Phân tích khoảng cách là một công cụ hữu ích để giúp một tổ chức tập trung vào bức tranh lớn. Bằng cách xác định nơi mà một công ty hiện đang đứng và nơi mà nó muốn trở thành, việc tách biệt các phương pháp và chiến lược sẽ đạt được mức hiệu suất mong muốn sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Một định nghĩa thực tế
Khái niệm phân tích khoảng cách thực sự là một điều rất đơn giản. Trong thực tế, nhiều người sử dụng một số hình thức phân tích khoảng cách hàng ngày. Ngay khi một người nói, tôi muốn giảm 10 pound, anh ấy đang thực hiện một loại phân tích khoảng cách trong đầu, bởi vì anh ấy đã xác định được cân nặng hiện tại của mình và cân nặng của anh ấy là bao nhiêu.
Lợi ích của phân tích khoảng cách là, bằng cách xác định khoảng cách, việc hình thành kế hoạch hành động để giảm thiểu khoảng cách đó sẽ dễ dàng hơn. Lấy ví dụ về giảm cân, một chiến lược sẽ được phát triển để giảm 10 pound không mong muốn (nghĩa là, sự kết hợp của chế độ ăn kiêng và tập thể dục tạo ra sự thiếu hụt calo).
Yêu cầu thông tin
Để có thể thực hiện phân tích khoảng cách một cách thích hợp, có một số điều kiện tiên quyết cần ghi nhớ. Đầu tiên, người, hoặc người, liên quan đến việc thực hiện phân tích khoảng cách (nhà phân tích) cần có sự hiểu biết khách quan về các vấn đề cần được giải quyết. Một phần của sự hiểu biết này sẽ là để hiểu những thông tin có liên quan. Thứ hai, nhà phân tích cũng sẽ cần phải biết những tài sản thực sự có sẵn. Những tài sản này có thể là tài nguyên thông tin, hồ sơ công ty, chính sách và thủ tục, tài chính, v.v. Cuối cùng, nhà phân tích phải hiểu những rào cản và thách thức phải đối mặt trong việc đạt được hiệu suất mục tiêu.
Việc sử dụng phân tích khoảng cách
Các công cụ phân tích khoảng cách bao gồm từ các phương pháp thống kê tiên tiến đến đặt câu hỏi đơn giản, Tại sao chúng ta không nhắm mục tiêu? Tuy nhiên, ba mô hình có tầm quan trọng đặc biệt - mô hình McKinsey 7-S, mô hình ngẫu nhiên Burke-Litwin và Nadler và Mô hình tổ chức Tushman.
Mô hình 7-S McKinsey
Mô hình 7-S McKinsey được đặt theo tên của công ty tư vấn cùng tên. Mô hình về cơ bản là một khung để thực hiện phân tích khoảng cách. Mô hình 7-S phác thảo bảy nhóm: Chiến lược, Cấu trúc, Hệ thống, Phong cách, Nhân viên, Giá trị chung và Kỹ năng.
Nhà phân tích chỉ cần cắm vào trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn của từng nhóm. Trong khi các nhóm là hiển nhiên và đơn giản là khá tốt đẹp, các nhóm cũng được tích hợp cao. Vấn đề với sự tích hợp cao là ngay khi khía cạnh nhỏ nhất của một thay đổi, tất cả đều thay đổi. Những thay đổi này có thể xảy ra theo những cách khá bất ngờ vì các nhóm rất tập trung vào con người. Bất cứ lúc nào yếu tố con người là một điểm xác định, mong muốn định nghĩa tiếp theo là động.
Do đó, khung này sẽ không phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Mô hình 7-S hoạt động tốt nhất trong các môi trường như sản xuất vì có một số lượng lớn người trong lực lượng lao động và thực tế này giúp giảm thiểu biến động, vì nó sẽ ảnh hưởng đến phân tích.
Người mẫu giản dị Burke-Litwin
Mô hình Burke-Litwin, được tạo bởi W. Warner Burke và George H. Litwin, là một mô hình về hiệu suất và thay đổi của tổ chức. Mô hình tập trung đặc biệt vào quản lý thay đổi. Các biến được chia thành hai nhóm - yếu tố chuyển đổi và yếu tố giao dịch.
Các yếu tố chuyển đổi bao gồm môi trường, lãnh đạo, văn hóa của tổ chức và chiến lược. Một yếu tố được cho là biến đổi khi sự thay đổi của yếu tố đó sẽ biến đổi hoạt động của tổ chức theo một cách cơ bản nào đó. Những yếu tố này rất khó thay đổi vì chúng gắn liền với các hệ thống niềm tin về cách công ty nên điều hành; những thay đổi nói chung là kết quả của các yếu tố bên ngoài.
Các yếu tố giao dịch được đặt tên như vậy bởi vì chúng tạo thành các giao dịch hàng ngày của một doanh nghiệp. Cải thiện các yếu tố này có thể được nhìn thấy trong các sáng kiến cải tiến chất lượng và các sáng kiến hiệu quả, ví dụ.
Vấn đề chính với mô hình Burke-Litwin là không có dòng chảy rõ ràng từ biến này sang biến khác. Kết quả là, một công ty có thể xác định các yếu tố chuyển đổi và giao dịch của mình, nhưng điều này không thực sự cải thiện tình hình.
Mô hình đồng hóa tổ chức của Nadler và Tushman
Mô hình này là phổ biến nhất của các công cụ phân tích khoảng cách. Nó rất dễ thực hiện và hiểu. Mô hình, được phát triển bởi David A. Nadler và Michael L. Tushman, xem xét các quy trình của chính doanh nghiệp và chia các quy trình đó thành ba nhóm riêng biệt - Đầu vào, Chuyển đổi và Đầu ra.
Đầu vào sẽ bao gồm môi trường mà doanh nghiệp hoạt động, các tài nguyên mà nó sở hữu (cả hữu hình và vô hình) và văn hóa của công ty. Việc chuyển đổi bao gồm các hệ thống tại chỗ, con người và các nhiệm vụ. Về cơ bản, biến đổi bao gồm mọi thứ biến đổi đầu vào thành đầu ra. Đầu ra có thể xảy ra ở cấp độ hệ thống, nhóm hoặc cá nhân.
Khi sử dụng mô hình Nadler và Tushman, hãy nhớ rằng mô hình đó là động; nó sẽ, và phải, thay đổi theo thời gian. Ngoài ra, sự phù hợp, hoặc phù hợp, giữa các thành phần khác nhau là lý do tại sao công ty thực hiện như vậy, vì vậy, đặc biệt chú ý để xác định cách các yếu tố phù hợp với nhau. Càng phù hợp, hiệu suất của công ty càng tốt. Mô hình này hoạt động như một khuôn khổ để giúp nhà phân tích sắp xếp các yếu tố khác nhau của một công ty để đáp ứng hiệu quả với môi trường bên ngoài và các điều kiện bên trong.
