Theo ING, các khoản phải thu là tài khoản lớn nhất hoặc lớn thứ hai trên bảng cân đối kế toán của hầu hết các công ty. Tài khoản đại diện cho tất cả tín dụng thương mại chưa thanh toán, các khoản tiền khác cần phải được thu thập và các nghĩa vụ như tín dụng khuyến mại và thanh toán vượt mức. Vì đây là bước cuối cùng trong chu kỳ đặt hàng tiền mặt cho các doanh nghiệp, có nhiều lý do tại sao việc giám sát các khoản phải thu là quan trọng.
Cải thiện dòng tiền
Tài khoản phải trả, hàng tồn kho và tài khoản phải thu là tất cả các yếu tố chính cho dòng tiền của công ty. Trong chu kỳ đặt hàng tiền mặt cho một doanh nghiệp, nguyên liệu thô được mua và tiền được trả cho các nhà cung cấp thông qua các tài khoản phải trả. Nguyên liệu được chuyển đổi và lưu trữ để bán trong kho. Sau khi bán, các khoản phải thu chuyển đổi doanh thu thành tiền mặt. Mỗi bước này đều quan trọng, nhưng các khoản phải thu là bước quan trọng biến tiền kế toán thành tiền thật. Không giám sát và đảm bảo rằng chức năng các khoản phải thu có hiệu quả sẽ dẫn đến ít tiền mặt hơn cho các hoạt động kinh doanh.
Cải thiện quản lý tiền mặt
Liên quan đến dòng tiền, việc thiếu tiền mặt sẽ ảnh hưởng đến khả năng quản lý hoạt động của công ty. Khi doanh số được chuyển đổi thành tiền mặt, tiền mặt sau đó sẽ được sử dụng để mua thêm nguyên liệu cho hàng tồn kho. Nếu các công ty có thể xoay quanh các khoản phải thu nhanh hơn các khoản phải trả, thì vốn lưu động tích cực sẽ có kết quả. Giám sát các khoản phải thu kém có thể dẫn đến một kịch bản trong đó các khoản phải trả vượt quá các khoản phải thu, buộc bạn phải tài trợ hàng tồn kho. Điều này thêm chi phí không cần thiết để bán sản phẩm.
Ngăn chặn nợ xấu
Bán hàng có thể đã được đặt, nhưng cho đến khi một khoản phải thu được thu thập, có khả năng lãi và lỗ sẽ bị ảnh hưởng trong tương lai. Các khoản phải thu càng dài thì càng ít có khả năng thu được. Khi một khoản phải thu được coi là không thể thu được, nó sẽ được mở rộng so với lợi nhuận gộp. Theo dõi các tài khoản phải thu và sự lão hóa tài khoản của bạn sẽ giúp bạn xác định các công ty không thanh toán hóa đơn của họ, ngăn ngừa nợ xấu có thể xảy ra trong tương lai.
Tránh tài sản không có người nhận
Kể từ năm 2011, các quốc gia gặp khó khăn đang chuyển sang luật bất động sản không có người nhận như một cách để tăng doanh thu. Tài sản không có người nhận có thể ảnh hưởng đến các khoản phải thu. Bất kỳ khoản thanh toán vượt quá tuổi nào trong một khoảng thời gian xác định cần phải được báo cáo và chuyển đến trạng thái mà khách hàng cư trú. Nếu không, bạn có thể phải chịu kiểm toán và các khoản lãi và phạt tiếp theo. Những luật này rất khó điều hướng vì mỗi tiểu bang có những yêu cầu khác nhau. Giám sát các tài khoản phải thu để xóa các khoản tín dụng chưa thanh toán là cách duy nhất để tránh phải tuân theo các luật và báo cáo này.
