Nếu bạn đang gửi thư kinh doanh bản sao cứng, bạn sẽ an toàn nhất nếu bạn tuân theo một định dạng truyền thống, tiêu chuẩn. Đại học Purdue gợi ý rằng bạn nên bắt đầu bằng tên và địa chỉ của chính mình - trừ khi nó nằm trong tiêu đề thư - và sau đó là ngày bên dưới. Bên dưới đó, viết tên và địa chỉ của người nhận, sau đó là lời chào. Nếu bạn gửi nhiều thư, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thiết lập một mẫu trong máy tính của bạn.
Kiểm tra sự thật của bạn
Bạn sẽ không giành được khách hàng hoặc ảnh hưởng đến mọi người nếu bạn hiểu sai sự thật cơ bản. Viện Emily Post nói rằng bạn nên chắc chắn về tên và địa chỉ của người nhận và tên chính xác của doanh nghiệp của cô ấy, trước khi bạn gửi thư. Nếu tên người nhận là trung tính về giới tính, chẳng hạn như Pat hoặc Sam, hãy tìm hiểu, nếu bạn có thể, cho dù bạn đang viết thư cho một người đàn ông hay phụ nữ. Khi bạn viết thư, hãy đọc lại để xác nhận bạn viết đúng mọi thứ.
Viết cho người lạ
Nếu bạn viết thư cho ai đó mà bạn không biết rõ, chẳng hạn như một khách hàng tiềm năng, hãy giữ mọi thứ trang trọng bằng cách sử dụng Bà, Ông hoặc Tiến sĩ, nếu phù hợp. Nếu bạn không biết giới tính, hãy chơi an toàn với "Kính gửi Pat Smith." Nếu tất cả những gì bạn có là một chức danh như giám đốc bán hàng, "Kính gửi Giám đốc bán hàng" thì có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, tạp chí Inc. nói rằng nếu bạn có thể tìm ra tên đúng thì tốt hơn. Nếu đó là người mà bạn đã gặp, "Pat thân mến" có thể được chấp nhận - đó là một cuộc gọi phán xét mà bạn phải thực hiện.
Giữ cho nó súc tích
Khi bạn đang viết một lá thư kinh doanh, hãy giữ nó ngắn gọn. Nếu bạn có một số kết nối - bạn đã gặp tại Phòng Thương mại, một đồng nghiệp đã giới thiệu cô ấy - bạn có thể muốn đưa nó lên, Xerox lưu ý trên trang web của mình. Sau đó đến điểm của bức thư, đó sẽ là những gì trong đó cho người nhận. Nếu đó là một bức thư bán hàng chẳng hạn, bạn muốn mang đến những lợi thế khi mua hàng từ bạn. Mặc dù vậy, đừng tiếp cận nó như một vụ nổ email - ngay cả khi bạn đang gửi hàng tá thư tương tự, hãy làm cho nó càng riêng lẻ càng tốt.
Chọn từ cẩn thận
Nếu bạn viết thư cho ai đó trong công ty của bạn, sự lựa chọn lời chào của bạn có thể không chỉ phụ thuộc vào việc bạn có gặp cô ấy hay không mà còn là người giám sát, CEO hay một trong những cấp dưới của bạn. Công ty tư vấn Thế giới công cộng nói rằng bạn nên chọn từ ngữ của mình một cách cẩn thận để tránh mọi thứ quay trở lại làm tổn hại đến sự nghiệp của bạn. Ngay cả khi bạn đang thảo luận về một vấn đề hoặc gửi thư cảnh báo, hãy giữ một giọng điệu vừa phải, lịch sự - đừng viết khi bạn tức giận.Giả sử rằng bất cứ điều gì bạn nói sẽ không được giữ kín, vì thường thì nó sẽ không.
