiểm tra với các cơ quan tài năng địa phương. Nếu bạn muốn đặt một hành động "tên" hoặc một người nổi tiếng, bạn sẽ phải bắt đầu xa trước ngày dự kiến vì một số có lịch trình rất bận rộn. Liên hệ đại lý và quản lý để giải trí và đặt tất cả các tài năng.
Đặt thư mời, vé, chương trình và bất kỳ vấn đề in nào khác, chẳng hạn như tài liệu quảng cáo của tổ chức mà các quỹ đang được huy động. Nếu bạn định tổ chức đấu giá, hãy bắt đầu nhận các vật phẩm quyên góp. Một nhóm tình nguyện viên có thể xử lý trách nhiệm đó. Đấu giá im lặng sẽ không cần đấu giá viên, nhưng đấu giá đấu giá sẽ. Quyết định xem MC của bạn sẽ làm điều đó, hoặc nếu bạn cần một chuyên gia riêng biệt. Thư mời đến danh sách các nhà tài trợ của tổ chức. Hãy chắc chắn để lưu ý sự kiện này là bán chính thức. Chỉ định bất cứ điều gì cụ thể khách sẽ cần biết ngoài ngày, thời gian, địa điểm và khách đặc biệt hoặc giải trí. Hãy chắc chắn để thúc đẩy đấu giá của bạn.
Quảng cáo sự kiện thông qua các bản tin, quảng cáo trực tuyến, báo địa phương và đài phát thanh mang PSA (Thông báo dịch vụ công cộng) cho các tổ chức phi lợi nhuận. Các đài truyền hình địa phương cũng có thể có một lịch các sự kiện và các chương trình tin tức địa phương có thể thực hiện một cuộc phỏng vấn ngắn hoặc cắm cho sự kiện này, vì vậy hãy chuẩn bị tất cả các chi tiết.
Nói chuyện với đầu bếp của địa điểm, hoặc xếp hàng ngoài phục vụ. Quyết định xem có một bữa tiệc buffet hoặc dịch vụ đầy đủ, bữa ăn mạ. Nói với anh ấy ngân sách của bạn và số lượng đầu dự kiến. Điều này có thể được hoàn thiện khi bạn đến gần hơn, nhưng luôn luôn tốt hơn để chuẩn bị cho nhiều người hơn bạn mong đợi hơn là không đáp ứng nhu cầu thực tế.
Giữ liên lạc thường xuyên với các tình nguyện viên, đồng nghiệp và tất cả các nhân viên làm việc trong sự kiện. Chỉ định một trợ lý đặc biệt cho mỗi người nổi tiếng hoặc nhóm giải trí để giúp đỡ mọi thứ trong sự kiện. Gặp gỡ tất cả các tình nguyện viên trước thời hạn để đảm bảo họ biết cách ăn mặc, làm gì, ở đâu khi nào, v.v.
Đến địa điểm sự kiện sớm hơn nhiều trong ngày để trang trí và thiết lập không gian. Nếu bạn rời đi để chuẩn bị tinh thần, hãy quay lại với nhiều thời gian để gặp gỡ những vị khách đặc biệt, người nổi tiếng và giải trí và hướng họ đến nơi họ sẽ ngồi, làm việc hoặc chờ ở hậu trường. Nếu bạn đang có một ban nhạc trực tiếp, họ sẽ xuất hiện sớm để thiết lập và kiểm tra âm thanh. Giám sát rằng các chi tiết cuối cùng đến với nhau, và tận hưởng sự kiện này. Sau đó, đảm bảo mọi thứ được làm sạch và tất cả nhân viên hoặc nhân viên chủ chốt đều được trả tiền. Thu thập phong bì quyên góp và đưa cho người thích hợp đại diện cho tổ chức.
