Viết thư thu thập cho khách hàng không trả tiền là nhiệm vụ tất yếu của mọi chủ doanh nghiệp. Để tăng tỷ lệ bạn được trả những gì bạn đã nợ, hãy xây dựng chính sách thanh toán chi tiết trước khi phát hành tín dụng và sử dụng sự khéo léo và chuyên nghiệp khi cố gắng thu thập trên các tài khoản quá hạn.
Tạo chính sách thanh toán
Trước khi bạn cho phép khách hàng hoặc khách hàng trì hoãn thanh toán, thanh toán bằng tín dụng hoặc thanh toán sau khi giao sản phẩm hoặc dịch vụ, hãy xây dựng chính sách thanh toán nêu rõ các điều khoản của bạn. Điều này sẽ bao gồm chi tiết về thời điểm bạn xem xét khoản thanh toán quá hạn, chẳng hạn như 10 ngày hoặc 30 ngày sau khi hóa đơn được phát hành. Nó cũng nên bao gồm các chi tiết về những gì sẽ xảy ra nếu việc không thanh toán tiếp tục, chẳng hạn như ban hành hình phạt và lệ phí trễ, ngừng dịch vụ hoặc thực hiện hành động pháp lý.
Địa chỉ cụ thể
Tham khảo thỏa thuận hợp đồng của bạn với khách hàng trong việc soạn thảo thư sưu tập của bạn. Tham khảo đơn đặt hàng, số hóa đơn, ngày dịch vụ hoặc mua hàng và ngày đến hạn thanh toán ban đầu. Nếu có những nỗ lực trước đây để thu thập, hãy đề cập đến những điều đó và cung cấp cho khách hàng tổng cộng bao gồm các hình phạt. Ví dụ: Đơn đặt hàng 1.000 chai nước của bạn đã được gửi vào ngày 1 tháng 10 và hóa đơn $ 250 được phát hành qua email vào ngày 3 tháng 10 với ngày thanh toán vào ngày 3 tháng 11. Tài khoản của bạn hiện đã quá hạn 30 ngày và tài khoản của bạn đã được đánh giá Lệ phí 25 đô la, làm cho số dư chưa thanh toán của bạn là $ 275, phải trả ngay lập tức.
Hãy thông cảm, nhưng vững chắc
Trong khi một số khách hàng không thanh toán có thể né tránh các hóa đơn của họ, những người khác có thể đã quên ngày thanh toán hoặc gặp vấn đề nghiêm trọng về dòng tiền. Cung cấp cho khách hàng lợi ích của sự nghi ngờ khi viết thư sưu tập để tránh đặt chúng vào thế phòng thủ. Ví dụ, chúng tôi hiểu rằng các trường hợp không lường trước có thể phát sinh và chúng tôi cam kết hợp tác với bạn để giải quyết vấn đề này. Cách tiếp cận này không phải là xúc phạm khách hàng, nhưng làm rõ rằng thanh toán phải được thực hiện bất kể trường hợp nào.
Đính kèm tài liệu xác minh
Đính kèm với thư bộ sưu tập của bạn các hóa đơn được phát hành trước đó, thư từ trước đây về vấn đề này, một bản sao của bất kỳ hợp đồng đã ký hoặc thỏa thuận bằng văn bản và trích đoạn từ chính sách thanh toán của bạn. Nếu bạn sẵn sàng đàm phán về số dư hoặc thanh toán một phần, hãy phác thảo các điều khoản cụ thể của đề nghị của bạn. Cung cấp một số điện thoại để gọi nếu khách hàng có thắc mắc và bao gồm một phong bì tự trả trước để thanh toán dễ dàng.
Sử dụng một luật sư
Nếu nhiều lần cố gắng thu thập trên các tài khoản quá hạn không chứng minh được kết quả, bạn có thể chọn nhờ luật sư gửi thư nhờ thu thay cho bạn. Luật sư của bạn có thể đề nghị các mối đe dọa của tòa án yêu cầu nhỏ, giới thiệu đến một cơ quan thu nợ, báo cáo tín dụng hoặc các hành động pháp lý khác. Cân nhắc lợi ích chi phí của những gì nó cần để nâng cao nỗ lực thu thập của bạn cho một chuyên gia pháp lý so với số tiền bạn có thể thu được từ khách hàng của mình. Ví dụ: sử dụng luật sư để viết thư đòi nợ hóa đơn 50 đô la có thể không hiệu quả về mặt chi phí, nhưng sử dụng trợ giúp chuyên nghiệp để thu tiền trên tài khoản 10.000 đô la gần như chắc chắn sẽ đáng giá.
