Các doanh nghiệp tài trợ cho các dự án mà quản lý cấp trên tin rằng rất quan trọng đối với thành công của họ. Nhưng một mình tài trợ cho một dự án không đảm bảo rằng khi một dự án kết thúc, một công ty sẽ tốt hơn so với trước đây.
Có rất nhiều lý do một công ty có thể được hưởng lợi từ một dự án. Một người quản lý dự án đặc biệt có thể đưa đội ngũ của mình đi đúng hướng. Hoặc, do đào tạo xuất sắc và kinh nghiệm làm việc, một nhóm có thể áp dụng tất cả các thực hành đúng. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, việc sử dụng các công cụ quản lý dự án giúp.
Các công cụ quản lý dự án như biểu đồ PERT và cấu trúc phân chia công việc có thể cải thiện khả năng của nhóm bằng cách cung cấp hướng dẫn ngay cả khi nhóm dự án sở hữu tất cả kiến thức và nhiều năm thực hành.
Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh ngang liệt kê các hoạt động của dự án, cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi hoạt động, được hiển thị theo định dạng lịch. Biểu đồ Gantt không minh họa mối quan hệ giữa hoạt động này với hoạt động khác, nhưng mỗi hoạt động được tham chiếu trong biểu đồ Gantt trùng với hoạt động trong cấu trúc phân chia công việc, phân chia công việc dự án thành các giai đoạn và gói công việc.
Biểu đồ Gantt cũng bao gồm các cột để ghi lại thời lượng và tỷ lệ phần trăm hoàn thành của mỗi nhiệm vụ. Số ngày làm việc mà hoạt động đã được xử lý, số ngày dự kiến hoàn thành hoạt động và những ngày còn lại cũng được ghi lại trên biểu đồ. Những số liệu này minh họa tiến độ công việc theo kế hoạch so với thực tế.
Biểu đồ Pert
Một kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình hoặc biểu đồ PERT được sử dụng để lập kế hoạch thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án và kiểm soát các nhiệm vụ dự án. Sử dụng biểu đồ PERT hoặc sơ đồ mạng, lãnh đạo dự án có thể chỉ định và lên lịch theo trình tự từng nhiệm vụ mà các thành viên trong nhóm phải hoàn thành để hoàn thành mục tiêu dự án và nêu rõ thời gian cần thiết cho mỗi mục tiêu.
Biểu đồ PERT minh họa mối tương quan giữa các tác vụ bằng cách xác định các tác vụ nào chạy song song với nhau và tác vụ nào phải xảy ra theo trình tự. Các cột mốc dự án - các sự kiện đánh dấu kết quả cuối cùng của một loạt các hoạt động - cũng được xếp hạng.
Ngoài ra, biểu đồ PERT bao gồm ba ước tính cho mỗi hoạt động của dự án: thời gian ngắn nhất để hoàn thành một hoạt động, thời gian mà LÊ có thể được yêu cầu để hoàn thành một hoạt động và thời gian dài nhất mà hoạt động có thể yêu cầu.
Phân tích đường dẫn quan trọng
Phân tích đường dẫn quan trọng là một công cụ được sử dụng cho các dự án yêu cầu hoàn thành các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau. Đường dẫn quan trọng kết hợp danh sách các hoạt động dự án được chỉ định trong cấu trúc phân chia công việc, thời gian hoàn thành cho từng hoạt động và xác định các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn điểm cuối, bao gồm các mốc và các mục có thể phân phối.
Thời gian hoàn thành cho tập hợp các hoạt động trong đường dẫn quan trọng được tính tổng và bằng lượng thời gian lớn nhất mà dự án có thể yêu cầu hoàn thành. Các hoạt động tuần tự phải được hoàn thành đúng thời gian để dự án hoàn thành đúng hạn.
Ma trận phân công trách nhiệm
Ma trận phân công trách nhiệm hoặc công cụ RACI cảnh báo các bên liên quan của dự án cho các thành viên trong nhóm được phân công trách nhiệm dự án cụ thể và cho các công việc mà các cá nhân phải chịu trách nhiệm.
Khi công cụ tên lửa xâm nhập, ma trận RACI cho biết ai chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ, hoặc ai sẽ thực hiện một nhiệm vụ và các cá nhân sẽ đóng góp vào việc hoàn thành nhiệm vụ. Ma trận cũng chỉ định ai chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ và ai có thẩm quyền ra quyết định liên quan đến nhiệm vụ. Cũng được nêu là tên của những người có thể được tư vấn liên quan đến nhiệm vụ và những người cần được thông báo về tiến trình mà nhóm thực hiện trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ.
Cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một mô hình dự án hoặc đồ thị chia công việc dự án thành các nhiệm vụ. WBS dự án minh họa mối tương quan giữa các nhiệm vụ và giữa các nhiệm vụ và sản phẩm cuối cùng của dự án.
WBS kết hợp các tiểu dự án và chỉ ra trách nhiệm của dự án, các yêu cầu về nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
