Giải thích các chính sách kinh doanh thường bao gồm giải thích các thủ tục của công ty, thường được viết bằng ngôn ngữ quan liêu, cho các khách hàng đã bị kích thích và khó chịu. Bằng cách thừa nhận sự thất vọng của họ và sử dụng ngôn ngữ đơn giản và thông thường để mô tả những gì cần thiết từ khách hàng để tiến hành, đại diện dịch vụ khách hàng có thể khuếch tán tình huống căng thẳng, tối đa hóa cơ hội thực hiện giao dịch thành công và cung cấp gợi ý cho các thông tin khác, như tài liệu quảng cáo, liên kết trang web và các số điện thoại khác để được giúp đỡ và hỗ trợ.
Sao lưu chính sách kinh doanh bằng cách mô tả cách nó giúp hợp lý hóa các giao dịch kinh doanh thực sự giúp khách hàng về lâu dài. Cung cấp chi tiết về lý do tại sao các thay đổi đối với các chính sách trước đó làm cho chính sách hiện tại có lợi hơn về mặt lợi ích lâu dài. Trích dẫn bất kỳ luật pháp, nghiên cứu được thực hiện, phản hồi của khách hàng thu được hoặc thông lệ kinh doanh thông thường củng cố việc thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Thu hút khách hàng vào việc giải thích bất kỳ chính sách kinh doanh nào. Yêu cầu phản hồi thẳng thắn về cách các quy tắc ảnh hưởng đến kinh doanh của họ. Ví dụ: ghi lại đầu vào với các khảo sát trực tuyến bằng các ứng dụng phần mềm miễn phí như Qualtrics, Zoomerang hoặc SurveyMonkey. Xuất bản kết quả của bạn để khách hàng có thể thấy rằng bạn đã nghiêm túc phản hồi và có ý định hành động theo đề xuất của họ. Ví dụ, giảm giờ dịch vụ khách hàng có thể tác động tiêu cực đến doanh nghiệp của khách hàng nhưng giảm chi phí chung, do đó, lợi ích của các chính sách đó phải được làm rõ hoặc không hài lòng.
Giải thích các lựa chọn thay thế. Nếu cách giải thích hiện tại về chính sách kinh doanh cho tổ chức của bạn khiến khách hàng không thể kinh doanh với bạn, hãy kiểm tra các tùy chọn, đặc biệt nếu tài khoản khách hàng đưa ra các cơ hội sinh lợi hoặc thể hiện sự trung thành đáng kể. Tránh làm tổn hại danh tiếng của công ty bạn bằng cách giữ lập trường vững chắc mà không xem xét các khả năng khác. Ví dụ: đề xuất các tùy chọn khác để xử lý các yêu cầu của khách hàng, chẳng hạn như công nghệ truyền thông xã hội, bao gồm wiki, blog và diễn đàn. Giáo dục khách hàng về các cơ hội và nguồn lực đào tạo có sẵn trên trang web của công ty để trì hoãn và bù đắp sự không hài lòng với các chính sách kinh doanh.
Để lại giải thích nghiêm ngặt để thực hiện nếu khách hàng chống lại. Đề xuất ngày thực hiện cho phép khách hàng có thời gian điều chỉnh chính sách mới của bạn và thực thi chính sách hiện tại. Ví dụ: đảm bảo rằng có đầy đủ tài liệu và hệ thống hỗ trợ trực tuyến trước khi loại bỏ hỗ trợ qua điện thoại cho các sản phẩm và dịch vụ. Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng liên quan đến việc xác nhận rằng các cơ chế hỗ trợ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện tại và khách hàng tương lai. Cung cấp các hội thảo, đào tạo, hội thảo và các hình thức hỗ trợ khác trong việc diễn giải các chính sách kinh doanh của công ty bạn trước khi chấm dứt dịch vụ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.
