Một sổ cái chung (GL) có năm phần: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Mỗi phần này là một sổ cái kế toán hoặc sổ sách riêng, vì vậy GL là những gì được đề cập khi nói về sách của công ty bạn. Mỗi sổ cái có một số tài khoản, vì vậy sổ cái chi phí của bạn sẽ chứa các tài khoản này: tiền thuê nhà, điện thoại, điện nước, đồ dùng văn phòng và tất cả các loại chi phí cá nhân khác bạn có thể có trong doanh nghiệp của mình.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
12 tháng sao kê ngân hàng
-
Biểu đồ tài khoản (COA)
Tổ chức hệ thống sổ cái của bạn
Kiểm tra báo cáo ngân hàng của bạn và tổng hợp danh sách các chi phí hàng tháng, chi phí hàng quý và hàng năm và một danh sách chi phí khác như đồ dùng văn phòng, tiếp thị, giải trí và du lịch. Sử dụng các danh sách này trong việc thiết lập biểu đồ tài khoản của bạn.
Thiết lập biểu đồ tài khoản của bạn. Các sổ cái khác nhau trong COA của bạn được đánh số theo truyền thống như sau: 1000-1999 tài sản, nợ 2000-2999, vốn chủ sở hữu 3000-3999, doanh thu 4000-4999, chi phí bán hàng 5000-5999, chi phí tiếp thị & vô hình 6000-6999, 7000 -7999 doanh thu khác, 8000-8999 chi phí hành chính, du lịch, nhân sự và kinh doanh linh tinh.
Sổ cái chi phí tiếp thị & vô hình có thể bao gồm 6000-6099 chi phí chung, 6100 quảng cáo, 6200 phí tài chính, 6300 quyên góp từ thiện, 6400 khấu hao, 6500 lợi ích của nhân viên, 6600 thuế, 6700 bảo hiểm. Mỗi danh mục sẽ được chia thành các danh mục con được đánh số như bảo hiểm của cảnh sát viên và giám đốc, bảo hiểm lỗi và thiếu sót, bảo hiểm trách nhiệm, bảo hiểm xe cộ và bất kỳ bảo hiểm nào khác mà bạn mang theo.
Sổ cái chi phí hành chính, du lịch, nhân sự và chi phí kinh doanh linh tinh có thể bao gồm các danh mục con như 8100 tiền thuê nhà, 8200 tiện ích điện, 8300 Internet, 8400 điện thoại, 8500 pháp lý, kế toán & tư vấn, 8600 tiền lương và tiền lương, 8650 thuế biên chế, 8700 văn phòng, 8800 sửa chữa và bảo trì, và các chi phí khác của kinh doanh.
Lấy một trong những hóa đơn hiện tại của bạn, một hóa đơn tiện ích. Đánh dấu số tài khoản sổ cái của bạn trên đó. Xem dưới danh mục hành chính, du lịch, nhân sự và linh tinh của COA của bạn và tìm danh mục 8200 tiện ích điện. Nếu bạn tách biệt các tiện ích trong kho của bạn với các tiện ích cho văn phòng và các tiện ích cho phòng trưng bày, bạn nên tạo số tài khoản cho từng loại đó để hóa đơn tiện ích kho của bạn có thể là 8220, văn phòng 8230 và showroom 8240.
Lời khuyên
-
Phần mềm kế toán, như QuickBooks, đã loại bỏ nhiều công việc cơ bản của kế toán như thiết lập Sổ Cái và Biểu đồ Tài khoản, nhưng bạn có thể muốn tham khảo ý kiến của kế toán viên để đảm bảo rằng bạn đang thiết lập COA đúng cách. Lý do của COA là tổ chức các loại doanh thu và chi phí khác nhau cho mục đích thuế.
Cảnh báo
Đừng để thuật ngữ "tài khoản" trong kế toán bị nhầm lẫn với tài khoản trong ngân hàng. Trong kế toán, nó đề cập đến một hệ thống hoặc tổ chức các mục vào các danh mục để chúng có thể dễ dàng tách biệt để làm cho việc chuẩn bị thuế cuối năm dễ dàng hơn.
