Cơ cấu tổ chức khách sạn là một kế hoạch toàn diện của chủ khách sạn để xác định các hoạt động và trách nhiệm của bộ phận. Cấu trúc này mang lại trật tự cho mọi khía cạnh của hoạt động khách sạn từ quầy lễ tân và dịch vụ phòng cho bộ phận nhân sự. Cơ cấu tổ chức khách sạn là cần thiết để đảm bảo lợi nhuận tối đa từ mỗi phòng, nhà hàng và quán bar trên cơ sở hàng ngày. Khách sạn của bạn có thể chạy hiệu quả nếu nó tạo ra một cấu trúc tổ chức dễ hiểu.
Mục tiêu
Cơ cấu tổ chức của khách sạn là vô dụng nếu không có danh sách ban đầu về các mục tiêu của tổ chức. Những mục tiêu này giải quyết các vấn đề nội bộ và đối ngoại cho khách sạn để các mục tiêu mà nó đặt ra có thể đạt được bởi nhân viên phù hợp. Một mục tiêu nội bộ cho một khách sạn có thể là các cuộc họp hàng tuần giữa các trưởng bộ phận để truyền đạt các vấn đề hoạt động. Các mục tiêu bên ngoài trong cơ cấu tổ chức khách sạn có thể bao gồm các mục tiêu tuyển dụng cho nhân viên thời vụ và giá cả thay đổi cho các ngày trong tuần và cuối tuần. Bạn có thể làm việc với một công ty tư vấn khách sạn như Quản lý khách sạn HVS để thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn ngay từ đầu.
Khoảng thời gian kiểm soát
Thuật ngữ "khoảng kiểm soát" được sử dụng để mô tả chuỗi thẩm quyền trong cơ cấu tổ chức khách sạn. Một khách sạn sử dụng một phạm vi kiểm soát rộng đòi hỏi mọi bộ phận phải báo cáo trực tiếp với tổng giám đốc. Các khách sạn sử dụng phạm vi hẹp của cơ quan quản lý ủy quyền kiểm soát để trợ lý giám đốc, trưởng bộ phận và giám sát viên cho các vấn đề hàng ngày. Một khách sạn nhỏ có khả năng sử dụng một phạm vi kiểm soát rộng vì tổng giám đốc có thể có mặt tại chỗ mỗi ngày. Các chuỗi quốc gia và quốc tế sử dụng các phạm vi kiểm soát hẹp để giải quyết các vấn đề của khách sạn ngay lập tức vì chủ sở hữu hoặc tổng giám đốc không thể chi trả cho từng khách sạn.
Xác định trách nhiệm của Bộ
Năm phòng ban được liệt kê trong cơ cấu tổ chức khách sạn là Phòng; Đồ ăn và đồ uống; Nguồn nhân lực; Tiếp thị; và Kế toán. Bộ phận phòng xử lý dịch vụ khách hàng bao gồm giặt ủi, dọn phòng và đặt phòng. F & B chịu trách nhiệm điều hành dịch vụ phòng, quán bar và nhà hàng. Bộ phận Nhân sự được yêu cầu xử lý tuyển dụng nhân viên, đào tạo và lợi ích, và Kế toán giám sát sổ cái khách sạn. Bộ phận Marketing được giao trách nhiệm bán không gian quảng cáo trong khách sạn và chạy các chương trình khuyến mãi.
Sơ đồ tổ chức
Quy mô của khách sạn của bạn sẽ xác định quy mô và tính chất của biểu đồ dòng tổ chức của bạn. Một khách sạn nhỏ với một số ít nhân viên có thể có biểu đồ hai cấp với chủ sở hữu ở đầu và các đường kết nối với bảo trì, đặt phòng và dọn phòng. Một khách sạn theo chuỗi phải chèn thêm các lớp quản lý bao gồm một ban điều hành và các nhà quản lý khu vực, mở rộng biểu đồ dòng chảy lên ít nhất bốn lớp. Một sơ đồ quy trình tổ chức có thể chung chung như một tổng quan bộ phận đơn giản hoặc tập trung vào các mối quan hệ theo từng vị trí trong toàn khách sạn.
Định nghĩa và trách nhiệm công việc
Khách sạn của bạn nên xác định cẩn thận từng chức danh công việc sau khi hoàn thành sơ đồ quy trình tổ chức. Mỗi công việc nên được liệt kê theo thứ tự abc trong mỗi bộ phận và bao gồm một bản tóm tắt ngắn gọn về trách nhiệm công việc. Một danh sách toàn diện về trách nhiệm công việc cho từng chức danh vị trí nên được đưa vào một cấu trúc tổ chức. Danh sách này được sử dụng bởi các nhà quản lý nhân sự cho quảng cáo tuyển dụng và đánh giá nhân viên trong khách sạn của bạn. Nhân viên khách sạn của bạn hiểu những gì họ cần hoàn thành mỗi ngày nếu họ có quyền truy cập vào các trách nhiệm công việc được xác định hẹp.
