Một hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn quản lý hàng tồn kho và hàng tồn kho của doanh nghiệp của bạn, theo dõi chính xác tài sản của bạn ở đâu và giá trị của chúng. Hệ thống cũng phân tích nhu cầu hàng tồn kho của doanh nghiệp của bạn và thậm chí có thể tự động hóa việc đặt hàng của bạn. Hệ thống quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với nhiều ngành công nghiệp bao gồm bán lẻ, thực phẩm và đồ uống, sản xuất, chăm sóc sức khỏe và nhiều hơn nữa. Một hệ thống vận hành tốt giúp bạn hiểu tài sản của mình và tối đa hóa tiềm năng của chúng, do đó cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn và tăng lợi nhuận.
Định nghĩa hệ thống quản lý hàng tồn kho
Nói một cách đơn giản, một hệ thống quản lý hàng tồn kho giám sát tất cả các mặt hàng tồn kho và hàng tồn kho của công ty. Thông qua hệ thống quản lý hàng tồn kho vững chắc, bạn có thể theo dõi và quản lý mọi mặt hàng trong kho của mình thông qua toàn bộ tuổi thọ của nó, từ giao hàng đến kho đến túi mua sắm của khách hàng. Hầu hết các hệ thống quản lý hàng tồn kho có một vài yếu tố tương tự. Đầu tiên, họ có cách xác định từng mặt hàng, thường thông qua mã vạch hoặc RFID. Sau khi mỗi mục được mã hóa, hệ thống cần một máy quét mã vạch để theo dõi các mục khi chúng vào hoặc ra. Điều này có thể được thực hiện với một máy quét mã vạch chuyên dụng hoặc thậm chí thông qua một ứng dụng điện thoại thông minh. Tiếp theo, hệ thống quản lý hàng tồn kho cần phần mềm có thể theo dõi tất cả các mặt hàng và giúp quản lý chúng. Phần mềm này phục vụ như là trung tâm thần kinh. Nó có thể phân tích dữ liệu và tạo báo cáo và thậm chí liên kết với các hệ thống phần mềm khác như phần mềm kế toán của bạn. Một yếu tố khác mà mỗi hệ thống quản lý hàng tồn kho bao gồm là một phương pháp định giá hàng tồn kho, chẳng hạn như First-In-First-Out (FIFO) hoặc Just in Time. Cuối cùng, nhân viên được đào tạo tốt là cần thiết để giữ cho hệ thống hoạt động trơn tru.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho Trợ giúp với Tổ chức
Một hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp giữ cho doanh nghiệp của bạn có tổ chức hơn. Nếu không theo dõi và quản lý hàng tồn kho của bạn, rất khó để biết bạn cần gì, khi nào bạn cần và với số lượng bao nhiêu. Với hệ thống quản lý hàng tồn kho chất lượng, bạn có hồ sơ chi tiết về mọi tài sản trong doanh nghiệp của mình. Bạn có thể thấy tất cả các bộ phận chuyển động ở một nơi. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy các sản phẩm đang di chuyển và những sản phẩm đang bán chậm. Bạn có thể xem nếu hàng tồn kho nhất định bán vào những thời điểm nhất định trong năm, hoặc thậm chí trong những thời điểm nhất định trong ngày. Bạn thậm chí có thể thiết lập hệ thống của mình để sắp xếp lại một mặt hàng tồn kho phổ biến nhất định để nó không bao giờ hết hàng cho khách hàng của bạn. Có tất cả thông tin và khả năng này ở một nơi cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt về nhu cầu của công ty bạn.
Theo dõi và minh bạch
Một trong những lợi thế lớn của hệ thống quản lý hàng tồn kho là tăng tính theo dõi và minh bạch. Với tất cả tài sản của bạn liên tục được theo dõi, bạn có thể thấy rõ điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp mình ở đâu. Hơn nữa, bạn luôn biết hàng tồn kho của mình ở đâu và giá trị của nó. Với máy quét mã vạch được sử dụng để theo dõi các sản phẩm trong toàn bộ vòng đời của chúng, bạn có thể thấy vị trí của chúng trong thời gian thực, có nghĩa là hàng tồn kho khó vượt qua các vết nứt hơn. Với hệ thống quản lý hàng tồn kho, bạn cũng có thể ngăn chặn việc tràn ngập hàng tồn kho, bằng cách giữ vừa đủ trong kho. Điều này giảm thiểu số lượng hàng tồn kho chưa sử dụng mà bạn có trong tay và do đó làm giảm chi phí lưu trữ doanh nghiệp của bạn.
Cải thiện mối quan hệ nhà cung cấp
Một điểm cộng nữa của hệ thống quản lý hàng tồn kho là nó có thể giúp cải thiện mối quan hệ của bạn với các nhà cung cấp. Với tất cả các mặt hàng được theo dõi liền mạch, cả bạn và nhà cung cấp đều được biết về nhu cầu đặt hàng của bạn. Bạn có thể thiết lập hệ thống của mình để một số mặt hàng nhất định được tự động sắp xếp lại theo các khoảng thời gian cụ thể dựa trên lịch sử đặt hàng. Hơn nữa, bạn có thể lên lịch giao hàng theo cách có hệ thống và có tổ chức hơn nhiều. Điều này giữ cho mối quan hệ hoạt động trơn tru, với cả hai bên biết chính xác những gì được mong đợi.
Hội nhập
Một tính năng quan trọng cuối cùng của một hệ thống quản lý hàng tồn kho là tích hợp. Bạn có thể thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình để tích hợp với một số hệ thống phần mềm khác, bao gồm hệ thống kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp và kế toán (ERP). Điều này cho phép bạn hiểu giá trị của các khoản mục bạn có tại bất kỳ thời điểm nào, hỗ trợ bạn quản lý tài khoản và kế toán. Các hệ thống khác có thể được tích hợp với hệ thống quản lý hàng tồn kho là hệ thống điểm bán hàng (POS) được sử dụng để gọi điện mua hàng (như máy tính tiền) và hệ thống đơn đặt hàng (PO) theo dõi đơn hàng khi chúng được đặt. Liên kết các hệ thống khác nhau của bạn cho phép tổ chức tốt hơn và cải tiến hợp lý hóa các quy trình.
