Tài khoản phải thu là một thuật ngữ được sử dụng trong các doanh nghiệp nơi các công ty cho phép khách hàng mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng. Nếu khách hàng chỉ thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc thì tài khoản phải thu là một loại tài khoản rất cơ bản dễ dàng thay đổi khi thanh toán được thực hiện. Tuy nhiên, với tín dụng, các công ty lưu trữ số tiền còn nợ họ nhưng chưa được hoàn trả trong tài khoản, điều này làm cho nó trở thành một phần quan trọng trong chiến lược thu nhập của công ty. Các doanh nghiệp cần có kế hoạch liên quan đến cách họ thu tiền đến hạn trong các khoản phải thu và họ muốn chuyển nợ nhanh như thế nào.
Thanh toán chính
Bước đầu tiên của việc quản lý các khoản phải thu là thanh toán cơ bản. Các công ty có xu hướng bắt đầu bằng cách nhắm đến một chu kỳ thanh toán cụ thể. Họ muốn thu nợ trong một khung thời gian, chẳng hạn như 30 ngày hoặc hai tháng. Với mục tiêu này, các công ty gửi hóa đơn cho khách hàng nợ họ và cung cấp cho họ các tùy chọn để thanh toán. Các hướng dẫn liên quan đến thanh toán và hậu quả nên được mô tả rất rõ ràng trong bước này.
Điều tra các vấn đề thanh toán
Khi khách hàng không thanh toán hóa đơn, doanh nghiệp nên điều tra vấn đề. Hầu hết các vấn đề thanh toán không phải do khách hàng từ chối thanh toán điểm, mà là do một vấn đề cụ thể. Khách hàng có thể không nhận được dịch vụ đã hứa hoặc có thể được hứa hẹn khung thời gian thanh toán dài hơn so với chính xác. Đôi khi hóa đơn thiếu thông tin cần thiết hoặc đơn đặt hàng được thực hiện không chính xác. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp phải sửa vấn đề để thu thập các khoản phải thu.
Các bước thu thập quá hạn
Khi khách hàng từ chối thanh toán, doanh nghiệp phải quyết định cách xử lý các khoản thanh toán trễ này. Hầu hết các doanh nghiệp có một số bước rõ ràng họ làm theo. Bước đầu tiên có thể là một cuộc gọi điện thoại khi thời hạn đang đến gần để đảm bảo rằng khách hàng sẽ thanh toán. Sau khi thời hạn kết thúc, hầu hết các công ty đều phát hành một hóa đơn khác và thực hiện cuộc gọi điện thoại thứ hai như một cảnh báo. Công ty cũng có thể quyết định hành động pháp lý đối với khách hàng, đặc biệt là đối với các khoản nợ lớn hơn.
Đếm lỗ
Khi một doanh nghiệp không nghĩ rằng một khoản nợ sẽ được trả, họ sẽ cố gắng đưa khoản nợ ra khỏi tài khoản phải thu. Nhiều doanh nghiệp bán nợ cho các cơ quan thu nợ với số lượng nhỏ. Tuy nhiên, số tiền bị mất của doanh nghiệp vẫn còn và các doanh nghiệp ghi nhận khoản nợ chưa thanh toán này là một khoản lỗ trong sổ sách của họ. Điều này cho phép công ty giảm thuế cho tất cả các khoản lỗ vào cuối năm.
