Quản lý dự án rộng rãi đề cập đến quá trình và các hoạt động liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các nguồn lực để đạt được các mục tiêu cụ thể. Các dự án thường bị hạn chế bởi các yếu tố như phạm vi, ngân sách và thời gian, đòi hỏi chức năng quản lý dự án phải tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và tích hợp chúng đúng cách để vượt qua các ràng buộc này và đáp ứng các mục tiêu được xác định trước. Quản lý các hoạt động của dự án có thể được xem như một chuỗi các bước cần hoàn thành, phù hợp với năm giai đoạn xác định vòng đời dự án.
Bắt đầu
Bắt đầu dự án bắt đầu vòng đời dự án và liên quan đến việc tập hợp một nhóm do người quản lý dự án đứng đầu và cung cấp một cái nhìn tổng quan về dự án. Tổng quan thường bao gồm xác định lý do cho dự án, mục tiêu kinh doanh và chiến lược để đạt được kết quả mong muốn. Ngoài ra, một phạm vi sơ bộ, đề xuất ngân sách, các mốc quan trọng và ngày hoàn thành được đưa ra. Giai đoạn này thường liên quan đến các nhà quản lý cấp cao, những người tạo ra một trường hợp kinh doanh cho dự án dựa trên một nghiên cứu khả thi và xây dựng một điều lệ dự án chỉ định tầm nhìn, phạm vi, kỳ vọng và kế hoạch thực hiện dự án.
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch đòi hỏi phải lập biểu đồ tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án và cung cấp ngày hoàn thành nhiệm vụ thực tế. Giai đoạn lập kế hoạch thường liên quan đến việc tạo ra một kế hoạch quản lý dự án để hướng dẫn nhóm. PMP phân tích chi tiết các kỹ năng cần thiết, đánh giá rủi ro, nguồn lực phi lao động và các mốc quan trọng cho từng nhiệm vụ. Nó xác định các bên liên quan và xác định các tiêu chí cần thiết để hoàn thành thành công từng nhiệm vụ - cách thức và thời điểm các hoạt động sẽ được thực hiện, các thủ tục phải tuân thủ, tần suất báo cáo và các kênh liên lạc.
Chấp hành
Trong giai đoạn thực hiện, giải pháp theo kế hoạch được thực hiện để đáp ứng yêu cầu của dự án. Nhóm dự án và các tài nguyên cần thiết được thu thập và sử dụng để tạo đầu ra mong muốn của dự án. Đó là một giai đoạn lặp bao gồm khắc phục sự cố, thử nghiệm và đánh giá để đáp ứng một bộ yêu cầu sản phẩm cụ thể. Người quản lý dự án giám sát việc phân bổ nguồn lực thích hợp để giữ cho dự án đúng tiến độ. Ông cũng duy trì liên lạc với cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài - các thành viên trong nhóm dự án, quản lý điều hành và nhà cung cấp - để thảo luận về tình trạng dự án.
Điều khiển
Giai đoạn kiểm soát bao gồm kiểm tra và giám sát dự án để đảm bảo công việc được thực hiện tuân thủ kế hoạch và đáp ứng mong đợi của các bên liên quan. Mục tiêu là sự chấp nhận dự án của khách hàng. Kết quả dự án được theo dõi liên tục và nếu có bất kỳ sai lệch nào xảy ra hoặc khách hàng yêu cầu thay đổi cụ thể, dữ liệu sẽ được đưa trở lại quy trình thực hiện để thực hiện các hành động khắc phục. Giai đoạn này được hoàn thành khi việc giao hàng - đầu ra cuối cùng của dự án - được khách hàng chấp thuận là đã đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng theo quy định được xác định trong kế hoạch.
Đóng cửa
Giai đoạn đóng cửa thường liên quan đến việc ghi chép lại dự án - một quá trình bắt đầu khi các sản phẩm được giao bởi nhà thầu và chính thức được khách hàng chấp nhận. Tất cả các tài liệu thích hợp được bàn giao, bao gồm tài liệu dự án, hướng dẫn sử dụng và mã nguồn. Tất cả các thủ tục giấy tờ quản trị hợp đồng được hoàn thành, nổi bật bởi các văn bản hợp đồng đã ký kết chấp nhận. Một báo cáo đánh giá dự án chính thức xác định và đánh giá mức độ thành công của dự án cũng như đánh giá quan trọng về bài học kinh nghiệm cũng được đưa ra cho khách hàng.
