Công nghệ máy tính đang đưa chúng ta vào kỷ nguyên lưu trữ điện tử. Các doanh nghiệp thuộc tất cả các loại đang có xu hướng theo hướng của văn phòng không giấy tờ trong nỗ lực giảm chi phí và tăng hiệu quả. Mặc dù sự nhấn mạnh ngày càng tăng này vào dữ liệu máy tính, phần lớn các doanh nghiệp được thực hiện vẫn dựa vào lưu trữ tài liệu bản sao cứng. Quyết định sử dụng các tệp bên hoặc dọc trong môi trường văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
Lưu giữ lịch sử
Trong những năm qua, nhu cầu lưu trữ hồ sơ đã tăng lên cùng với sự gia tăng dân số và sự ra đời của các doanh nghiệp mới. Các ngành nghề như luật và y học đòi hỏi phải có hồ sơ đầy đủ và chính xác về giao dịch của khách hàng. Các nhà sản xuất và nhà bán lẻ dựa vào các tập tin khách hàng để bán hàng trực tiếp và mua hàng kỷ lục. Trước đây, nhu cầu lưu trữ tài liệu đã tạo ra những ngóc ngách công nghiệp cho các công ty cố gắng đáp ứng nhiều nhu cầu nộp đơn. Lưu trữ tài liệu tại nơi làm việc đã phát triển từ các giấy tờ xếp chồng lên nhau trên các kệ và trong các lỗ khối đến các hệ thống lưu trữ được suy nghĩ kỹ lưỡng có sẵn từ nhiều nhà sản xuất.
Hệ thống lưu trữ dọc
Tủ dọc là cũ hơn của tủ hồ sơ chính được sử dụng phổ biến. Chúng có thể được xây dựng bằng gỗ hoặc kim loại và có sẵn với hai, bốn hoặc năm ngăn kéo. Các tập tin hai ngăn kéo được sản xuất để phù hợp với chiều cao bàn tiêu chuẩn là một vấn đề tương thích công việc. Năm tệp dọc ngăn kéo thường cao 60 inch và không được sử dụng phổ biến trong văn phòng làm việc vì các ngăn kéo trên quá cao để dễ dàng truy cập. Chúng được sử dụng trong các khu vực lưu trữ lớn, nơi không gian ở mức cao. Các tập tin dọc được cung cấp trong hai kích thước ngăn kéo cơ bản để chứa các tài liệu thư tiêu chuẩn và kích thước hợp pháp.
Hệ thống lưu trữ bên
Các tệp bên cung cấp một số lợi thế khác biệt so với các tệp dọc. Chúng có thể chứa cả tài liệu cỡ chữ và cỡ hợp pháp. Các tệp bên thường cung cấp phòng chứa tệp nhiều hơn một phần ba so với các ngăn kéo tệp dọc. Bởi vì chúng có sẵn ở độ cao bàn, chúng phục vụ mục đích kép của tập tin và credenza. Cả hai ngăn kéo đều dễ dàng truy cập trong khi ngồi. Trong đó trạm làm việc yêu cầu sẵn sàng và lặp lại sẵn có một số tệp nhất định, tệp bên là một giải pháp nộp đơn lý tưởng. Vì chức năng này một mình, họ là hệ thống nộp đơn ưa thích cho các giám đốc điều hành và các chuyên gia.
Mẹo nộp hồ sơ
Trong việc lựa chọn tủ hồ sơ cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét cẩn thận về cách các tệp sẽ được sử dụng và bởi nhân viên nào. Đại diện bán hàng bên trong hoặc những người hỗ trợ kỹ thuật, những người cần truy cập nhanh vào tài liệu sẽ được phục vụ tốt nhất với các hệ thống nộp đơn bên. Tốt nhất là tham khảo ý kiến các chuyên gia nộp đơn trước khi cam kết được thực hiện đối với việc nộp đơn bên hoặc theo chiều dọc. Các nhà cung cấp thiết bị văn phòng lớn có đội ngũ nhân viên được đào tạo để giới thiệu loại hồ sơ hiệu quả nhất cho một doanh nghiệp kinh doanh nhất định. Họ sẽ cung cấp các kế hoạch lập kế hoạch và bố trí như là một phần của quá trình bán hàng.
Tùy chọn để xem xét
Tham khảo ý kiến với một số công ty cung cấp văn phòng khi xem xét các hệ thống tập tin để chắc chắn rằng bạn nhận được nhiều tiền nhất. Xem xét tiết kiệm có thể bằng cách mua các mặt hàng được sử dụng từ các đại lý hoặc tại các cuộc đấu giá. Nếu tài chính eo hẹp, hãy xem xét lựa chọn cho thuê thiết bị nộp đơn yêu cầu.
