Nghị quyết là các tài liệu chính thức được sử dụng để củng cố và ghi nhận các phiếu bầu về quyết định của các thành viên hội đồng quản trị của một tổ chức chính phủ phi lợi nhuận hoặc khu vực công. Các quyết định thường liên quan đến các vấn đề tài chính, thực thi chính sách hoặc bất kỳ việc thông qua, ủy quyền hoặc phê duyệt các hành động được thực hiện bởi các tổ chức phi lợi nhuận hoặc chính phủ.
Định dạng độ phân giải bằng cách đặt ngày của độ phân giải và độ phân giải hoặc số tham chiếu ở đầu biểu mẫu độ phân giải. Nếu đó là độ phân giải đầu tiên được bỏ phiếu, số có thể là 00001 và mọi độ phân giải khác sau độ phân giải đầu tiên sẽ được đánh số theo thứ tự.
Tên của nghị quyết nên được đặt tiêu đề của vấn đề. Ví dụ: một tiêu đề có thể có thể là "Phê duyệt ngân sách cho năm tài chính".
Ngôn ngữ của nghị quyết nên chính thức, bắt đầu bằng câu đầu tiên đề cập đến trách nhiệm của hội đồng quản trị. Một ví dụ là: "Trong đó, Hội đồng có trách nhiệm phê duyệt tất cả ngân sách của tổ chức phi lợi nhuận XYZ."
Câu tiếp theo hoặc phần tiếp theo của nghị quyết nên ghi lại sự thật hoặc lý do tại sao hành động được thực hiện. Ví dụ: "Trong khi nhân viên tài chính của tổ chức phi lợi nhuận XYZ đã phát triển ngân sách dựa trên các dự án, chi phí và chi phí hoạt động cho tổ chức XYZ, và trong khi kế toán của XYZ đã kiểm toán và xem xét tất cả các báo cáo tài chính từ năm tài chính trước đó; và trong khi ngân sách hiện tại bao gồm các số liệu dự kiến dựa trên chi phí trước đó và chi phí dự kiến và báo cáo kế toán."
Tuyên bố cuối cùng về nghị quyết bao gồm hành động được bỏ phiếu, chẳng hạn như, "Bây giờ, nó sẽ được giải quyết để phê duyệt, thông qua và ủy quyền ngân sách XYZ cho năm tài chính." Phần tiếp theo của nghị quyết liệt kê tên của các thành viên hội đồng bỏ phiếu về nghị quyết và một khoảng trắng cùng với phiếu bầu tán thành hoặc không tán thành của họ. Nghị quyết được phê chuẩn nếu đa số thành viên hội đồng bỏ phiếu "có" và nghị quyết không được phê chuẩn nếu đa số thành viên hội đồng bỏ phiếu "không". Một chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị nên được đặt trên tài liệu cùng với việc ghi phiếu bầu.
