Nhiều người nghĩ rằng một nhân viên tiếp tân và một thư ký có cùng một công việc, cùng một trách nhiệm và hai chức danh công việc có thể thay thế cho nhau. Lý do mọi người giữ giả định này là bởi vì cả thư ký và nhân viên tiếp tân thường trả lời điện thoại và thực hiện các nhiệm vụ văn thư. Hai công việc hoàn toàn khác nhau vì một thư ký và nhân viên tiếp tân có vai trò và yêu cầu khác nhau.
Thư ký
Nhiệm vụ của một thư ký thay đổi tùy theo loại thư ký và quy mô của tổ chức. Xu hướng kinh doanh đã thay đổi với những tiến bộ công nghệ. Trong quá khứ, mỗi người quản lý có thư ký riêng của mình. Do email và thư thoại tự động, một thư ký có thể làm việc cho một số người quản lý. Trong một công ty nhỏ, có thể có một thư ký cho tất cả các nhà quản lý. Cô xử lý tất cả các thư, lên lịch các cuộc hẹn, đặt hàng cung cấp và trả lời điện thoại. Nếu thư ký chỉ làm việc cho một hoặc hai người quản lý, cô ấy thường được giao thêm nhiệm vụ tương tự như nhiệm vụ của quản trị viên. Ví dụ, một thư ký nhân sự có thể kiểm tra tài liệu tham khảo. Một thư ký thường phải có ít nhất một bằng tốt nghiệp trung học, và nhiều văn phòng thích thuê những người có bằng cấp nghệ thuật tự do, đào tạo thư ký hoặc bằng cấp hoặc chứng nhận từ một trường hỗ trợ hành chính. Một thư ký cũng phải có tốc độ đánh máy nhanh, kiến thức về máy tính và kỹ năng giao tiếp và con người, báo cáo của Đại học Bang.
Nhân viên lễ tân
Một nhân viên tiếp tân là người bạn nhìn thấy đầu tiên khi bạn bước vào cánh cửa của một doanh nghiệp. Nhân viên tiếp tân chào đón khách, trả lời điện thoại, viết thư và tài liệu và giữ cho khu vực tiếp tân sạch sẽ trong ngày làm việc. Một nhân viên tiếp tân cũng có thể đăng nhập khách truy cập vào và ra khỏi một doanh nghiệp, sắp xếp thư, duy trì nhật ký tham dự của nhân viên và thư chứng minh, báo cáo và email. Bằng tốt nghiệp trung học thường được ưa thích. Nhưng, nếu bạn thông minh và có phong thái và ngoại hình thân thiện, nhà tuyển dụng thường coi trọng những phẩm chất đó hơn là giáo dục chính quy. Một số công ty cung cấp đào tạo tại chỗ cho nhân viên tiếp tân, theo Đại học Bang.
Sự khác biệt trong trách nhiệm công việc
Một phần trách nhiệm của nhân viên tiếp tân là chào đón khách của công ty; một thư ký thường không chịu trách nhiệm chào hỏi du khách. Một thư ký có thể chào đón khách, nhưng chỉ khi họ đến thăm một trong những người quản lý cụ thể mà thư ký làm việc. Thư ký làm việc đặc biệt cho một hoặc nhiều người quản lý. Nhân viên tiếp tân đại diện cho toàn bộ công ty và không làm việc cụ thể dưới bất kỳ ai. Một thư ký có thể có các trách nhiệm bổ sung, chẳng hạn như lên lịch các cuộc hẹn, đặt hàng vật tư, sắp xếp chuyến đi và xử lý tiền mặt nhỏ. Anh ta cũng có thể có các trách nhiệm bổ sung tùy thuộc vào loại của mình, chẳng hạn như pháp lý, tài chính hoặc tiếp thị. Trách nhiệm của một nhân viên tiếp tân là chung chung - chào hỏi, trả lời điện thoại, phân loại thư và các trách nhiệm nhỏ khác theo quyết định của công ty, theo Đại học Bang.
Sự khác biệt khác
Bàn tiếp tân thường được đặt ở khu vực dễ thấy nhất của công ty. Cô ấy là người đầu tiên bạn nhìn thấy khi bạn bước vào công ty. Văn phòng hoặc khu vực của thư ký thường được đặt gần những người quản lý mà cô làm việc. Ngoài ra, một thư ký thường được yêu cầu phải có ít nhất bằng tốt nghiệp trung học và thậm chí là chứng chỉ đại học hoặc bằng cấp. Đối với một nhân viên tiếp tân, bằng tốt nghiệp trung học được ưa thích nhưng không phải lúc nào cũng được yêu cầu. Tính đến năm 2009, mức lương trung bình hàng năm cho nhân viên tiếp tân và thư ký thông tin là 26,010 đô la, mức lương trung bình hàng năm cho các thư ký cấp dưới là 31.060 đô la và mức lương trung bình hàng năm cho các thư ký điều hành và trợ lý hành chính là 44,010 đô la, theo Cục Thống kê Lao động.
