Hãy nhớ Joan khi bắt đầu "Mad Men?" Cô ấy là một nhân viên văn thư của cấp cao nhất, điều hành toàn bộ nhóm thư ký và về cơ bản quản lý toàn bộ văn phòng khi nó đi thẳng vào nó. Cô theo dõi tất cả các nhiệm vụ văn thư, bao gồm đánh máy, các cuộc họp, đặt hàng vật tư, các cuộc hẹn ăn trưa và nhiều hơn nữa. Hoặc cô ấy nói với các công nhân dưới cô ấy làm điều đó cho cô ấy. Một nhân viên văn thư có thể điều hành gam, từ một người như Joan ở đầu chuỗi thức ăn cho đến một thư ký trả lời cấp điện thoại ở văn phòng hỗ trợ.
Giao dục va đao tạo
Joans của ngày hôm nay phải thêm một kỹ năng quan trọng khác vào sơ yếu lý lịch của họ: chuyên môn với công nghệ. Bởi vì các văn phòng ngày nay được chạy với máy tính, biết một số chương trình, bao gồm Microsoft Word và Excel, sẽ giúp bạn đủ điều kiện tốt hơn cho công việc.
Bạn thường không cần giáo dục ngoài bằng tốt nghiệp trung học cho công việc văn thư, mặc dù bằng đại học không bị tổn thương. Tuy nhiên, các kỹ năng cứng thường là những công cụ tốt nhất cần có trong vành đai của bạn, chẳng hạn như đánh máy và kiến thức về thiết bị văn phòng và các chương trình phần mềm. Biết cách của bạn xung quanh một hệ thống điện thoại phức tạp cũng có ích.
Đặc điểm của một cán bộ văn thư giỏi
Ngoài các kỹ năng cứng được đề cập, có một số kỹ năng mềm hoặc đặc điểm quan trọng đối với công việc của một sĩ quan văn thư.
Kỹ năng tổ chức: Một trong những đặc điểm quan trọng nhất được sở hữu bởi một nhân viên văn thư là kỹ năng tổ chức tuyệt vời. Bạn phải theo dõi các cuộc họp, tin nhắn, nguồn cung cấp, ngân sách và nhiều hơn nữa. Một văn phòng điều hành hiệu quả thường là kết quả của một sĩ quan văn thư tuyệt vời.
Quyết định: Nếu bạn làm nhân viên văn thư, bạn sẽ cần ưu tiên các nhiệm vụ và đôi khi đưa ra quyết định cho chủ lao động của mình. Phán đoán tốt và quyết định sáng suốt là những kỹ năng tuyệt vời cần có.
Tốt với mọi người: Thư ký và trợ lý hành chính thường là những người đầu tiên bạn nhìn thấy khi bạn vào một văn phòng lớn. Họ là tiền tuyến phòng thủ và ấn tượng đầu tiên của toàn bộ chiến dịch. Họ cũng tương tác với khách hàng, khách hàng và nhân viên. Họ nên giao tiếp hiệu quả, tạo môi trường làm việc tích cực và có kinh nghiệm trong giao dịch với khách hàng.
Kỹ năng viết. Giao tiếp bằng văn bản là một kỹ năng quan trọng của các nhân viên văn thư, những người phải trả lời email, soạn thảo bản ghi nhớ và giao tiếp với người quản lý, nhân viên và khách hàng. Ngữ pháp tốt, văn xuôi trôi chảy và giọng điệu chuyên nghiệp là tất cả phải có trong giao tiếp bằng văn bản.
Lương
Mặc dù nhiều người tìm thấy công việc của một nhân viên văn thư bổ ích và hấp dẫn, nhưng nó không được trả công xứng đáng trừ khi bạn trở thành trợ lý điều hành. Vào tháng 5 năm 2016, mức lương hàng năm trung bình cho các thư ký và trợ lý hành chính là $ 37,230. Đây là mức lương mà một nửa số công nhân làm việc kiếm được nhiều hơn số tiền đó và một nửa kiếm được ít hơn. 10 phần trăm thấp nhất kiếm được ít hơn $ 22,930, nhưng 10 phần trăm cao nhất kiếm được hơn $ 62,230.
