Khoản bồi hoàn xảy ra khi một khách hàng (hoặc công ty thẻ tín dụng của anh ta) tranh chấp và gửi lại một khoản phí đã được trình bày cho thẻ tín dụng của anh ta. Là người bán, bạn thường có thể chống lại kết quả này bằng cách kháng cáo khoản bồi hoàn với nhà cung cấp dịch vụ thương gia của bạn. Bạn phải chứng minh trường hợp của mình với bằng chứng không thể chối cãi về quyền thu tiền của bạn từ khách hàng để giành được kháng cáo. Tuy nhiên, cơ hội giành được kháng cáo bồi hoàn sau khi ngân hàng từ chối khoản phí thường rất mong manh.
Hỏi nhà cung cấp dịch vụ thương mại của bạn để biết chi tiết đầy đủ về khoản bồi hoàn để bạn biết cách giải quyết vấn đề. Các lý do phổ biến cho việc bồi hoàn bao gồm sử dụng trái phép thẻ, không nhận hoặc khiếu nại rằng mặt hàng không được mô tả.
Viết một lá thư chính thức nêu rõ kháng cáo của bạn và gửi nó cho nhà cung cấp dịch vụ thương mại của bạn. Bao gồm ngày, số tiền và mô tả giao dịch cũng như số tài khoản người bán, tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ của bạn.
Bao gồm bằng chứng ủy quyền của bạn để tính phí thẻ khách hàng của bạn cho các mặt hàng được bán. Nếu khách hàng tuyên bố không nhận, hãy cung cấp bằng chứng giao hàng đã ký đến địa chỉ đặt hàng - tốt nhất là có chữ ký khớp với tên của khách hàng. Trong một số trường hợp, bạn cần chứng minh giao hàng đến địa chỉ thanh toán thẻ tín dụng để giành được kháng cáo. Nếu tranh chấp là để sử dụng trái phép, hãy hiển thị biên nhận đã ký nếu có. Mặc dù điều này là không thể đối với các đơn đặt hàng trực tuyến, cho thấy khách hàng đã nhập mã CVV (mã xác minh thẻ) có thể đủ. Thật khó để chứng minh sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm của bạn trừ khi anh ấy gửi cho bạn một bức thư hoặc email thể hiện sự đánh giá tích cực, nhưng nếu bạn công bố chính sách hoàn trả không cho phép trả lại, hãy gửi thư này cùng với đơn kháng cáo của bạn.
Gửi chi tiết kháng cáo và bằng chứng của bạn cho nhà cung cấp dịch vụ thương mại qua email hoặc fax và chờ quyết định. Nếu nhà cung cấp điều tra, nhận thấy rằng bạn có quyền và thương lượng thành công để đảo ngược khoản bồi hoàn với công ty thẻ tín dụng, bạn sẽ nhận lại được tín dụng cho việc bán hàng. Tối thiểu, nhà cung cấp dịch vụ thương mại có thể hoàn trả phí bồi hoàn tùy thuộc vào các điều khoản trong thỏa thuận dịch vụ thương mại của bạn.
Lời khuyên
-
Nếu kháng cáo bồi hoàn bị từ chối, bạn chỉ cần coi đây là chi phí kinh doanh và cẩn thận không bán lại thẻ tín dụng từ khách hàng đó nữa. Một số công ty sử dụng các hệ thống máy tính chuyên dụng để phân tích và xác định các khách hàng cố tình tranh chấp phí thẻ tín dụng để nhận hàng hóa và dịch vụ miễn phí (còn gọi là Gian lận thân thiện trực tuyến). Nếu với một khoản tiền lớn, hãy tham khảo ý kiến luật sư về việc liên hệ với chính quyền hoặc theo đuổi người nhận hàng hóa trong trường hợp khiếu nại nhỏ.
