Kiểm soát chi phí là một trong những nhiệm vụ chính của bất kỳ nhà quản lý doanh nghiệp nào. Không có gì lạ khi kiểm soát chi phí hiệu quả để tăng đáng kể tỷ suất lợi nhuận và mang lại lợi ích kép trong việc giải phóng các nguồn lực của công ty, cho phép công ty tập trung vào xây dựng tăng trưởng thay vì chỉ nhận được. Hiểu cách kiểm soát chi phí là một kỹ năng mà mọi nhà quản lý doanh nghiệp phải có để thành công.
Kiểm soát chi phí
Những tác động tích cực của một kế hoạch kiểm soát chi phí có thể được nhìn thấy gần như ngay lập tức. Để phát triển một kế hoạch, trước tiên hãy bắt đầu bằng cách xác định các chi phí thực tế mà công ty phải gánh chịu, tất cả mọi thứ từ chi phí chung cho đến chi phí tồn kho. Sau đó, tách các chi phí này thành các danh mục (nghĩa là nhân sự, kế toán, nguyên liệu thô, tiện ích, đặc quyền của công ty, v.v.). Một số trong số này sẽ không thể thiếu (nghĩ nghiên cứu hoặc tiếp thị); những người khác có thể sử dụng một số gọt (nghĩ đặc quyền công ty). Tiếp theo, xác định những chi phí nào có thể được giảm thiểu (1) với chi phí ít nhất và (2) với thời gian ít nhất. Ngoài ra, hãy dành chút thời gian để phác thảo cắt giảm chi phí trong tương lai, để kế hoạch hành động có thể được phát triển.
Vì vậy, tại thời điểm này, cần phải suy nghĩ về các khoản tiết kiệm chi phí tiềm năng này theo các mục tiêu của doanh nghiệp, đặc biệt là về tiêu chuẩn sản xuất (ví dụ: sản xuất mục tiêu 1.000 đơn vị mỗi tháng). Đánh giá hiệu suất vì nó liên quan đến các tiêu chuẩn đó là tự giải thích; chỉ đơn giản là so sánh thực tế với sản xuất ước tính. Nếu cả hai khác nhau, hãy xây dựng kế hoạch hành động để giảm thiểu khoảng cách giữa thực tế và ước tính.
Nó cũng quan trọng để đánh giá cắt giảm chi phí vì chúng có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn. Ví dụ: nếu giám đốc kinh doanh của một công ty tư vấn và phần mềm nhỏ thấy rằng chi phí cao là do các tài khoản chi phí tư vấn, anh ta có thể khuyên một cách mù quáng rằng việc cắt giảm chi tiêu. Tuy nhiên, xem xét thêm vào các tài khoản chi phí cho thấy rằng các chuyên gia tư vấn đang làm việc trên một hợp đồng nhà cung cấp trị giá 3 triệu đô la mỗi năm.
Vài lời khuyên
Về cơ bản, làm nghiên cứu và bước đi nhẹ nhàng. Tiết kiệm chi phí nên mang tính xây dựng, không mang tính cách mạng. Những thay đổi tốt nhất là những cái nhỏ, liên quan đến cách làm tốt hơn - hiệu quả hơn -. Tiết kiệm chi phí chung có thể được tìm thấy trong các tài khoản phải trả, mua, cắt giảm dư thừa, loại bỏ các quy trình không cần thiết, v.v.
Điều quan trọng là phải nêu tên những người cụ thể chịu trách nhiệm giám sát việc cắt giảm chi phí và theo dõi hiệu quả của họ thường xuyên. Nỗ lực cắt giảm chi phí có hiệu quả nhất khi mọi người tham gia, vì vậy hãy bao gồm. Trách nhiệm và sự tham gia là chìa khóa cho các sáng kiến tiết kiệm chi phí thành công.
