Viết báo cáo trong một kỹ năng thiết yếu ở tất cả các cấp độ kinh doanh. Viết báo cáo rõ ràng, súc tích là một kỹ năng quan trọng để giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Một báo cáo hiệu quả, được viết tốt có thể thúc đẩy doanh số, tạo ra các nhóm gắn kết hơn và hoạt động tốt hơn, hợp lý hóa các quy trình và cải thiện hoạt động tài chính. Các báo cáo có thể cảnh báo quản lý về các cơ hội phát triển kinh doanh, xác định các lĩnh vực mà hiệu quả cao hơn có thể được nhận ra và thiết lập các thủ tục kinh doanh gắn kết. Bởi vì nó rất cần thiết cho hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp, viết báo cáo được coi là một trong những hình thức giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất.
Cân nhắc
Viết báo cáo, bởi vì đó là một phần quan trọng của giao tiếp kinh doanh, phải được lên kế hoạch tốt. Những cân nhắc quan trọng bao gồm biết đối tượng mà báo cáo được viết, lý do viết báo cáo, mục đích cuối cùng của báo cáo và các nhân viên cụ thể cần đóng góp thông tin cần thiết cho việc hoàn thành báo cáo. Điều quan trọng là xác định số lượng tài nguyên kinh doanh sẽ được viết vào báo cáo và so sánh giá trị của các tài nguyên này với lợi nhuận ròng dự kiến từ việc tạo ra báo cáo. Nếu nhiều tài nguyên có giá trị là cần thiết để viết báo cáo, nhưng báo cáo sẽ chỉ tạo ra một lợi ích nhỏ, thì đó không phải là một dự án hiệu quả. Một hình thức giao tiếp kinh doanh ít tốn thời gian hơn, chẳng hạn như một bản ghi nhớ, có thể là những gì cần thiết.
Lập kế hoạch
Khi tất cả các cân nhắc đã được kiểm tra và ghi lại, người viết báo cáo - hoặc người đứng đầu dự án nếu một số nhà văn đang tạo báo cáo - xây dựng một kế hoạch. Lập kế hoạch là điều cần thiết để giao tiếp kinh doanh hiệu quả, không nơi nào khác hơn là viết báo cáo. Một kế hoạch toàn diện để viết báo cáo bao gồm dòng thời gian để tạo ra báo cáo, các tài liệu cần thiết, một danh sách tất cả những người đóng góp và tất cả các vật tư và tài liệu thế chấp cần thiết, như tác phẩm nghệ thuật.
Sản xuất
Sản xuất là bước quan trọng trong tất cả các dự án truyền thông kinh doanh. Trong viết báo cáo, sản xuất có thể mất ít nhất một ngày hoặc lâu nhất là vài tháng, tùy thuộc vào phạm vi của dự án. Điều quan trọng là phải tham khảo kế hoạch định kỳ trong các dự án viết báo cáo dài để đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng để hoàn thành kịp thời gian.
Ôn tập
Một báo cáo thường được xem xét bởi ít nhất là người viết trước khi nó được gửi đến người nhận cuối cùng. Ngữ pháp và văn phong tốt là cần thiết cho tất cả các giao tiếp kinh doanh, do đó, đánh giá nên bao gồm - tối thiểu - một đánh giá về chính tả và dấu câu. Nếu thời gian cho phép, cần thực hiện đánh giá sâu rộng hơn về nội dung. Nếu có thể, người đọc thử phải là người đang xem tài liệu một lần nữa; "Đôi mắt mới" có khả năng phát hiện lỗi chính tả hoặc các vấn đề ngữ pháp mà một người nào đó có liên quan chặt chẽ trong việc tạo ra báo cáo có thể không nắm bắt được.
Chuyển
Cung cấp báo cáo có thể có nhiều hình thức: Báo cáo có thể được trình bày dưới dạng trình chiếu và thảo luận, được in và gửi toàn bộ email cho người nhận hoặc chia thành nhiều phần và được gửi trong vài tuần cho những người nhận khác nhau. Một phiên bản ngắn hơn của một báo cáo dài có thể được trình bày, trong khi phiên bản đầy đủ được cung cấp bằng bản in. Phương thức phân phối được quyết định bởi độ dài của báo cáo, sự sẵn có của người viết để trình bày các phát hiện và vị trí địa lý của người nhận.
