Khi bạn nộp đơn xin tài trợ, bạn thường sẽ được yêu cầu nộp ngân sách đề xuất cùng với phần còn lại của đề xuất của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, ngân sách đó cần phải được kèm theo một tường thuật về ngân sách. Phần này trong gói đề xuất tài trợ của bạn giúp giải thích và quan trọng hơn là chứng minh các con số trong ngân sách đề xuất của bạn. Một tường thuật ngân sách mạnh mẽ, được hỗ trợ và được viết tốt giúp thuyết phục những người phụ trách trao giải thưởng cho rằng tổ chức và dự án của bạn là người chiến thắng trong một nhóm ứng cử viên đa dạng.
Tường thuật ngân sách là gì?
Mặc dù các chương trình tài trợ thường yêu cầu người nộp đơn phải đáp ứng các hướng dẫn cụ thể của chương trình, hầu hết các gói tài trợ đều yêu cầu đề xuất bao gồm ngân sách theo kế hoạch và tường thuật ngân sách đi kèm. Tường thuật có thể được chứa trong một phần riêng biệt của đề xuất hoặc có thể được thêm vào ngân sách dưới dạng các gạch đầu dòng hoặc ghi chú được đính kèm với các mục ngân sách cụ thể. Mặc dù mục đích của phần ngân sách là mang đến cho người đọc một ấn tượng tức thì về các con số, nhưng câu chuyện nên được thiết kế để chứng minh ngân sách, cả về tổng thể và theo cách phân chia thành từng mục. Biện minh đầy đủ và chính xác cho từng mục ngân sách là đặc biệt quan trọng đối với các khoản tài trợ lớn. Các chi tiết tường thuật phải giúp giải thích cho độc giả về cách thức và nơi các quỹ tài trợ sẽ tạo ra tác động tích cực, nếu đề xuất được chấp nhận.
Chức năng của tường thuật ngân sách là gì?
Mục đích của tường thuật ngân sách là để giải thích và chứng minh chi phí dự kiến cho kế hoạch đề xuất. Để có hiệu quả, một bài tường thuật ngân sách phải được viết rõ ràng và súc tích bằng ngôn ngữ đơn giản. Tường thuật giải thích tại sao mỗi chi phí cụ thể là cần thiết để đạt được các mục tiêu đề xuất của chương trình và các mục tiêu của chương trình cấp phát Để làm cho công việc dễ dàng hơn và đơn giản hơn, hãy tạo cả ngân sách và tường thuật ngân sách của bạn cùng một lúc. Công việc bạn làm để tạo một phần sẽ nhất thiết phải thông báo và định hình phần khác, và ngược lại.
Làm thế nào để bạn tổ chức một tường thuật ngân sách?
Nói chung, các tường thuật về ngân sách sẽ được tổ chức theo các dòng của tổ chức ngân sách, vì mục đích của nó là làm rõ và biện minh cho ngân sách. Tạo một tường thuật bắt chước cấu trúc tổ chức của chính ngân sách giúp củng cố dữ liệu của bạn và ý nghĩa của một đề xuất gắn kết cho người đọc của bạn.
Bắt đầu bằng cách phân loại từng phần của bài tường thuật của bạn theo cách mà ngân sách tự làm. Bạn có thể muốn viết một phần riêng cho các mặt hàng đắt tiền khác thường, thay vì nhóm chúng thành một đoạn duy nhất. Mặt khác, đối với hầu hết các phần, mỗi mục nên được bao gồm trong đoạn riêng của nó, dưới thể loại thích hợp. Bao gồm thông tin cụ thể về lý do tại sao chi phí cụ thể đó là cần thiết, làm thế nào nó liên quan đến chương trình của bạn và làm thế nào nó tăng cường các mục tiêu cấp phát. Ngoài ra, bao gồm hỗ trợ bằng văn bản cho mặt hàng, chi phí và nguồn cụ thể, nếu có.
Ví dụ về phân tích ngân sách là gì?
Một ví dụ về phân tích ngân sách bao gồm các loại sau:
- Nhân viên và Tư vấn (hoặc luân phiên chia chúng thành hai loại riêng biệt)
- Lợi ích Fringe
- Du lịch
- Hợp đồng và dịch vụ khác
- Công cụ & Thiết bị
- Vật tư và Vật liệu
- Thu nhập chương trình
- Linh tinh
Các khoản tài trợ mà bạn đang áp dụng có thể có các yêu cầu cụ thể của riêng họ cho đề xuất nói chung hoặc tường thuật ngân sách và ngân sách nói riêng. Luôn kiểm tra các yêu cầu cấp của bạn trước khi hoàn thành đề xuất và tường thuật ngân sách. Hầu hết các khoản tài trợ dự kiến các mục ngân sách sẽ được phân loại.
Viết như thể cho một người bạn
Để có hiệu quả, nội dung của một bài tường thuật ngân sách phải cụ thể, hợp lý, thực tế và được tổ chức tốt. Hãy nhớ rằng mục đích của bài tường thuật là để biện minh cho các chi phí và chi tiêu được đề xuất, và để chứng minh rằng chúng đều được bảo hành và cần thiết. Để tạo bản nháp tường thuật cho từng phần và mục ngân sách, hãy tiếp cận nhiệm vụ như thể bạn đang giải thích cho một người bạn quan tâm hoàn toàn không liên quan đến chương trình, công ty của bạn, tài trợ hoặc tổ chức tài trợ. Người này muốn biết nhiều hơn nhưng thiếu nền tảng chuyên môn hoặc từ vựng để hiểu mục tiêu của bạn theo bản năng. Bạn cần phải giải thích điều đó với người bạn quan tâm, thiếu kinh nghiệm này bằng cách sử dụng các thuật ngữ rõ ràng, đơn giản và lý luận đơn giản.
Viết từng phần tường thuật như thể bạn đang nói chuyện trực tiếp với người này. Điều này sẽ giúp bạn tạo một tường thuật quy trình với một luồng hội thoại bằng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng. Khi bạn đã viết một bản tường thuật hoàn chỉnh bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn có thể quay lại và sửa lại văn bản để trôi chảy hơn và khắc phục mọi vấn đề dễ đọc.
Lặp lại các số cho rõ ràng
Lặp lại giá chính xác trong bài tường thuật của bạn, giả sử bài tường thuật của bạn sẽ nằm trong một phần riêng biệt trong đề xuất của bạn. Điều này giúp người đọc dễ dàng hiểu ngân sách của bạn hơn và các chi tiết về cách các khoản tiền sẽ được sử dụng. Nếu ngân sách của bạn dựa trên các dự báo, hãy giải thích cách bạn ước tính chi phí và nếu bạn có bất kỳ trích dẫn hoặc ước tính bằng văn bản nào từ các nhà cung cấp bên ngoài, hãy đính kèm chúng vào đề xuất của bạn dưới dạng phụ lục.
Ngoài ra, hãy tiếp tục với giả định rằng người đọc của bạn sẽ không nhất thiết phải hiểu cách sử dụng từng mục hoặc mục đích của nó là gì để đạt được mục tiêu của bạn. Bao gồm các mô tả rõ ràng về cách mục sẽ được sử dụng hoặc những gì dịch vụ đóng góp cho chương trình đề xuất của bạn.
