Bất cứ ai, người làm việc cho một công ty đều quen thuộc với các hướng dẫn về chính sách và thủ tục và những người anh em họ, súc tích hơn, sổ tay nhân viên. Hướng dẫn về chính sách và thủ tục phục vụ hai mục đích, để đáp ứng các yêu cầu pháp lý như tuyển dụng và các vấn đề môi trường, và để làm rõ sứ mệnh và tầm nhìn của công ty thông qua các hướng dẫn chi tiết được cân nhắc kỹ lưỡng. Một chính sách phác thảo những gì một công ty muốn nhân viên làm để đạt được các mục tiêu của tổ chức và các quy trình mô tả chi tiết cách thực hiện các chính sách đó. Lý tưởng nhất, một công ty sẽ tuân theo một công thức đơn giản: Thiết lập các tuyên bố về sứ mệnh và tầm nhìn, phát triển các mục tiêu chiến lược, tạo ra các chính sách hỗ trợ và đưa ra các quy trình chiến thuật để thực hiện các chính sách.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Luật áp dụng
-
Thỏa ước lao động tập thể, nếu có
Phát triển một quy trình và cấu trúc và tập hợp một nhóm (nếu bạn không phải là ống dẫn duy nhất của dự án). Quyết định về trách nhiệm của thành viên trong nhóm, bao gồm nghiên cứu, viết, các vấn đề pháp lý, cơ chế phê duyệt và phương pháp sản xuất. Mặc dù hầu hết các công ty cung cấp tài liệu cho nhân viên ở định dạng điện tử, bạn cũng sẽ cần in các bản sao cứng. Xác định các trưởng nhóm và liên hệ cho từng bước của quy trình. Tiến hành một cuộc họp tổ chức để quyết định cách thức hướng dẫn sử dụng vật lý theo từng chương và từng bước.
Địa chỉ các khía cạnh pháp lý của hướng dẫn. Bao gồm các đoạn giải quyết cơ hội bình đẳng, quấy rối tình dục, phân biệt đối xử và thử nghiệm ma túy. Đảm bảo rằng không có từ ngữ nào trong hướng dẫn sử dụng vi phạm luật hiện hành hoặc mâu thuẫn với thỏa thuận lao động. Thiết lập một liên hệ pháp lý của công ty để xem xét và phê duyệt hướng dẫn cho các vấn đề pháp lý. Tiêu cực và tra tấn là mối quan tâm pháp lý phổ biến nhất đối với các công ty, và các hướng dẫn về chính sách và thủ tục ràng buộc về mặt pháp lý đối với các công ty. Hầu hết các hành vi vi phạm của các công ty là vô ý, nhưng nếu hướng dẫn sử dụng kém, bị bỏ qua hoặc không có giải thích rõ ràng về hậu quả của các hành động của nhân viên, các vấn đề pháp lý có thể phát sinh.
Bao gồm các nhiệm vụ và tuyên bố tầm nhìn của công ty và lịch sử của nó. Giải thích cách các chính sách và thủ tục phục vụ để hỗ trợ và củng cố các giá trị được nêu.
Viết về lợi ích. Bao gồm các vấn đề lợi ích bắt buộc như An sinh xã hội, trợ cấp thất nghiệp, bồi thường lao động, cân nhắc quân sự (ví dụ về nhiệm vụ dự trữ) và nghỉ phép gia đình. Đồng thời phác thảo các lợi ích không bắt buộc như kỳ nghỉ, làm thêm giờ, thời gian tính toán, bảo hiểm, kế hoạch nghỉ hưu và nghỉ hưu (bao gồm bất kỳ điều khoản 401k nào), và nghỉ phép và nghỉ phép.
Phát triển và duy trì một giai điệu viết tích cực. Thiết lập các tham số trong đó nhân viên có thể đạt được thành công mục tiêu của họ. Tránh, khi có thể, ngôn ngữ mô tả. Việc nói với nhân viên một cách nhất quán những gì họ có thể làm hay không nên tạo ra sự căng thẳng, đặc biệt là khi những người làm và không nên cấm những hành vi kém dễ nhận biết.
Tạo một bản nháp và xem xét, hiệu đính và chỉnh sửa, sau đó xem lại, hiệu đính và chỉnh sửa lại.
Gửi dự thảo thông qua quá trình phê duyệt. Có một vài nhân viên không phải là thành viên trong nhóm đọc hướng dẫn cho đầu vào của họ.
Thay đổi hướng dẫn sử dụng sau quá trình phê duyệt và nhận phê duyệt cuối cùng nếu cần thiết. Chuẩn bị hướng dẫn cho sản xuất. Chọn đồ họa hoặc hình ảnh và định dạng hướng dẫn.
Sản xuất hướng dẫn, cả ở dạng bản sao cứng và điện tử. Hãy chắc chắn rằng bạn đã xác định được một người gác cổng của Google cho bất kỳ thay đổi nào trong tương lai.
Lời khuyên
-
Cẩm nang nhân viên nên được giới thiệu ngắn gọn về công ty của bạn, với thông tin chào mừng, định hướng và thảo luận ngắn gọn về các quy tắc, kỳ vọng và lợi ích. Đây có lẽ sẽ là điều đầu tiên nhân viên đọc (trước hướng dẫn về chính sách và thủ tục) và không nên bắt chước hướng dẫn bằng giọng điệu hoặc chi tiết.
Cảnh báo
Nếu nhân viên của công ty bạn được đại diện bởi một công đoàn, thỏa thuận thương lượng tập thể tại chỗ thường sẽ là cơ sở cho hầu hết các chính sách và thủ tục. Hãy cẩn thận để không mâu thuẫn với các thỏa thuận công đoàn với các chính sách và thủ tục.
