Phần mềm kế toán cho các thanh hoạt động cùng với các phần cứng và linh kiện bán hàng được vi tính hóa như thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng, ngăn kéo tiền mặt, màn hình đặt hàng màn hình cảm ứng và tất cả các thiết bị khác được sử dụng để vận hành thanh. Phần mềm theo dõi tất cả các mặt hàng, giá cả, sản phẩm, hàng tồn kho và doanh số được nhập bởi máy chủ, nhân viên pha chế và quản lý. Nhiều cơ sở uống thành công dựa vào hệ thống POS và phần mềm kế toán vì một số lý do.
Sản phẩm theo dõi
Một trong những tính năng chính của phần mềm kế toán được sử dụng với các hệ thống POS thanh là khả năng theo dõi doanh số và mức độ phổ biến - hoặc thiếu chúng - của các mặt hàng cụ thể. Mỗi khi một máy chủ cocktail hoặc chìa khóa pha chế trong bất kỳ loại đồ uống hỗn hợp, đồ uống đóng chai, nâng cấp rượu - rượu tốt so với kệ trên cùng - hoặc bất cứ thứ gì khác được bán và phục vụ tại quầy bar, phần mềm sẽ ghi lại chi tiết về nó.Bằng cách chạy các báo cáo mặt hàng cụ thể, chủ sở hữu và người quản lý quán bar có thể xác định chính xác mặt hàng nào là mặt hàng bán chạy nhất và tệ nhất của họ, cũng như thời gian cao điểm cho doanh số của một số mặt hàng nhất định.
Kiểm soát hàng tồn kho
Các chương trình phần mềm cho kế toán quán bar và nhà hàng cũng được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho và hàng tồn kho "phía sau nhà". Các nhà quản lý quán bar thường có một hệ thống liệt kê một lượng mệnh giá cần thiết cho từng loại rượu hoặc đồ uống được phục vụ. Số lượng khẩu phần trên mỗi chai rượu, trường hợp chai bia hoặc thùng bia quyết định tỷ suất lợi nhuận của việc bán rượu. Hầu hết các cơ sở nhập các số liệu này vào hệ thống POS của họ và khi tiến độ bán hàng, phần mềm sẽ tính toán lượng sản phẩm được sử dụng, bán, còn lại và cần để đáp ứng với phân tích cú pháp đặt trước.
Kiểm soát trộm cắp
Sử dụng phần mềm kế toán thanh POS làm phương pháp kiểm soát hàng tồn kho cũng là một trong những cách hiệu quả nhất để ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên, hoặc ít nhất là xác định nguồn gốc của nó. Ít hơn những người pha chế trung thực có thể thoát khỏi một số vụ trộm đáng kể khi được phép truy cập vào hai tài nguyên quý giá nhất của cơ sở: rượu và ngăn kéo đựng tiền. Phần mềm kế toán POS có thể là một lá cờ đỏ cho các chủ sở hữu quán bar để điều tra hành vi trộm cắp tiềm ẩn đằng sau quán bar, chẳng hạn như không đổ chuông đồ uống và thanh toán tiền túi. Khi hàng tồn kho không khớp với báo cáo POS, chủ sở hữu quán bar có thể cảnh giác về hành vi ăn cắp của nhân viên pha chế. Và vì tất cả nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống POS để thực hiện nhiệm vụ của mình, bạn có thể chạy các báo cáo bổ sung để xem khi nào và bởi ai đó một số mặt hàng được bật lên.
Giảm chất thải
Phần mềm kế toán cho các quán bar có thể được lập trình để giúp xác định lượng rượu bị lãng phí mà cơ sở phải trải qua, số tiền lãi bị mất do chất thải và ai đang lãng phí rượu. Nhiều quán bar kết hợp một vài chìa khóa để hệ thống đặt hàng của họ theo dõi chất thải. Mỗi khi một khách hàng trả lại đồ uống, bị đổ, do nhầm lẫn hoặc cho đi, nhân viên pha chế phải khóa nó một cách thích hợp ngay cả khi thanh toán không được thực hiện. Nếu các báo cáo của bạn cho thấy rằng một phần chất thải của bạn là do các báo cáo ngang giá và sự khác biệt về hàng tồn kho rượu và hành vi trộm cắp là không rõ ràng, điều đó có thể cho thấy người pha chế đang "đổ quá nhiều". Phần mềm kế toán cho các quán bar cuối cùng có thể giúp xác định xem người pha chế có cần được đào tạo lại hay không.
Báo cáo tiền mặt, tín dụng và tiền boa
Vì nhân viên pha chế và máy chủ sử dụng hệ thống POS để tăng doanh số, chấp nhận thanh toán, chạy thẻ tín dụng và nhập số tiền tip, chương trình phần mềm kế toán cũng theo dõi tất cả các giao dịch và thủ tục tiền mặt và tín dụng. Chủ sở hữu và quản lý quán bar chạy các báo cáo cho thấy chính xác có bao nhiêu giao dịch được thực hiện bằng tiền mặt, theo loại thẻ tín dụng - chẳng hạn như Visa, MasterCard hoặc Discover - và bao nhiêu được thực hiện trong các mẹo của từng máy chủ hoặc nhân viên pha chế.
