Một mối quan hệ kinh doanh mạnh mẽ và lành mạnh có thể bắt đầu bằng một lá thư chính thức. Điều này đặc biệt đúng khi làm việc với các nhà nhập khẩu và xuất khẩu quốc tế. Bạn có thể không có cơ hội gặp mặt trực tiếp, vì vậy một lá thư chuyên nghiệp có thể là sự thay thế tốt nhất. Viết thư này cần sự siêng năng và cân nhắc.
Định dạng thư của bạn một cách chuyên nghiệp, với logo của công ty, thông tin liên hệ và thông tin cá nhân của bạn nằm ở đầu trang. Ngoài ra, bao gồm thông tin liên hệ kinh doanh của nhà nhập khẩu và lời chào phù hợp. Văn bản phải được căn bên trái, không có vết lõm cho đoạn văn và với khoảng cách dòng đơn.
Thu hút sự chú ý của nhà nhập khẩu trong đoạn đầu tiên bằng cách làm nổi bật điểm bán hàng quan trọng của bạn. Nhấn mạnh điểm khác biệt làm cho sản phẩm của bạn tốt nhất trên thị trường. Bạn có thể có giá thấp nhất, các tính năng tốt nhất hoặc thời gian quay vòng nhanh nhất từ khi đặt hàng đến khi giao hàng. Bạn không cần phải phóng đại nhưng hãy chắc chắn nói rõ lợi thế của công ty bạn.
Cung cấp thêm thông tin về công ty của bạn và nền tảng của nó trong đoạn thứ hai. Giải thích về việc bạn đã kinh doanh được bao lâu và bạn đang ở đâu. Mô tả chính xác những gì bạn sản xuất và trong khối lượng. Ngoài ra, giải thích một số khách hàng hiện tại của bạn là ai và cung cấp chúng làm tài liệu tham khảo.
Cung cấp thêm thông tin về các tính năng của sản phẩm của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm kỹ thuật như phần cứng máy tính, thiết bị mạng hoặc dược phẩm. Các nhà nhập khẩu sẽ muốn biết càng nhiều thông số kỹ thuật càng tốt. Bạn thậm chí có thể bao gồm các sơ đồ hoặc mô hình trên một tệp đính kèm riêng.
Thuyết phục người đọc rằng công ty của bạn là tốt nhất để làm việc và bạn có thể cung cấp như đã hứa. Phác thảo các điều khoản thanh toán, thời gian quay vòng, thông tin hậu cần và giá cả. Để thư ngỏ để đàm phán và theo dõi. Đóng ghi chú với một dấu hiệu duyên dáng.
