Các công ty thực hiện chi tiêu trên cơ sở liên tục để vận hành và duy trì hoạt động kinh doanh của họ, và đây là một phần của chu kỳ phát sinh và thanh toán chi tiêu. Ban quản lý thường mong muốn giảm thiểu chi phí của công ty để có được và duy trì hàng tồn kho, vật tư và chi phí như một phần của chu kỳ chi tiêu.
Công ty có các chu kỳ khác, bao gồm chu kỳ doanh thu theo dõi đơn đặt hàng và dự báo bán hàng của khách hàng và chu trình sản xuất bao gồm các hoạt động kinh doanh và thông tin xuất phát từ quy trình sản xuất sản phẩm. Một chu kỳ chi tiêu của công ty xoay quanh thông tin từ hàng tồn kho và các mặt hàng khác mà nó cần mua.
Chu kỳ chi tiêu trong hành động
Dòng thông tin đến và đi từ chu kỳ chi tiêu. Cả chu kỳ sản xuất và chu trình bán hàng đều cung cấp thông tin về thời điểm và số tiền mà một công ty cần chi cho hàng tồn kho bổ sung, chẳng hạn.
Thông tin chảy từ chu kỳ chi tiêu liên quan đến số lượng hàng tồn kho mới nhận được, số tiền phải trả và ngày đến hạn thanh toán. Các công ty thường sử dụng ba loại giao dịch khác nhau trong chu kỳ chi tiêu của họ, bao gồm giải ngân tiền mặt, mua tín dụng và hoàn trả mua hàng.
Giải thích về chu trình mua hàng
Một công ty thường bắt đầu mua hàng bằng cách chuẩn bị một đơn đặt hàng. Tài liệu này được gửi đến một nhà cung cấp, và nhà cung cấp điền đơn đặt hàng và chuẩn bị một hóa đơn, lưu ý số thứ tự mua hàng. Sau khi nhà cung cấp vận chuyển hàng tồn kho, công ty nhận hàng ghi lại biên lai, chuyển tiếp cho bộ phận kế toán của mình, đồng thời đặt hàng hóa vật lý vào khu vực lưu trữ để bán hoặc sản xuất thành hàng hóa khác để bán.
Các công ty phải quản lý hàng tồn kho bằng cách giữ số lượng đơn vị trong kho và xác định vận tốc hoặc tốc độ mà các mặt hàng đó bán. Bộ phận mua hàng, theo thời gian, có thể ước tính tần suất họ phải thực hiện một đơn đặt hàng mới hoặc một đơn hàng tồn kho mới để giữ các mặt hàng trong kho một cách liên tục.
Hiển thị chi tiêu trên báo cáo tài chính
Khi một công ty mua hàng tồn kho, nó cho thấy việc mua là một khoản chi phí trên báo cáo thu nhập của công ty. Thời điểm của chi phí khác nhau, tùy thuộc vào việc công ty sử dụng kế toán dồn tích hay tiền mặt. Nếu công ty mua hàng tồn kho bằng tín dụng, bạn sẽ thấy việc mua hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán là tài sản và cũng là số tiền phải trả.
Số dư phải trả
Là một phần của chu kỳ chi tiêu của công ty, số dư tài khoản phải trả của công ty có thể tiếp tục tăng khi họ chi nhiều tiền hơn để có được hàng tồn kho và dịch vụ. Mỗi tháng, công ty thực hiện thanh toán để giảm số dư tài khoản phải trả hoặc tiền nợ của nhà cung cấp.
Khi công ty thanh toán hóa đơn và giảm số dư tài khoản phải trả, công ty đã hoàn thành chu kỳ chi tiêu. Các công ty có các hoạt động khác trong một chu kỳ, bao gồm một chu kỳ tiền lương trong đó một công ty ghi nhận tiền lương mà nhân viên kiếm được và sau đó đưa ra các bảng lương định kỳ.
Một chu kỳ bán hàng hoặc doanh thu diễn ra khi công ty bán hàng hóa hoặc dịch vụ, giao chúng cho khách hàng, phát hành hóa đơn và nhận thanh toán. Một chu kỳ tài chính diễn ra khi một công ty phát hành nợ, chẳng hạn như trái phiếu doanh nghiệp, và sau đó trả hết.
