Khi doanh nghiệp xác định nhu cầu mua vật liệu hoặc sửa chữa hợp đồng, đại lý hoặc chủ sở hữu sẽ yêu cầu chào giá - hoặc ước tính chi phí vật tư và / hoặc phạm vi công việc cụ thể. Theo thông lệ, chủ sở hữu hoặc đại lý sẽ yêu cầu chào giá từ một số công ty cạnh tranh để tìm nhà cung cấp tốt nhất. Khi nhà thầu trúng thầu được chọn, đó là phép lịch sự chuyên nghiệp để thông báo cho các nhà thầu không thành công về ý định của bạn. Hãy nhớ rằng bạn có thể muốn các nhà cung cấp đấu thầu các dự án trong tương lai của bạn.
Lý lịch
Quá trình đầu tiên để có được một trích dẫn, được gọi là chuyên nghiệp như một yêu cầu báo giá (RFQ), là phác thảo phạm vi công việc. Khi đại lý mua hàng xem xét và từ chối hồ sơ dự thầu, bạn sẽ cần biết chính xác công việc sẽ được thực hiện và kết quả mong đợi là gì, để thông tin có thể được chuyển tiếp đến công ty gửi.
Chủ sở hữu hoặc người mua cũng sẽ muốn có trong đầu một ý tưởng về những gì dự án sẽ có giá. Nếu bạn nghiên cứu và ước tính rằng việc sửa chữa mái nhà trong nhà tù quận phải có giá dưới 350.000 đô la và tất cả các hồ sơ dự thầu sẽ trả lại hơn 500.000 đô la - bạn nên xem lại chi tiết. Bạn có thể có một ngân sách không thực tế, hoặc các công ty đấu thầu có thể được định giá quá cao.
Thư từ chối
Nếu giá thầu quá cao, hãy từ chối. Hãy nhớ rằng bạn có thể muốn làm kinh doanh với các công ty này trong tương lai, bạn không muốn để họ tự hỏi. Đó là chuyên nghiệp và lịch sự để gửi thư từ chối mẫu tiêu chuẩn.
Yêu cầu đấu thầu lại
Có thể đôi khi một đề xuất được gửi đi mà không được đánh dấu. Có thể đại diện bán hàng hoặc nhà thầu đã hiểu sai phạm vi công việc, hoặc có thể bạn đã quyết định loại bỏ một phần công việc. Gửi thư thích hợp yêu cầu đấu thầu lại. Trong tài liệu của bạn, cung cấp các đề xuất, làm rõ hoặc sửa đổi cho nhà thầu.
Từ chối tất cả
Đôi khi có thể tất cả các hồ sơ dự thầu sẽ đến quá cao. Khi điều này xảy ra, bạn nên gửi thư cho tất cả các nhà thầu thông báo cho họ tất cả các trích dẫn đang bị từ chối và thông báo cho họ về ngày mà các bài nộp mới sẽ được chấp nhận.
Loại bỏ do đặc điểm kỹ thuật
Một số công ty, đặc biệt là các tổ chức phi lợi nhuận, phải tuân thủ quy trình đề xuất rất chi tiết. Đại học Tennessee, ví dụ, yêu cầu các nhà thầu gửi đề xuất của họ trong một phong bì được xác định với tên, địa chỉ của nhà thầu, yêu cầu số báo giá và thông tin cấp phép nhà thầu. Khi nhận được báo giá thiếu thông tin thích hợp như đã nêu, chỉ cần trả lại nội dung gửi bằng một mẫu thư ngắn giải thích quy trình gửi không được tuân thủ chính xác.
