Mặc dù viết thư kinh doanh không phải lúc nào cũng khó khăn, việc ghi nhớ nhiều quy tắc kinh doanh có thể là một thách thức. Việc viết một lá thư kinh doanh cho nhiều người nhận có vẻ phức tạp, nhưng bạn có thể thực hiện nó với các hướng dẫn đơn giản. Thực hiện theo nghi thức đặt thư của bạn là chuyên nghiệp và ân cần trong khi giải quyết đúng tất cả những người nhận.
Địa chỉ
Bắt đầu thư của bạn bằng cách đặt tên và địa chỉ của bạn ở trên cùng, cùng với số điện thoại và địa chỉ email của bạn. Sau một khoảng trắng kép, bao gồm tên và địa chỉ của mỗi người nhận theo thứ tự bảng chữ cái. Nếu một hoặc nhiều người nhận nhận được một lá thư ở cùng một địa chỉ, hãy liệt kê tên của họ cùng với địa chỉ số ít mà họ sẽ nhận được thư của bạn.
Salutations
Lời chào không thay đổi theo số lượng người nhận. "Kính gửi" có thể áp dụng cho nhiều người nhận và được coi là lời chào mặc định của thư doanh nghiệp. Không có quy tắc cứng và nhanh khi nói đến việc giải quyết các cá nhân. Bạn có thể nêu từng tên và tiêu đề riêng hoặc bạn có thể kết hợp các tiêu đề và nêu tên riêng. Ví dụ: "Ông Smith và Ông Jones" hoặc số nhiều "Messrs. Jones và Smith Triệu đều thích hợp như nhau. Đối với phụ nữ, hãy sử dụng Bà, Bà hoặc Hoa hậu cho mỗi cá nhân, hoặc Mmes. Cho số nhiều tốc ký cho Mesdames. Ví dụ: "Bà Johnson và Miss Smith, và "Mesdames Johnson và Smith" đều được chấp nhận.
Thân thư
Các quy tắc về nghi thức kinh doanh trong nội dung của một bức thư nơi bạn giải quyết các vấn đề tương đối đơn giản và tuân theo các quy tắc ngữ pháp tiêu chuẩn cho tiếng Anh. Sử dụng đại từ số nhiều để giải quyết toàn bộ nhóm. Nếu có vấn đề riêng lẻ mà bạn muốn giải quyết cụ thể cho một người, hãy giải quyết một phần của bức thư cho cá nhân này bằng cách sử dụng ngôn ngữ trực tiếp cho phép bạn tách biệt hành động bạn đang giải quyết khỏi nhóm. Đọc lại thư của bạn để đảm bảo bạn đã tuân thủ các quy tắc ngữ pháp phù hợp.
Phần kết luận
Khi kết thúc thư của bạn, trân trọng cảm ơn từng cá nhân đã dành thời gian và sự quan tâm của anh ấy. Làm theo điều này với một kết thúc đánh dấu sự kết thúc của bức thư; đây có thể là "Trân trọng" hoặc "Với lòng biết ơn." Double-space hai lần - để chừa chỗ cho chữ ký của bạn - và không gian gấp đôi một lần nữa trước khi cho biết bạn có bao vây và người mà chúng được gửi đến hay không. In thư và sao cho càng nhiều bản sao của nó càng cần thiết. Ký tên từng bản sao của bức thư, chèn từng bản - cùng với bất kỳ bao vây nào - trong phong bì gửi đến từng người nhận và gửi.
