Xác nhận hóa đơn là cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp; nó liên quan đến việc kiểm tra chéo các khoản phí nhận được hoặc thanh toán với số tiền được trả hoặc nhận.Hầu hết các hệ thống kế toán được tự động hóa, nhưng đôi khi có thể cần phải xác thực hóa đơn theo cách thủ công. Các doanh nghiệp nhỏ có thể xác nhận thủ công tất cả các hóa đơn, hoạt động miễn là có một hệ thống kiểm tra và số dư để hạn chế sự không trung thực của nhân viên.
Hóa đơn đến
Một nhân viên nên biên dịch hóa đơn khi họ đến, tách chúng theo nhà cung cấp và ether xác minh chúng một cách cá nhân hoặc chuyển chúng cho nhân viên phụ trách tài khoản cá nhân. Việc một hóa đơn có hợp lệ hay không phụ thuộc vào một số yếu tố, vì vậy điều quan trọng là mỗi hóa đơn phải ở đúng vị trí. Sau đó, một nhân viên phải kiểm tra từng mặt hàng, ghi lại hóa đơn và chuyển hóa đơn để thanh toán. Các cá nhân chịu trách nhiệm xác nhận hóa đơn sẽ không bao giờ có quyền truy cập vào các khoản tiền để thanh toán.
Hóa đơn gửi đi
Tất cả các hóa đơn gửi đi nên được kiểm tra tính chính xác trước khi gửi thư. Mặc dù một cá nhân hoặc bộ phận có thể chịu trách nhiệm nhập các mặt hàng, bao gồm chi phí bán hàng và dịch vụ, chi phí lao động được phân bổ và bất kỳ vật liệu và vật tư nào được sử dụng cho một công việc cụ thể. Mỗi hóa đơn phải được kiểm tra chéo với tài khoản khách hàng được liên kết để tăng sự hài lòng của khách hàng thông qua thanh toán chính xác và giảm chi phí lao động do sửa hóa đơn.
Thanh toán
Khi hóa đơn đã được xác thực, chúng được chuyển đến một cá nhân hoặc bộ phận để xử lý thanh toán. Điều hoàn toàn cần thiết là cá nhân chịu trách nhiệm xác thực hóa đơn không có quyền truy cập vào các quỹ thanh toán. Hệ thống kiểm tra và số dư này đảm bảo rằng nhân viên không có cơ hội giả mạo séc, thanh toán hóa đơn không tồn tại hoặc giả mạo hoặc thực hiện các hành vi không trung thực khác.
Các câu lệnh
Khi báo cáo đến hoặc được gửi, chúng phải được kiểm tra chéo với mỗi hóa đơn của khách hàng hoặc nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác. Các doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở thủ công nghiêm ngặt cần phải thực hiện một hệ thống nộp đơn hiệu quả; tất cả các hóa đơn phải được sao chép nếu cần thiết và nộp dưới tên khách hàng hoặc nhà cung cấp. Khi báo cáo đến, một cá nhân hoặc bộ phận riêng biệt cần xác minh rằng mỗi khoản phí và khoản thanh toán xuất hiện chính xác trên bảng sao kê. Việc tách bộ phận xác nhận sao kê khỏi bộ phận thanh toán và hóa đơn đảm bảo độ chính xác cao hơn và không khuyến khích hành vi không trung thực.
