Theo định nghĩa, một báo cáo toàn diện nhằm mục đích khám phá một chủ đề hoặc một ý tưởng rất chi tiết. Trong kinh doanh, các báo cáo toàn diện thường được sử dụng để đánh giá và thảo luận về tình hình tài chính của một công ty. Báo cáo toàn diện cũng có thể được sử dụng cho các mục đích khác, chẳng hạn như tóm tắt một xu hướng kinh doanh mới hoặc mô tả một thị trường mục tiêu mới. Học chính xác cách viết báo cáo toàn diện có thể là một kỹ năng kinh doanh hữu ích cho nhân viên ở mọi cấp độ.
Trước khi bạn bắt đầu viết
Trước khi bạn bắt đầu viết báo cáo toàn diện của mình, hãy thu thập tất cả các thông tin, dữ liệu, biểu đồ, bảng và tài liệu có liên quan mà bạn sẽ cần tham khảo khi viết. Bạn nên tạo một phác thảo, một công cụ viết có thể giúp bạn sắp xếp suy nghĩ của mình thành một định dạng có cấu trúc. Một phác thảo thường bao gồm các câu hoặc cụm từ ngắn có thể đóng vai trò là điểm bắt đầu cho các phần khác nhau trong báo cáo của bạn. Mặc dù các phần này sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại báo cáo bạn đang viết, chúng có thể bao gồm tóm tắt điều hành, giới thiệu, mục lục, một số đoạn nội dung chính, kết luận, phụ lục và phần tham khảo.
Viết báo cáo
Sử dụng phác thảo của bạn để hướng dẫn bạn, bắt đầu bằng cách viết một bản thảo đầu tiên của báo cáo toàn diện. Bắt đầu với phần giới thiệu, phần này sẽ cho người đọc biết họ sắp đọc gì và giải thích những điểm chính sẽ được đưa ra trong báo cáo. Sau phần giới thiệu, hãy thêm một số đoạn hoặc các phần cụ thể giải quyết các điểm chính của báo cáo của bạn. Vào cuối báo cáo, viết một kết luận tóm tắt báo cáo. Kết luận sẽ tổng hợp tất cả các điểm chính bạn đã thực hiện trong báo cáo. Nó có thể bao gồm các khuyến nghị hoặc ý kiến của bạn về chủ đề này.
Tóm tắt
Một khi bạn đã viết báo cáo của mình, thật hữu ích để viết tóm tắt điều hành. Điều này bao gồm một số đoạn tóm tắt toàn bộ báo cáo. Bản tóm tắt điều hành sẽ cung cấp cho người đọc bản xem trước cô đọng của báo cáo toàn diện để họ có thể chọn ra những điểm nổi bật. Phần này của bài viết thường hữu ích cho những người điều hành bận rộn, những người muốn xem trước báo cáo để hiểu về những gì nó Vượt về. Một mẫu ngắn của bản tóm tắt điều hành có thể là:
Thí dụ:
Áo sơ mi kỹ thuật số, Inc. cung cấp áo sơ mi bespoke cao cấp được trang bị thuật toán độc quyền. Các cửa hàng của chúng tôi nằm ở một số trung tâm tốt nhất trong cả nước, hầu như chỉ có ở các khu vực thu nhập cao hơn. Đội ngũ bán hàng của chúng tôi được đào tạo tốt để tạo ra trải nghiệm mua áo thủ công cho mọi khách hàng.
Báo cáo này đã được ủy quyền để mô tả chi tiết về một cánh mới được đề xuất của công ty.
Dựa trên các số liệu trong năm năm qua, báo cáo cho thấy thu nhập đã trở nên trì trệ, trong khi các nhà bán lẻ cao cấp khác đang chứng kiến sự gia tăng kỷ lục. Sau khi nghiên cứu sâu rộng, bộ phận điều tra đã xác định rằng mọi công ty có thu nhập tăng được báo cáo cũng có sự gia tăng nội dung số kết nối họ với khách hàng của họ.
R & D đã xác định rằng một ứng dụng phù hợp kỹ thuật số, được thiết kế để cung cấp cho mọi chiếc áo vừa vặn hoàn hảo mà không cần đến các chuyến thăm phù hợp cá nhân, sẽ tạo ra thu nhập đáng kể. Báo cáo này chi tiết thêm về cách ứng dụng sẽ được sử dụng, số lượng nghiên cứu thực hành đã được thực hiện và kết quả dự kiến của việc áp dụng công nghệ này.
Tất cả các cửa hàng nên bắt đầu kết hợp công nghệ lắp kỹ thuật số mới và các tài liệu đào tạo và tiếp thị nên được tạo ra kịp thời để tận dụng lợi thế của mùa lễ sắp tới.
Tài liệu hỗ trợ rất hữu ích
Liệt kê nguồn của bất kỳ biểu đồ, bảng hoặc đồ họa bạn đã sử dụng trong báo cáo trong phần phụ lục và thêm các nguồn nghiên cứu của bạn vào trang tài liệu tham khảo. Những tài liệu hỗ trợ này sẽ thêm trọng lượng cho các đối số của bạn.
Quá trình chỉnh sửa
Sau khi bản nháp đầu tiên của bạn hoàn tất, hãy quay lại báo cáo toàn diện để thực hiện các thay đổi và bổ sung khi bạn thấy phù hợp. Bạn có thể kết thúc với một vài bản nháp vào cuối quá trình viết. Trong suốt quá trình viết, hãy ghi nhớ đối tượng mục tiêu của bạn. Loại ngôn ngữ bạn sử dụng sẽ khác nhau tùy thuộc vào người sẽ đọc báo cáo toàn diện. Ví dụ: nếu bạn đang viết cho một chuyên gia trong lĩnh vực này, bạn có thể bao gồm các thuật ngữ phức tạp, dành riêng cho ngành. Nhưng nếu bạn đang viết cho một giáo dân, hãy tránh sử dụng các thuật ngữ và các từ viết tắt khó hiểu. Trong một số trường hợp, có thể có ý nghĩa khi viết một báo cáo toàn diện khác nhau cho từng nhóm các bên liên quan.
Sau khi bạn viết xong
Khi bạn đã hoàn thành quá trình viết, điều quan trọng là phải đọc lại tác phẩm của bạn nhiều lần, thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào khi cần thiết. Trước khi bạn gửi báo cáo toàn diện cho đối tượng dự định của mình, hãy xem xét yêu cầu một thành viên của bộ phận truyền thông của công ty bạn đọc lại và chỉnh sửa tài liệu. Bước này là rất quan trọng nếu báo cáo toàn diện sẽ được đọc bởi các thành viên của công chúng trong tương lai.
Độ chính xác, ngữ pháp và chính tả phù hợp là chìa khóa, đặc biệt là nếu báo cáo sẽ được đọc bởi các nhà quản lý cấp trên tại công ty của bạn. Mặc dù công việc của bạn sẽ không được đọc bởi mọi thành viên trong văn phòng công ty của công ty, một báo cáo toàn diện tuyệt vời chỉ có thể giúp bạn đẹp hơn khi thời gian khuyến mãi đến.
