Bằng cách tiến hành kiểm toán thường xuyên, bạn có thể cải thiện tính chính xác và chất lượng của hồ sơ Công ty của bạn. Kiểm toán thường bao gồm xem xét các khoản thu nội bộ cũng như báo cáo ngân hàng để tìm ra sai lầm. Một số lỗi liên quan đến lỗi văn thư bất cẩn và có thể được sửa chữa nhanh chóng, trong khi những lỗi khác là cố ý hoặc lừa đảo và có thể gây ra thiệt hại đáng kể.
Xác định các mục tiêu kiểm toán, chẳng hạn như để phát hiện ra các lỗi vô ý hoặc để sửa chữa các khu vực cần cải thiện. Phát triển một khung chung để mô tả một thói quen kiểm toán tiêu chuẩn. Ví dụ: tạo một danh sách kiểm tra mô tả chi tiết các phương pháp báo cáo.
Thu thập các tài liệu liên quan, chẳng hạn như liệt kê từng khoản chi phí của bạn và báo cáo ngân hàng gần đây. Thiết lập thời gian giới hạn, chẳng hạn như cuối tháng, để bạn có thể điều hòa các giao dịch trong một khoảng thời gian cụ thể. Nhiều giao dịch, chẳng hạn như tiền gửi, chuyển khoản và rút tiền, không xóa ngay lập tức nhưng yêu cầu một vài ngày trước khi đăng vào tài khoản của bạn.
Điều chỉnh thông tin để tài khoản ngân hàng của bạn phản ánh các giao dịch thực tế. Tránh xử lý dữ liệu trong thời gian dài vì bạn có nhiều khả năng trở nên quá tải. Phân tách dữ liệu theo các nhóm nhỏ để thay vì gộp thông tin trong tài khoản doanh thu, bạn có thể phân biệt các danh mục như bán hàng, thu nhập lãi và hoàn trả tiền vận chuyển.
Lưu trữ kết quả theo phương pháp an toàn, có tổ chức để bạn có thể truy xuất thông tin nhanh chóng nếu bạn cần, chẳng hạn như nếu IRS kiểm toán công ty của bạn. Tránh loại bỏ bằng chứng chi phí (nói chung, với hơn 75 đô la). Để giảm thiểu số lượng giấy bạn sử dụng, hãy xem xét sử dụng chương trình phần mềm kế toán (không chỉ là bảng tính hoặc sổ cái chung) và quét biên lai của bạn.
Xem xét luật pháp tiểu bang và liên bang. Ví dụ, Quốc hội đã thông qua Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002, điều này đã thay đổi nhiều thủ tục kiểm toán. Theo kịp các quy định của IRS và giới hạn của Tập đoàn Bảo hiểm Tiền gửi Liên bang (FDIC) để bạn tránh gửi tiền không được bảo hiểm.
Lời khuyên
-
Thuê nhân viên, chẳng hạn như một nhân viên kế toán bán thời gian hoặc một trợ lý tạm thời, để giúp sắp xếp thông tin. Tuy nhiên, hãy tham khảo ý kiến của Kế toán viên công chứng (CPA) nếu bạn gặp phải vấn đề phức tạp.
Cảnh báo
Nhiệm vụ riêng liên quan đến tiền mặt để tăng cường kiểm soát nội bộ. Ví dụ, một nhân viên ghi lại thông tin không nên là cùng một người đếm tiền mặt hàng ngày.
