Một văn phòng không có máy sao chép là hầu như không nghe thấy. Ngay cả trong sự thúc đẩy hiện đại cho giao tiếp không cần giấy tờ, máy sao chép vẫn là một thiết bị có giá trị giúp cuộc sống văn phòng vận hành trơn tru hơn một chút. Cho dù đó là fax biểu đồ y tế hoặc in chương trình họp, máy photocopy có vô số công dụng, bắt đầu với việc sử dụng ban đầu: tạo bản sao.
Bản sao khối lượng lớn và chất lượng cao
Các máy sao chép cơ bản nhất chỉ được sử dụng để tạo bản sao.Bạn có thể sử dụng chúng để sao chép ảnh hoặc tài liệu có kích thước khác nhau, và phần ngọn được bản lề để cho phép sách, chất kết dính và các tài liệu cồng kềnh khác được sao chép. Bản sao có thể được thực hiện trong màu đen và trắng hoặc màu đầy đủ.
Máy photocopy tạo ra một khối lượng lớn các bản sao trong một khoảng thời gian tương đối ngắn mà không làm giảm chất lượng. Chất lượng của các bản sao được tạo ra bởi một máy photocopy liên quan đến công nghệ được gọi là xerography. Xerography sử dụng mực và điện tích tĩnh để tạo bản sao khô. Điều này ngăn các bản sao mới được dán dính vào nhau và bôi bẩn, đó là một trong những lợi thế chính của việc sử dụng máy photocopy so với máy in cho một số lượng lớn bản sao.
Không chỉ là một máy sao chép
Khi công nghệ đã phát triển, nó trở nên có thể làm được nhiều hơn với một máy duy nhất. Máy photocopy bây giờ có thể làm nhiều hơn là chỉ tạo bản sao, nhưng khả năng của máy photocopy phụ thuộc hoàn toàn vào nhãn hiệu và kiểu máy.
Máy sao chép bây giờ thường xuyên tăng gấp đôi như máy in, máy quét và máy fax. Một số máy photocopy kỹ thuật số cũng có khả năng cho phép bạn quét tài liệu trực tiếp vào tệp đính kèm email, để in từ thẻ USB hoặc thẻ SD và in các mục phức tạp, chẳng hạn như sách nhỏ. Một số được kết nối với internet và có thể được sử dụng để in tài liệu từ điện thoại di động.
Các tính năng máy sao chép hữu ích khác
Máy photocopy có các chức năng khác hợp lý hóa các nhiệm vụ thay vì đe dọa. Bạn có thể yêu cầu máy sao chép đối chiếu các tài liệu theo một cách nhất định để làm cho chúng dễ dàng phân phát dưới dạng gói hơn. Bạn cũng có tùy chọn để dập tài liệu hoặc bấm lỗ ba lỗ.
Máy sao chép cũng sẽ in hai mặt mà không yêu cầu bạn gỡ và lật giấy, như bạn phải làm với một số máy in. Bạn thậm chí có thể phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu hoặc hình ảnh, ví dụ như in tài liệu A3 trên giấy A4 hoặc thu nhỏ ảnh để khớp với khung.
Nói tóm lại, máy photocopy có thể đã bắt đầu như những máy sao chép đơn giản, nhưng chúng đã phát triển thành những con ngựa nhiều mặt. Máy photocopy tốt nhất cho các chủ doanh nghiệp nhỏ là những máy có chức năng bạn cần ở mức giá hoàn hảo. Chẳng hạn, bạn có thể thấy rằng có một máy fax riêng rẻ hơn, nhưng điều ngược lại cũng có thể đúng - việc mua một máy photocopy đa chức năng cho văn phòng có thể phản ánh một khoản tiết kiệm. Nghiên cứu mô hình và đánh giá nhu cầu của bạn trước khi đưa ra quyết định.
