Giới thiệu bản thân trực tiếp là điều đơn giản kể từ khi có một quy ước được thiết lập để tuân theo. Lúc nào cũng vậy, bạn sẽ bắt tay với người quen mới và nói cho cô ấy biết tên của bạn. Tiếp cận qua email là khó khăn hơn. Lời chào nào phù hợp? Bạn nên trang trọng như thế nào? Như với bất kỳ giao tiếp kinh doanh nào, có một số quy tắc nhất định bạn nên tuân theo để giữ cho thông điệp của bạn chuyên nghiệp.
Tạo một dòng chủ đề hấp dẫn
Vì tin nhắn của bạn có thể cạnh tranh với 500 người khác trong hộp thư đến của người nhận, nên bạn sẽ cần phải tạo một dòng chủ đề sẽ khuyến khích người nhận mở email của bạn. Đề cập ở đây là ai đó đã giới thiệu bạn - xông Jennifer Williams đề nghị tôi liên hệ với bạn - vì sự quen thuộc có thể khuyến khích khách hàng tiềm năng của bạn nhấp qua. Hoặc, bạn có thể đề cập đến mục đích của email của bạn. Tìm hiểu về các dịch vụ ăn uống của bạn, bạn nên lôi kéo người nhận nhấp vào. Giữ dòng tiêu đề dưới 30 ký tự để nó có thể đọc được trên điện thoại thông minh.
Sử dụng lời chào chính thức
Email được công nhận là một phương thức giao tiếp ít chính thức hơn thư kinh doanh và bạn có thể muốn gửi địa chỉ cho người nhận của mình một cách không chính thức, ví dụ như, Hi Hi. David Điều này tốt nếu bạn biết người đó hoặc anh ta làm việc trong một ngành không chính thức, nhưng Sẽ không phù hợp nếu bạn gửi email cho ai đó trong một ngành bảo thủ như tài chính hoặc chính phủ. Nếu nghi ngờ, thì thưa ông Matterson, người hay đơn giản là ông Mr. Matterson sẽ làm việc tốt
Giới thiệu bản thân
Đặt tên, chức danh công việc và các chi tiết khác sẽ có liên quan đến người nhận. Đây là cơ hội của bạn để tạo kết nối con người với người nhận, ví dụ, bằng cách đề cập đến một trường học, nơi làm việc hoặc ngành công nghiệp mà bạn có chung. Ví dụ, bạn có thể viết, tên tôi tên là Sonia Jindal. Tôi là một đồng nghiệp của UCLA làm việc trong ngành thiết kế đồ họa. Đề cập đến việc làm quen lẫn nhau là một lợi thế vì người nhận có thể dễ tiếp nhận hơn nếu bạn được một người mà cô ấy biết và tin tưởng giới thiệu.
Giải thích những gì bạn muốn
Giải thích lý do tại sao bạn viết. Giữ thông điệp của bạn rõ ràng và súc tích để tránh hiểu lầm. Tôi làm việc cho Công ty ABC và tôi rất muốn kể cho bạn về một sự kiện chúng tôi đang phát động, tốt hơn là Tin tức thú vị về sự kiện mới của chúng tôi! Hãy bao gồm một lời kêu gọi hành động rõ ràng bằng cách nói với người nhận những gì bạn muốn xảy ra kế tiếp. Ví dụ, để lên lịch cho một cuộc gọi tiếp theo, bạn có thể viết, tôi đã viết một cuộc gọi để thảo luận thêm về vấn đề này, vì có tiềm năng rất lớn để chúng ta cộng tác. Chiều thứ hai sẽ làm việc cho bạn?
Kết thúc với lòng biết ơn
Cảm ơn người nhận đã dành thời gian và sự quan tâm của cô. Các email kết thúc trong lòng biết ơn nhận được mức tăng 36 phần trăm trên tỷ lệ phản hồi trung bình. Các lựa chọn tốt bao gồm, cảm ơn trước, cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian, cảm ơn hay đơn giản là cảm ơn bạn. Đăng ký với tên và chi tiết liên lạc của bạn.
Đừng quên chỉnh sửa
Hãy chắc chắn để đọc lại email của bạn trước khi gửi nó. Bạn chỉ có một cơ hội để tạo ấn tượng đầu tiên và lỗi chính tả có thể khiến bạn trông không chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn rằng ngữ pháp của bạn cũng được chú ý và bạn sử dụng các câu đầy đủ và văn bản chính thức, thay vì sử dụng các từ viết tắt và các biểu thức bạn có thể sử dụng với bạn bè nhưng không phải với một ông chủ.
Nó có thể giúp in ra bức thư và đọc thành tiếng và nếu bạn có bất kỳ ai xung quanh, hãy nhờ một người bạn hoặc người thân đọc qua những gì bạn đã viết.
