Làm việc trong dịch vụ khách hàng đòi hỏi một số kỹ năng và nghi thức. Giữ khách hàng hài lòng bởi chất lượng dịch vụ trên điện thoại là một phần quan trọng trong việc duy trì các ý kiến có lợi từ người tiêu dùng. Thực hiện theo một số mẹo dịch vụ khách hàng cơ bản và biết cách chọn cụm từ của bạn, sẽ đi một chặng đường dài để giữ cho khách hàng và sếp của bạn hài lòng.
Có thể, không thể có thể
Luôn luôn nhớ để giữ cho các cuộc gọi dịch vụ khách hàng tích cực. Không bao giờ đi thẳng vào những gì bạn có thể làm được cho một ai đó, theo BusinessKnowHow.com. Thay vào đó, hãy tập trung vào những gì bạn có thể làm để giải quyết vấn đề hoặc để phù hợp với người gọi.
Ví dụ, nếu ai đó không hài lòng với sản phẩm bị hỏng, đừng nói rằng bạn không thể hoàn trả tiền. Nó sẽ tạo ấn tượng tốt hơn nhiều nếu bạn chọn nói rằng bạn có thể gửi một người thay thế.
Xin lỗi và xoa dịu
Bất kể ai có lỗi với người gọi tức giận, đó là công việc của bạn để xoa dịu tình hình và trấn tĩnh người gọi.
Một cách tốt để làm dịu một người gọi tức giận là xin lỗi chân thành cho tình huống này, theo BusinessKNowHow.com. Lời xin lỗi này sẽ khiến người gọi cảm thấy như thể công ty lo lắng về sự tức giận của họ và rằng họ đã nhận được thông qua với bạn. Lời xin lỗi cũng là một cơ hội chính để đề cập đến người gọi bằng tên, khiến họ chú ý hơn nữa và buộc cuộc trò chuyện phải thay đổi thân thiện.
Nhiều dòng
Khi có cuộc gọi thứ hai đến trong khi bạn đang giao dịch với một khách hàng, hãy lịch sự yêu cầu họ giữ một lát rồi chuyển sang người gọi khác, trả lời với tên công ty của bạn và hỏi ngay họ có thể giữ trong giây lát không. Khi bạn đã có sự cho phép của họ, hãy tạm dừng và quay lại cuộc gọi khác của bạn, nơi bạn sẽ cố gắng kết thúc nó càng nhanh càng tốt.
Nếu bạn tin rằng người gọi đầu tiên sẽ mất nhiều thời gian để kết thúc, hãy tiếp tục và lịch sự hỏi xem bạn có thể nhận được tên và số điện thoại để trả lại cuộc gọi ngay khi bạn kết thúc với người khác không. Hầu hết mọi người sẽ thích điều này với thời gian giữ lâu, không giải thích được.
Biết công cụ của bạn
Một khả năng quan trọng cần có khi làm việc điện thoại dịch vụ khách hàng là biết tất cả các câu trả lời. Tất nhiên, sẽ có lúc bạn nhận được một câu hỏi mà bạn không biết câu trả lời, nhưng hãy biến nó thành ngoại lệ thay vì quy tắc. Nghe có vẻ như bạn tự tin và có thông tin đáng tin cậy sẽ mang lại trải nghiệm dịch vụ khách hàng tích cực. Và nếu bạn không biết câu trả lời, hãy giả mạo nó. Nói một cách đơn giản là bạn không biết và bạn sẽ phải nhìn vào đó và quay lại với họ.
Chọn từ đúng
Sử dụng nhiều từ và cụm từ tích cực khi làm việc trong cài đặt điện thoại của dịch vụ khách hàng, theo trang web của Call Center Helper. Sử dụng các cụm từ như là Tôi sẽ rất vui khi được giúp đỡ bạn, mà tôi hoàn toàn hiểu được về điều đó để giúp người gọi của bạn thoải mái và cho họ biết họ đang nói chuyện với ai đó quan tâm và hiểu vấn đề của họ.
Hãy nhớ rằng họ đang gọi cho bạn để được tư vấn trong một số trường hợp. Sử dụng các cụm từ như tôi sẽ gợi ý, gợi ý hoặc để tránh sự bất tiện này trong tương lai
