Hầu hết các công ty chuẩn bị một kế hoạch kinh doanh hàng năm bao gồm dự báo tài chính, còn được gọi là ngân sách công ty. Kế hoạch hoặc ngân sách là một công cụ quản lý để cung cấp định hướng chiến lược cho công ty. Nó cho thấy những bước cần thiết để thực hiện các chiến lược đã được chọn - và các bước hoặc hành động này sẽ có chi phí bao nhiêu - và dự báo doanh thu và lợi nhuận dự kiến sẽ đạt được từ việc thực hiện chúng. Khi kết quả tài chính thực tế có sẵn, thường là vào cuối mỗi tháng, những kết quả này được so sánh với các số liệu ngân sách trong các báo cáo so sánh ngân sách.
Chuẩn bị
Kết quả tài chính thực tế được chuẩn bị bởi bộ phận kế toán của một công ty. Ngân sách có thể được chuẩn bị bằng kế toán, hoặc có thể có một bộ phận phân tích và lập kế hoạch tài chính chuyên trách phụ trách chuẩn bị ngân sách. Ngân sách được thiết kế theo cùng định dạng với báo cáo kế toán hàng tháng, do đó việc so sánh kết quả thực tế với ngân sách dễ dàng hơn. Các hệ thống này thường được tự động hóa nên một khi số liệu ngân sách được nhập, các báo cáo so sánh sẽ tự động được tạo ngay khi có thông tin kế toán.
Giá trị
Phương sai giữa các số liệu ngân sách và thực tế tiết lộ thông tin quan trọng cho ban quản lý công ty về cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Lý tưởng nhất là ngân sách đã được chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể chính xác nhất có thể dự đoán về những gì công ty sẽ có thể đạt được trong năm tới. Khi các báo cáo so sánh ngân sách cho thấy sự chênh lệch đáng kể, điều đó có nghĩa là các giả định được sử dụng để chuẩn bị ngân sách bị lỗi hoặc môi trường kinh doanh thay đổi so với dự kiến. Các báo cáo so sánh ngân sách cho phép đội ngũ quản lý nhanh chóng xác định nơi xảy ra sự cố.
Phân tích và giải thích
Trong các công ty lớn có nhiều bộ phận và nhiều bộ phận, khối lượng báo cáo kế toán được tạo ra có thể rất lớn, điều đó có nghĩa là khối lượng báo cáo so sánh ngân sách cũng lớn. Nhân viên kế toán hoặc tài chính lấy dữ liệu này và chuẩn bị báo cáo tóm tắt cho quản lý cấp cao để xem xét. Các báo cáo này, được chuẩn bị mỗi tháng, bao gồm một cuộc thảo luận về kết quả và phân tích các lý do cho các phương sai quan trọng nhất. Báo cáo có các biểu đồ và đồ thị để minh họa các xu hướng chính mà quản lý cấp cao cần xem xét và thảo luận. Trong trường hợp chi phí cao hơn ngân sách, các nhà phân tích phụ trách chuẩn bị báo cáo so sánh ngân sách nhiều lần phải quay lại các mục nhật ký kế toán trong giai đoạn đó để khám phá những lý do cụ thể cho phương sai. Phân tích phương sai doanh thu liên quan đến việc xác định liệu doanh số đơn vị thấp hơn ngân sách hay giá trung bình kiếm được trên mỗi đơn vị thấp hơn dự đoán.
Hành động khắc phục
Sau khi xem xét các báo cáo so sánh ngân sách, quản lý cấp cao phải xác định xem phương sai có đủ quan trọng để đảm bảo hành động khắc phục được thực hiện hay không. Một vấn đề là liệu phương sai là sự kiện bất thường một lần hay là một phần của mô hình định kỳ. Nếu doanh số cho một sản phẩm giảm dưới mức ngân sách trong một vài tháng, một sự thay đổi trong chiến lược tiếp thị có thể được thực hiện để đưa doanh số trở lại đúng hướng. Ngoài ra, sự thiếu hụt doanh thu có thể là do các yếu tố vượt quá khả năng kiểm soát của công ty, như suy thoái kinh tế nói chung. Phản ứng trong trường hợp đó có thể là cắt giảm chi tiêu ngân sách để thu hẹp khoảng cách giữa ngân sách và kết quả thực tế trong những tháng tới.Quản lý hàng đầu giải quyết cao hơn chi phí ngân sách bằng cách gặp gỡ các nhà quản lý có bộ phận chịu trách nhiệm về phương sai và hỏi tại sao chúng xảy ra.
