Trong thuật ngữ kế toán, từ "bài" có nghĩa là ghi lại một giao dịch hoặc điều chỉnh vào các tài khoản chính xác, gán một khoản ghi nợ cho một tài khoản và tín dụng bù đắp cho một tài khoản khác. Đăng bài có thể là một nhiệm vụ thủ công, chỉ được thực hiện trên giấy. Tuy nhiên, trong thế giới kinh doanh ngày nay, hầu hết kế toán được thực hiện trên máy tính. Trong trường hợp này, "đăng" có nghĩa là nhập giao dịch vào một chương trình phần mềm và sau đó lưu giao dịch để các tài khoản phù hợp được cập nhật.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Hiểu biết cơ bản về nguyên tắc kế toán kép
-
Kiến thức làm việc về phần mềm kế toán
Đăng bài cơ bản trong kế toán
Lắp ráp tất cả các tài liệu liên quan đến các giao dịch sẽ được đăng. Thông thường, đây là các hóa đơn từ các nhà cung cấp của bạn sẽ được đăng lên Tài khoản phải trả, hóa đơn của bạn cho khách hàng của bạn sẽ được đăng lên Tài khoản phải thu hoặc đôi khi điều chỉnh Sổ Cái.
Xác định các tài khoản sẽ được ghi nợ và ghi có khi bạn đăng. Chẳng hạn, để gửi một khoản nợ chưa thanh toán cho một bên khác, như hóa đơn từ nhà cung cấp của bạn, tài khoản chi phí hoặc tài khoản tài sản sẽ bị ghi nợ và tài khoản nợ sẽ được ghi có. Ví dụ: Đăng hóa đơn bạn nợ Acme Electrical với giá $ 10,00 sẽ dẫn đến giao dịch sau: Chi phí tiện ích (tài khoản chi phí) 10,00 và Tài khoản ghi nợ phải trả (tài khoản nợ) 10,00 Tín dụng
Nếu bạn đang đăng giao dịch theo cách thủ công, quy trình đăng chỉ đơn giản là viết số trong trang tài khoản và cập nhật số dư tài khoản. Hãy chắc chắn để cập nhật tất cả các tài khoản liên quan.
Để đăng trên máy vi tính, đăng nhập vào phần mềm của bạn và nhập mô-đun thích hợp. Đối với ví dụ đăng bài của chúng tôi, mô-đun có thể sẽ được gọi là Tài khoản phải trả. Theo hướng dẫn phần mềm của bạn, hãy nhập số tài khoản hoặc tên cho tài khoản chi phí (Ví dụ về Chi phí tiện ích) và số tiền phải trả trong các trường thích hợp.Phần mềm của bạn cũng sẽ yêu cầu bạn đến hạn thanh toán. Bạn cũng có thể cần phải nhập điều khoản giảm giá, nếu có. Chúng sẽ được ghi rõ trên hóa đơn, nếu có.
Trước khi đăng, lưu dữ liệu của bạn và in một báo cáo sơ bộ. So sánh dữ liệu bạn đã nhập với dữ liệu trên hóa đơn và kiểm tra lỗi. Thực hiện chỉnh sửa dữ liệu đã nhập của bạn nếu cần thiết.
Khi bạn chắc chắn tất cả dữ liệu của mình được nhập chính xác, hãy chọn tùy chọn trong chương trình kế toán của bạn để đăng dữ liệu lên tài khoản. Hãy chắc chắn để in các báo cáo đầy đủ về dữ liệu bạn đã đăng cho hồ sơ của bạn. Xem dữ liệu tài khoản của bạn để chắc chắn dữ liệu của bạn được đăng chính xác.
Giao dịch vào tài khoản phải thu được đăng tương tự. Các tài khoản bị ảnh hưởng thường là tài khoản doanh thu (Thu nhập) và tài khoản tài sản (Tài khoản phải thu hoặc Tiền mặt). Ví dụ: Hóa đơn $ 200,00 cho các dịch vụ ống nước cung cấp cho khách hàng của bạn sẽ được đăng như sau: Tài khoản phải thu (tài khoản tài sản) $ 200,00 Nợ và thu nhập từ dịch vụ hệ thống ống nước được cung cấp (tài khoản doanh thu) $ 200,00 Tín dụng
Lời khuyên
-
Khi ghi lại nhiều giao dịch, chẳng hạn như một chồng hóa đơn, hãy chạy một băng máy thêm vào liệt kê số tiền của mỗi hóa đơn với tổng số ở cuối. Điều này sẽ giúp bạn kiểm tra dữ liệu của bạn cho các lỗi trước khi đăng.
Cảnh báo
Giao dịch được đăng trực tiếp qua Sổ cái chung của bạn (đôi khi còn được gọi là Nhật ký chung) không khác nhiều so với Tài khoản phải trả hoặc Tài khoản phải thu. Khi điều chỉnh tài khoản trực tiếp, hãy cẩn thận hơn trong việc ghi nợ và ghi có đúng hướng. Một lỗi phổ biến là ghi nợ tài khoản mà bạn muốn ghi có và ngược lại ghi có sai vào tài khoản bạn định ghi nợ. Loại lỗi đăng bài này không khó để sửa, nhưng thậm chí còn bực bội.
