Cách kiểm toán nhà cung cấp

Nhà cung cấp chất lượng là một phần cần thiết của một tổ chức vì họ cung cấp dịch vụ tốt và mà bạn sử dụng để phục vụ khách hàng của mình. Các hoạt động kinh doanh của các nhà cung cấp có tác động trực tiếp đến tổ chức của bạn. Nếu bạn có một nhà cung cấp không thể giao sản phẩm đúng hạn, điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của bạn. Kiểm toán một nhà cung cấp là một phần cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng. Bạn có thể quyết định kiểm toán một nhà cung cấp mới vì bạn đang xem xét sử dụng chúng cho nhu cầu kinh doanh của mình hoặc bạn có thể quyết định kiểm toán một nhà cung cấp hiện tại vì một sự cố xảy ra trong quá khứ.

Liên hệ với nhà cung cấp của bạn để sắp xếp thời gian để tiến hành kiểm toán. Hãy chú ý đến phản ứng của nhà cung cấp của bạn, đặc biệt là liệu họ có chấp nhận bạn thực hiện kiểm toán hay không. Đưa bạn đến nhà cung cấp thời gian cân nhắc và cố gắng sắp xếp thời gian kiểm toán có lợi cho cả hai bên.

Phát triển kế hoạch kiểm toán của bạn và xem xét lịch sử chất lượng của nhà cung cấp của bạn. Kế hoạch kiểm toán của bạn được xác định bởi lý do của bạn để thực hiện kiểm toán. Ví dụ: nếu bạn đã gặp phải một số vấn đề sản xuất với nhà cung cấp thì bạn nên dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra khu vực sản xuất.

Đến cơ sở cung cấp của bạn đúng giờ. Điều quan trọng là phải xem xét lịch trình thời gian của nhà cung cấp của bạn. Nếu có thể, cố gắng tránh sắp xếp lại kiểm toán của bạn vì nó làm cho công ty của bạn có vẻ không chuyên nghiệp.

Hãy chú ý đến bãi đậu xe, khu vực đổ rác và khu vực văn phòng phía trước để xem chúng có gọn gàng không. Hãy chú ý nếu bạn được chào đón một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Tất cả những điều này là sự phản ánh của các nguyên tắc của nhóm quản lý nhà cung cấp.

Tham quan các cơ sở. Tìm kiếm bất kỳ lỗi thiết bị hoặc các vấn đề an toàn. Hỏi về bao nhiêu công nhân tạm thời và bao nhiêu nhân viên làm việc tại các cơ sở. Kiểm tra các chính sách vận chuyển của nhà cung cấp và tuân thủ các quy trình sản xuất và lắp ráp. Tài liệu về thái độ của người quản lý trong khi bạn đang tham quan các cơ sở và thực hiện kiểm toán.

Nhìn vào hóa đơn và hợp đồng giá của nhà cung cấp hiện có để đảm bảo rằng nhà cung cấp đang tính phí cho bạn một cách chính xác. Tìm kiếm bất kỳ sự khác biệt nào về giá cả, chẳng hạn như chi phí không chính xác và thay đổi giá được thực hiện trước thời gian dự kiến. Phối hợp với bộ phận tài khoản phải trả của bạn để tìm kiếm mọi sự không nhất quán trong hóa đơn của nhà cung cấp, bao gồm các khoản phí linh tinh không giải thích được và phí vận chuyển và vận chuyển không chính xác.

Xác minh các điều khoản kinh doanh của một nhà cung cấp mới. Sau một vài tháng sử dụng nhà cung cấp mới, bạn nên xem lại một lô mẫu hóa đơn của nhà cung cấp theo từng dòng và hợp đồng kinh doanh để xem các điều khoản có khớp hay không. Nếu bạn thấy sự khác biệt chứng minh rằng bạn đã bị tính phí quá mức, bạn nên liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu hoàn lại tiền.

Ghi chép tốt về những điều bạn đang quan sát. Điều này sẽ hỗ trợ bạn khi đến lúc viết đánh giá của bạn và trình bày cho ban quản lý. Thêm càng nhiều chi tiết cần thiết vào ghi chú của bạn để bạn có thể giải quyết hiệu quả mọi vấn đề.

Viết đánh giá của bạn. Bao gồm trong đánh giá của bạn bất kỳ khuyến nghị và hỗ trợ họ với bằng chứng. Ví dụ: nếu bạn được đề xuất thiết bị mới, hãy ghi lại thiết bị bị lỗi mà bạn nhận thấy trong khi thực hiện kiểm toán. Cung cấp cho nhà cung cấp đánh giá và thảo luận về bất kỳ mối quan tâm nào mà nhà cung cấp của bạn có.