Một hệ thống thông tin quản lý (MIS) được thiết kế bởi một tổ chức để hoạt động trơn tru. MIS, một công cụ ra quyết định được sử dụng bởi quản lý cấp cao, bao gồm một bộ kiểm soát. Những kiểm soát này bao gồm các lĩnh vực cơ bản của doanh nghiệp: con người, công nghệ, chính sách và thủ tục. MIS thu thập thông tin về tất cả các lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp, lập bảng thông tin và cung cấp các báo cáo có ý nghĩa.
Tính năng, đặc điểm
Hệ thống thông tin quản lý trình bày dữ liệu như quy trình tổ chức, quy trình vận hành, kiểm soát nội bộ và chuẩn bị kiểm toán mà ban quản lý sử dụng để đưa ra quyết định hiệu quả và hiệu quả. Các kiểm soát nội bộ cho mỗi bộ phận chứa các hướng dẫn cho hoạt động. Luồng công việc được giao cho nhân viên, ví dụ như trách nhiệm và nhiệm vụ của họ, được liệt kê dưới sự kiểm soát nội bộ.
Lợi ích
Một tổ chức được hưởng lợi rất nhiều bằng cách sử dụng MIS. Hệ thống hoàn toàn tự động này cho phép tổ chức ghi lại, xử lý và lập bảng tất cả các giao dịch kinh doanh và giao dịch của mình. Ngoài ra, thông tin được thu thập cho phép thực hiện các thay đổi và cải tiến cần thiết cho các khu vực gaey. Ví dụ, tổ chức có thể so sánh doanh số thực tế và dự kiến và thực hiện các bước để sửa bất kỳ sai lệch nào.
Bằng cách sử dụng một MIS tốt, ban lãnh đạo cao nhất của tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Dữ liệu hiện tại trong MIS được nghiên cứu và phân tích khách quan và tổ chức có thể chọn sự đánh đổi tốt nhất cho các hoạt động, bán hàng và các chức năng khác của mình. Ngoài ra họ có thể đánh giá liệu tài nguyên của họ đang được sử dụng một cách chính xác.
MIS tạo điều kiện cho một quá trình giao tiếp hai trong tổ chức. Quản lý cấp cao truyền đạt cho nhân viên của mình những gì được mong đợi ở họ và cách họ phải hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Các nhân viên lần lượt tự do thảo luận về các vấn đề và mối quan tâm của họ.
Các loại
Có bốn loại MIS. Cái đầu tiên, TPS (Hệ thống xử lý giao dịch), là thứ cơ bản nhất. Phương pháp này xử lý các giao dịch kinh doanh thường xuyên, trần tục và định kỳ. OIS (Hệ thống thông tin hoạt động) tập hợp dữ liệu toàn diện và lập bảng cho nó để các nhà quản lý hoạt động sử dụng và tối đa hóa sản lượng của họ và giảm thiểu tổn thất. DSS (Hệ thống hỗ trợ quyết định) và ES (Hệ thống chuyên gia) là hai loại MIS được ban lãnh đạo cấp cao sử dụng để đưa ra quyết định sáng suốt và thông minh. Hai loại sử dụng rộng rãi cơ sở dữ liệu và kỹ thuật mô hình
Hạn chế
MIS được thúc đẩy bởi công nghệ và do đó thiếu yếu tố con người. Thông tin được đại diện bởi MIS thường rất phong phú về bản chất. Chuyên môn của con người là cần thiết để phân tích thông tin được trình bày và đưa ra quyết định phù hợp.
Cân nhắc
Phát triển một MIS tốn tiền. Thông thường, tổ chức cần có sự giúp đỡ của một nhà tư vấn để phát triển hệ thống, do đó tất cả các quy trình và kiểm soát của tổ chức phải được đánh vần cẩn thận và công phu cho các chuyên gia tư vấn.
