Trong kinh doanh, nhân viên tiếp tân là điểm liên lạc đầu tiên cho khách hàng, nhà đầu tư và những người khác bước qua cánh cửa của một doanh nghiệp. Như vậy, nhân viên tiếp tân tạo ấn tượng đầu tiên cho người khác. Để làm cho ấn tượng đó trở nên tích cực, nhân viên tiếp tân phải tuân thủ một giao thức nghi thức đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty.
Chức năng
Nhân viên lễ tân thực hiện một loạt các chức năng hỗ trợ hành chính, như trả lời điện thoại, chào hỏi khách, lên lịch hẹn và đảm bảo khu vực tiếp tân gọn gàng và chào đón. Nhân viên lễ tân rất cần thiết vì công việc họ làm có thể ảnh hưởng đến sự thành công của công ty.
Nghi thức điện thoại
Nhân viên lễ tân nên thực hành nghi thức điện thoại xuất sắc, bởi vì một phần lớn công việc của họ liên quan đến trả lời, sàng lọc hoặc chuyển các cuộc gọi điện thoại. Nhân viên tiếp tân phải nói rõ ràng và chậm rãi, và không nên có thức ăn, đồ uống hoặc kẹo cao su trong miệng khi nói chuyện với người gọi. Khi họ cần giữ người gọi, họ nên yêu cầu người gọi cho phép làm điều này. Ngoài ra, trước khi chuyển cuộc gọi, nhân viên tiếp tân nên thông báo cho người gọi về những gì cô sắp làm.
Nghi thức giao tiếp
Cho dù nhân viên tiếp tân đang nói chuyện điện thoại hay trực tiếp chào hỏi khách, anh ta nên tuân theo nghi thức giao tiếp tiêu chuẩn. Chẳng hạn, nhân viên tiếp tân nên kiên nhẫn với người gọi và khách, bất kể tình huống nào. Ngay cả khi người gọi hoặc khách thể hiện sự thất vọng hoặc tức giận, nhân viên tiếp tân nên giữ bình tĩnh và kiên nhẫn mọi lúc.
Quy định trang phục
Vì nhân viên tiếp tân là người đầu tiên chào đón khách khi họ bước qua cửa, cô nên được chăm sóc chu đáo và mặc trang phục công sở chuẩn. Định nghĩa về trang phục kinh doanh tiêu chuẩn được thiết lập bởi công ty. Ví dụ, một công ty luật của công ty có thể sẽ yêu cầu nhân viên tiếp tân của mình mặc một bộ đồ. Tuy nhiên, một nhân viên tiếp tân cho một nha sĩ nhi khoa sẽ được mặc trang phục phù hợp với quần phù hợp và áo len có màu sắc tươi sáng, vui nhộn.
Khu tiếp tân
Một phần của việc có nghi thức tốt đòi hỏi phải duy trì một môi trường thân thiện, sạch sẽ và thoải mái cho người khác. Điều này có nghĩa là nhân viên nên giữ cho khu vực tiếp tân gọn gàng và sạch sẽ, cung cấp tạp chí để du khách đọc trong khi chờ đợi, mời khách uống cà phê hoặc nước và chào hỏi mọi người một cách thích hợp.
Thông tin lương năm 2016 cho lễ tân
Nhân viên lễ tân kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 27.920 đô la vào năm 2016, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Ở cấp thấp, nhân viên tiếp tân kiếm được mức lương phần trăm thứ 25 là $ 22,700, nghĩa là 75 phần trăm kiếm được nhiều hơn số tiền này. Mức lương phần trăm thứ 75 là 34.280 đô la, nghĩa là 25 phần trăm kiếm thêm. Trong năm 2016, 1.053.700 người đã được tuyển dụng ở Hoa Kỳ làm nhân viên tiếp tân.
