Ngân sách của công ty, đôi khi được gọi là dự báo hoặc kế hoạch tài chính của công ty, là một dự đoán về các chi phí cần thiết để vận hành công ty và các khoản thu sẽ được tạo ra thông qua các hoạt động này. Có khả năng lập ngân sách chính xác là một kỹ năng quan trọng đối với quản lý công ty. Sự chênh lệch lớn từ kế hoạch có thể có nghĩa là sự thiếu hụt nghiêm trọng trong dòng tiền có thể khiến công ty sống sót trong tình trạng nguy hiểm. Việc kiểm tra độ chính xác của ngân sách được đưa ra khi kết quả tài chính thực tế có sẵn và được so sánh với số ngân sách.
Ngân sách kỹ lưỡng
Một quy trình lập ngân sách đầy đủ, kỹ lưỡng dẫn đến một ngân sách chính xác hơn. Điều quan trọng là mỗi chi tiêu chi tiết đơn hàng cần thiết để điều hành loại hình kinh doanh đó được kết hợp trong ngân sách. Các công ty khởi nghiệp đặc biệt thường quên bao gồm các khoản mục chi phí - đôi khi là những khoản đáng kể như bảo hiểm hoặc phí pháp lý. Hãy nghĩ về chi phí như nguồn lực - công cụ mà bạn và nhân viên của bạn cần để điều hành doanh nghiệp. Hình dung hoạt động hàng ngày của công ty và các chi phí liên quan đến từng nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành.
Giả định hợp lý
Độ chính xác ngân sách bị suy giảm khi đội ngũ quản lý tạo ra kế hoạch với các giả định sai lầm đánh giá thấp chi phí vận hành công ty hoặc quá lạc quan trong dự báo tăng trưởng doanh thu. Có được các giả định âm thanh đòi hỏi nghiên cứu sâu. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm cho các bộ phận của ngân sách cần có khả năng cung cấp cho ban quản lý cấp cao logic hợp lý về cách họ tính toán các giả định này. Thông tin đầu vào và thống kê từ tất cả các thành viên của tổ chức nên được khuyến khích trong quá trình chuẩn bị ngân sách. Ví dụ: các nhà quản lý tiếp thị sẽ có thông tin chính xác nhất về chi phí quảng cáo hoặc chi phí để có nhân viên bán hàng trên đường.
Ngân sách bảo thủ
Nói chung, những bất ngờ tích cực trong phương sai từ ngân sách được ưu tiên hơn so với tiêu cực. Phương sai tiêu cực được coi là thất bại trong quy trình lập ngân sách - và trong quản lý của công ty - trong khi phương sai tích cực có thể dẫn đến việc các nhà quản lý nhận được tiền thưởng vào cuối năm. Một cách để tăng khả năng của phương sai tích cực là ngân sách một cách bảo thủ. Nhận ra rằng các sự kiện không thuận lợi có thể xảy ra và lập ngân sách cho chúng có thể giúp ngăn ngừa những bất ngờ khó chịu. Bao gồm các khoản tiền bổ sung trong ngân sách để trang trải những điều bất ngờ. Điều này có thể giúp ngăn chặn sự chênh lệch lớn từ ngân sách.
Phương sai trong phạm vi hẹp
Các công ty có trọng tâm mấu chốt: Lợi nhuận ròng là con số quan trọng nhất đối với các giám đốc điều hành cấp cao của một tổ chức. Nếu lợi nhuận ròng gần với những gì được dự báo, họ hài lòng. Mặc dù vậy, tất cả các phương sai chi tiết đơn hàng và doanh thu phải được phân tích. Một phương sai tích cực rất lớn trong một danh mục có thể phủ nhận một tiêu cực rất lớn trong một danh mục khác trong một tháng hoặc quý nhất định. Nguyên nhân của mỗi trong số này phải được phân tích trong trường hợp chúng chỉ ra sự thay đổi trong môi trường kinh doanh cần được giải quyết với sự thay đổi trong chiến lược. Nếu phương sai dương là sự kiện một lần và phương sai tiêu cực tái diễn, công ty có thể gặp rắc rối. Ngân sách chính xác nhất là những ngân sách có phương sai chi tiết đơn hàng nằm trong phạm vi hẹp, không cao hơn hoặc thấp hơn đáng kể so với ngân sách.
