Trong kinh doanh, nhiều nhà cung cấp cấp cho khách hàng của họ một loại tín dụng được gọi là tài khoản phải trả, cho phép khách hàng thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi họ đã nhận được. "Tài khoản phải trả hóa đơn" đề cập đến các tài liệu ghi lại số tiền do nhà cung cấp đối với hàng hóa cho một doanh nghiệp. Khi một hóa đơn được nhận nhưng không được thanh toán, nó được coi là một hóa đơn phải trả. Khi hóa đơn đã được thanh toán, nó sẽ bị xóa khỏi tệp và được ghi lại dưới dạng chi phí.
Sử dụng cho các hóa đơn phải trả
Hóa đơn tài khoản phải trả được sử dụng để ghi lại và theo dõi số tiền tài chính do nhà cung cấp cho các vật tư và dịch vụ cụ thể. Hóa đơn được đặt trong một tệp "tài khoản phải trả" biểu thị rằng tiền bị nợ và bị xóa khỏi tệp khi số tiền đã được thanh toán. Thông thường các doanh nghiệp ghi lại các giao dịch vào sổ cái của họ sau khi hóa đơn tài khoản phải trả đã được hoàn thành. Trong kinh doanh, hóa đơn phải trả được sử dụng cho các khoản nợ ngắn hạn được thanh toán sau khi nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Nợ dài hạn như hạn mức tín dụng, thế chấp bất động sản và cho thuê xe được phân loại và ghi nhận khác nhau.
Hóa đơn phải trả trong hộ gia đình
Các hộ gia đình sử dụng các tài khoản phải trả hóa đơn và các tập tin cho hóa đơn hộ gia đình. Trong nhà, một tài khoản phải trả sẽ được đặt sang một bên và tất cả các hóa đơn hàng tháng được thanh toán thủ công sẽ được đặt trong tệp này dưới dạng các tài khoản phải trả. Các hóa đơn sau đó sẽ được nộp vào giấy tờ hàng năm của gia đình sau khi thanh toán. Tài khoản hóa đơn phải trả trong nhà là các hóa đơn như hóa đơn điện của công ty, hóa đơn điện thoại, hóa đơn truyền hình và internet, đăng ký báo và các chi phí hàng tháng khác. Theo dõi các hóa đơn như hóa đơn công ty điện, hóa đơn điện thoại, hóa đơn truyền hình và internet, đăng ký báo và các hóa đơn hàng tháng khác được thanh toán thủ công.
Thông tin cần tìm trong các hóa đơn phải trả
Khi nhận được một tài khoản phải trả hóa đơn, tốt nhất là xem lại tất cả dữ liệu trên hóa đơn để đảm bảo nó chính xác. Kiểm tra kỹ tất cả thông tin đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ nhận được từ công ty đã phát hành hóa đơn. Thông tin cần tìm bao gồm; số lượng hóa đơn, ngày hóa đơn được tạo, ngày hóa đơn được lập hóa đơn, hóa đơn được lập hóa đơn cho ai, sản phẩm hoặc dịch vụ nào được bao gồm trong hóa đơn, số lượng và chi phí của các sản phẩm hoặc dịch vụ này, loại và chi phí vận chuyển, nơi các sản phẩm hoặc dịch vụ được chuyển đến, thanh toán tài khoản sẽ được gửi đến, số khách hàng của bạn, tổng phụ và các loại thuế có trong hóa đơn và thông tin của nhà cung cấp.
Mẹo cho các tài khoản phải trả
Phát triển một hệ thống thiết lập để nhận và nộp hóa đơn và ghi lại phương pháp để dạy cho tất cả nhân viên. Đối với các doanh nghiệp, điều quan trọng là tất cả các thủ tục giấy tờ và hồ sơ đều nhất quán. Có sách hướng dẫn cách nhận và nộp giấy tờ liên quan đến hóa đơn phải trả giúp nhân viên nhận chính xác sản phẩm của bạn, thanh toán và nộp giấy tờ chính xác mỗi lần. Có một "trình kiểm tra thực tế" được chỉ định để kiểm tra kỹ giấy tờ tài khoản trước khi hoàn tất nó trong các tệp của bạn. Điều này giúp đảm bảo rằng không có gì bị bỏ qua khi bạn được lập hóa đơn và tránh việc bạn trả tiền cho các mặt hàng bạn không nhận được. Quét tất cả các tài khoản hóa đơn phải trả vào cơ sở dữ liệu điện tử được tách biệt khỏi máy tính của bạn. Gửi đi giấy tờ và tham khảo bản sao điện tử trong tương lai, giúp giữ lại bản gốc và giảm số lượng giấy tờ làm lộn xộn không gian văn phòng của bạn.
