Một doanh nghiệp bán lẻ liên quan đến bán hàng, hàng tồn kho và các yếu tố khác, làm cho kế toán chi tiết và phức tạp. Kế toán, còn được gọi là ngôn ngữ của doanh nghiệp, giúp chủ sở hữu và người quản lý đưa ra quyết định hợp lý dựa trên dữ liệu thực tế chứ không phải cảm xúc. Đó là một lợi thế lớn của việc sử dụng thông tin kế toán trong một doanh nghiệp bán lẻ - thông tin tài chính là đen trắng không có chỗ cho tin đồn hoặc suy nghĩ mơ ước.
Hàng tồn kho
Cơ sở bán lẻ phải mang hàng tồn kho để bán cho khách hàng. Nếu hàng tồn kho quá nhỏ, công ty có thể mất doanh số; nếu hàng tồn kho quá lớn, công ty có thể có quá nhiều tiền gắn trong hàng tồn kho có thể đã được sử dụng cho mục đích khác. Quản lý hàng tồn kho nên là một phần của hệ thống kế toán bán lẻ. Nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống bán lẻ trên máy vi tính bao gồm quản lý hàng tồn kho thông qua mã vạch. Khi bạn mua các mặt hàng, chúng được mã hóa và nhập vào hệ thống; Khi bạn bán các mặt hàng, chúng sẽ tự động được xóa khỏi kho, cho phép kiểm soát tốt mức tồn kho.
Thuế bán hàng
Nhiều tiểu bang, chẳng hạn như California, không chỉ đánh thuế doanh số bán lẻ nhất định, mà còn yêu cầu các nhà cung cấp chuyển tiền cho chính phủ kịp thời. Một hệ thống kế toán nên tính toán thuế bán hàng và ghi lại chúng dưới dạng phải trả, một khoản mục bạn nợ, không phải là doanh thu. Trên một hệ thống thủ công, bạn cũng tính thuế và đặt chúng trên một tài khoản riêng. Ý tưởng là để biết những gì bạn sẽ trả cho chính phủ khi thuế bán hàng đáo hạn.
Báo cáo
Một hệ thống kế toán bán lẻ, thủ công hoặc máy tính, nên cung cấp cho chủ doanh nghiệp các báo cáo về doanh số, giá vốn hàng bán và các chi phí khác. Theo truyền thống, báo cáo kế toán bao gồm bảng cân đối kế toán, hiển thị tiền mặt, các khoản phải thu, phải trả và số dư hàng tồn kho. Nhiều hệ thống kế toán cung cấp các báo cáo về các khoản phải thu - ai nợ bạn tiền, bao nhiêu và trong bao lâu. Dựa trên báo cáo này, quản lý có thể đưa ra quyết định về các bộ sưu tập và doanh số trong tương lai. Nếu một khách hàng nợ bạn rất nhiều tiền, việc gia hạn thêm tín dụng cho anh ta có thể là vô nghĩa.
Phần mềm chuyên dụng
Các doanh nghiệp bán lẻ có thể rất khác nhau, đòi hỏi một cách tiếp cận có mục tiêu hơn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán. Ví dụ, một cửa hàng tạp hóa khác với một cửa hàng sách và cả hai đều là các công ty bán lẻ. Một phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực bán lẻ sẽ cung cấp cho bạn hầu hết các chức năng bạn cần để điều hành doanh nghiệp của mình, bao gồm các báo cáo phổ biến. Bạn có thể mua một hệ thống kế toán bán lẻ nói chung, nhưng bạn có thể cần phải có chương trình tùy chỉnh cho nhu cầu của mình, có thể tốn kém.
