Một bản ghi nhớ kinh doanh, hoặc bản ghi nhớ, là một trong những cách đơn giản nhất để thông báo cho đồng nghiệp và nhân viên về một cuộc họp sắp tới. Một thông báo hiệu quả về cuộc họp sẽ cung cấp thông tin cuộc họp cơ bản một cách rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp.
Thông tin quan trọng
- Thực hiện theo định dạng bốn điểm chung cho tiêu đề, nên bao gồm Đến, Từ, Ngày và Môn học trong thông tư cho cuộc họp nhân viên của bạn _._ Trường Ban To To nên bao gồm tất cả những người được mời tham dự cuộc họp. Từ đây sẽ liệt kê tên và chức danh công việc của bạn. Ngày thông báo vào ngày nó được phân phối. Viết nội dung của bản ghi nhớ trong trường Chủ đề trực tuyến, chẳng hạn như "Cuộc họp của người quản lý vào ngày 15 tháng 8 năm 2019".
- Nêu mục đích của cuộc họp trong đoạn mở đầu cùng với tất cả các thông tin liên quan cơ bản, bao gồm thời gian và địa điểm. Ví dụ, mục đích của cuộc họp là để thảo luận về kế hoạch khuyến khích nhân viên sửa đổi. Cuộc họp sẽ bắt đầu lúc 3 giờ chiều trong phòng hội nghị chính và kéo dài trong một giờ. Tất cả các nhà quản lý và giám sát đều phải tham dự. "
- Cung cấp một bản tóm tắt về những gì sẽ được bảo hiểm trong cuộc họp trong cơ thể của bản ghi nhớ. Giữ thông tin ngắn gọn, nếu có thể; để lại chi tiết để thảo luận tại cuộc họp thực tế. Ví dụ, theo kết quả phản hồi của bạn, công ty sẽ triển khai kế hoạch khuyến khích nhân viên sửa đổi vào ngày 1 tháng 9 năm 2019. Kế hoạch mới sẽ thưởng cho các nhóm bán hàng, thay vì chỉ các cá nhân khi họ đạt được mục tiêu hàng tháng và hàng quý. Chúng tôi nhận thấy lợi ích của nhân viên bán hàng của chúng tôi làm việc theo nhóm và hy vọng sẽ thúc đẩy xu hướng này bằng các ưu đãi tài chính.
Lời khuyên
-
Tất cả thông tin trong thông báo phải liên quan đến cuộc họp. Tránh bao gồm thông tin liên quan đến bất kỳ vấn đề nào liên quan đến công ty sẽ không được thảo luận tại cuộc họp.
Trước cuộc họp
- Thông báo cho người nhận thông báo nếu họ cần chuẩn bị bằng mọi cách hoặc đọc tài liệu trước khi tham dự cuộc họp. Một ví dụ có thể là: Mỗi bạn sẽ được gửi email các định dạng và chính sách kế hoạch khuyến khích sửa đổi vào cuối ngày. Vui lòng xem lại các tài liệu trước thời hạn để bạn sẽ sẵn sàng thảo luận về nội dung và yêu cầu làm rõ nơi cần thiết.
- Nói cho người mời khi chương trình họp sẽ được phân phối. Ví dụ: "Tôi sẽ phân phối chương trình nghị sự qua email ít nhất 24 giờ trước cuộc họp. Vui lòng xem lại chương trình nghị sự khi nhận được."
- Yêu cầu người mời thông báo cho bạn ngay nếu họ không thể tham dự cuộc họp, vì vậy bạn có thể sắp xếp thời gian để xem lại thông tin với họ. Ngay cả khi bạn đang gửi một bản ghi nhớ cuộc họp bắt buộc, một số nhân viên hoặc người được mời có thể đi nghỉ hoặc ra khỏi thành phố trong một chuyến đi liên quan đến công việc.
Lời khuyên
-
Hãy cho những người được mời biết nếu bạn sẵn sàng trả lời các câu hỏi về chủ đề cuộc họp trước thời hạn hoặc nếu tất cả các giải thích rõ ràng sẽ được giải quyết tại cuộc họp thực tế. Cung cấp một số điện thoại liên lạc hoặc địa chỉ email nếu bạn sẽ hỏi trước câu hỏi.
