Thư yêu cầu kinh doanh có thể là một cách hiệu quả để yêu cầu thanh toán, tìm kiếm báo giá hoặc ước tính hoặc thu hút thông tin. Chữ viết chuyên nghiệp là cụ thể, chi tiết và điểm. Họ cũng cung cấp tất cả các thông tin mà người nhận cần để tuân thủ yêu cầu một cách kịp thời và chính xác.
Sử dụng định dạng và ngôn ngữ chuyên nghiệp
Một thư yêu cầu kinh doanh nên được viết trên tiêu đề thư của công ty và đến từ cá nhân hoặc bộ phận thực hiện yêu cầu. Ví dụ, một bức thư cho một ứng viên tiềm năng yêu cầu thông tin bổ sung nên đến từ bộ phận nhân sự hoặc người quản lý tuyển dụng, trong khi một lá thư yêu cầu lấy mẫu sản phẩm nên đến từ người giám sát bộ phận mua hàng. Thực hiện theo định dạng thư kinh doanh truyền thống trong suốt và sử dụng ngôn ngữ chính thức để truyền tải một hình ảnh chuyên nghiệp. Ví dụ, thưa bà Smith.
Vào vấn đề
Viết một đoạn mở đầu cho người đọc biết bạn cần gì ngay lập tức. Ví dụ: Tài khoản của bạn đã quá hạn 90 ngày và yêu cầu hành động ngay lập tức, hoặc hoặc, đó là lý lịch của bạn rất ấn tượng và tôi muốn xem thư giới thiệu cũng như bảng điểm đại học của bạn. thông tin thừa để có được quan điểm của bạn.
Hãy cụ thể
Cung cấp tất cả thông tin mà người nhận cần để đáp ứng yêu cầu của bạn, chẳng hạn như tham chiếu đơn đặt hàng hoặc số tài khoản hoặc bản sao hợp đồng hoặc chính sách. Bao vây tham chiếu hoặc tệp đính kèm trong nội dung thư của bạn. Ví dụ, như As mà bạn sẽ thấy trong bản sao đính kèm của thỏa thuận ban đầu của chúng tôi, việc phân phối sản phẩm được lên kế hoạch cho ngày thứ Hai đầu tiên của mỗi tháng. Đây là một yêu cầu thay đổi ngày đó thành thứ Hai thứ ba mỗi tháng.
Thực hiện yêu cầu của bạn
Chi tiết chính xác những gì bạn muốn xảy ra tiếp theo để không có chỗ cho sự hiểu lầm từ người nhận. Ví dụ: Hóa đơn của bạn phải được thanh toán đầy đủ trước ngày 15 tháng 6 năm 2015 hoặc chúng tôi sẽ buộc phải ngừng dịch vụ của bạn. Hãy làm cho nó dễ dàng tuân thủ bằng cách gửi kèm một phong bì có dán tem, địa chỉ đến trang tùy chọn thanh toán trang web của công ty bạn, một nhãn thư hoặc địa chỉ gửi thư đầy đủ của bạn.
Thư yêu cầu email
Mặc dù cách tiếp cận cơ bản tương tự áp dụng cho email cũng như thư thư thông thường, có một vài điểm khác biệt cần lưu ý. Sử dụng logo công ty và chữ ký điện tử của bạn và duy trì tất cả các thủ tục viết thư kinh doanh chính thức khác. Ngoài ra, yêu cầu biên lai trả lại để xác minh người nhận đã nhận được thư của bạn.
Giữ hồ sơ
In một bản sao của thư yêu cầu của bạn để tham khảo của riêng bạn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang viết thư sưu tập. Trong trường hợp một khoản nợ phải được chuyển cho một cơ quan thu nợ hoặc luật sư, bạn sẽ có một dấu vết giấy cho biết những gì bạn đã thực hiện để thu nợ cho đến nay.
