Phân tích khoảng cách xác định sự khác biệt giữa các mức hiệu suất mong muốn và mức hiệu suất hiện có. Một tổ chức phát triển các chương trình và hoạt động để thu hẹp những khoảng trống này. Trong bối cảnh phân tích khoảng cách, rủi ro là khả năng một cái gì đó sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của các chương trình và hoạt động. Các tổ chức cần xác định và đánh giá tác động của các yếu tố rủi ro này.
Các loại rủi ro
Rủi ro có thể được phân loại là môi trường, tài chính hoặc hoạt động. Rủi ro môi trường bao gồm những thứ như cạnh tranh, quy định và các yếu tố sinh thái. Rủi ro tài chính bao gồm lãi suất, tỷ giá hối đoái và tín dụng. Các yếu tố hoạt động là nội bộ của tổ chức, chẳng hạn như dòng sản phẩm, ngân sách, cơ sở sản xuất, quy trình và nguồn nhân lực. Phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa) giúp xác định những rủi ro này.
Phân tích rủi ro
Rủi ro là những yếu tố ảnh hưởng đến khả năng của một tổ chức hoặc nhóm dự án để đạt được mức hiệu suất mong muốn. Tiêu chí rủi ro xác định mức độ rủi ro chấp nhận được. Ví dụ, khả năng chịu rủi ro môi trường có thể thấp, trong khi ban lãnh đạo có thể chấp nhận rủi ro tài chính để tối đa hóa lợi tức đầu tư. Mỗi hoạt động hoặc dự án, được thiết kế để thu hẹp khoảng cách hiệu suất, được đánh giá dựa trên các tiêu chí rủi ro này. Giám sát liên tục là cần thiết để xác nhận các tiêu chí rủi ro.
Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro cung cấp một khuôn khổ để đưa ra quyết định. Nó làm giảm sự không chắc chắn của việc đạt được các mục tiêu chiến lược, đồng thời tăng khả năng thành công. Quản lý có thể thực hiện các bước để loại bỏ, chấp nhận hoặc giảm thiểu rủi ro. Một hoạt động khoảng cách có thể mang xác suất thành công thấp do thiếu kỹ năng trong một tổ chức. Tổ chức có thể giảm rủi ro bằng cách phát triển các kỹ năng. Ngoài ra, tổ chức có thể tránh rủi ro bằng cách hủy bỏ hoạt động hoặc dự án. Lựa chọn thứ ba là chấp nhận rủi ro và tiến hành hoạt động bằng các kỹ năng hiện có.
Đóng các khoảng trống
Quản lý rủi ro giúp một tổ chức phát triển một kế hoạch hành động toàn diện và có thể quản lý để thu hẹp khoảng cách hiệu suất. Định lượng rủi ro cho phép ban lãnh đạo đầu tư trực tiếp vào các nguồn lực cần thiết để tăng xác suất thành công, từ đó thu hẹp khoảng cách về mức độ hiệu suất. Ví dụ, ở cấp độ dự án, nhóm có thể xác định sự thiếu hụt ngân sách cần thiết để hoàn thành các sản phẩm dự án. Nhóm có thể điều chỉnh các sản phẩm để đáp ứng ngân sách hiện có hoặc yêu cầu thêm tiền để hoàn thành các mục tiêu giao hàng.
Cân nhắc
Rủi ro là một phần không thể thiếu trong bất kỳ quá trình ra quyết định nào. Phân tích khoảng cách là một công cụ để xác định các hành động cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Khi một tổ chức phải đối mặt với nhiều kế hoạch hành động và đề xuất dự án, ban quản lý yêu cầu một phương pháp để đánh giá các lựa chọn này. Ví dụ, một công ty có thể yêu cầu các chương trình đạt được lợi tức đầu tư nhất định hoặc đáp ứng các tiêu chuẩn sinh thái nhất định. Một tập hợp các yếu tố rủi ro được xác định trước và nhất quán là rất quan trọng để đảm bảo rằng các chương trình được đánh giá công bằng. Những yếu tố rủi ro này cần được truyền đạt rõ ràng trong toàn tổ chức. Nếu không, nhân viên và nhóm dự án có thể cảm thấy họ bị đối xử bất công.
