Kiểm soát tiền mặt trong doanh nghiệp của bạn liên quan đến sổ sách kế toán và bảo mật. Về mặt tích cực, theo các giao dịch tiền mặt của Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ Hoa Kỳ ít chịu sự gian lận, lệ phí, thời gian chờ đợi và sai lầm thanh toán. Mặt khác, tiền mặt không được kiểm soát tốt có thể thu hút sự giám sát lớn hơn từ IRS và cám dỗ hình sự từ nhân viên và những người khác. Áp dụng một số phương pháp kiểm soát tiền mặt nội bộ có thể giúp giảm thiểu rủi ro.
Nhân viên kiểm tra
Kiểm soát tiền mặt bắt đầu với mọi người. Nhân viên xử lý tiền mặt - hoặc các khoản tương đương tiền bao gồm séc và phiếu tín dụng - nên được xem xét kỹ lưỡng. Kiểm tra hồ sơ tội phạm, sàng lọc ma túy và xác minh việc làm trước đây có thể là một phần của quy trình kiểm tra. Theo báo cáo của Tạp chí Nghiên cứu Quản lý và Tiếp thị về tác động của tội phạm đối với hoạt động kinh doanh, kiểm tra Bối cảnh cũng nên bao gồm một báo cáo lịch sử tín dụng vì một số nhân viên có thể dùng đến các khoản tiền của công ty khi áp lực tài chính từ nghiện ma túy, ngoại tình, cờ bạc hoặc chi phí y tế dường như không thể vượt qua.
Tài liệu giao dịch
Giữ biên lai giao dịch tiền mặt cho phép ghi sổ chính xác và đáp ứng IRS bằng cách tạo ra thứ mà Bộ Thương mại Hoa Kỳ gọi là dấu vết kiểm toán không thể chối cãi. Một số, biên lai hai phần là lý tưởng vì chúng cho phép bạn đưa một bản sao hóa đơn cho khách hàng của bạn và giữ bản sao khác cho hồ sơ của bạn. Việc đếm thường xuyên máy tính tiền có thể giúp đảm bảo độ chính xác. In máy tính và sổ biên lai cũng có thể hữu ích trong việc ghi chép các giao dịch tiền mặt.
Nhiệm vụ tách biệt
Một phần của kiểm soát tiền mặt nội bộ là đặt nhiều hơn một người phụ trách kiểm toán giao dịch tiền mặt. Các quy tắc riêng của Đại học Yale đối với các nhiệm vụ tách biệt yêu cầu rằng không ai phải chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch tiền mặt ban đầu, lưu giữ hồ sơ, đối chiếu số dư, vận chuyển hoặc gửi tiền mặt và phê duyệt sổ sách kế toán. Theo Đại học Yale, khi Khi các chức năng này không thể tách rời, cần phải có đánh giá giám sát chi tiết về các hoạt động liên quan như một hoạt động kiểm soát bù.
Đảm bảo tiền mặt
Lắp đặt máy quay video và sử dụng két sắt để lưu trữ tiền mặt là phương pháp bảo vệ tiền mặt tại các điểm diễn ra giao dịch. Chỉ định một nhân viên và một giám sát viên cùng nhau quản lý doanh nghiệp của bạn an toàn hoặc gửi tiền ngân hàng là một phương pháp giúp bảo vệ tiền trước và trong quá trình vận chuyển. Điều chỉnh biên lai tiền mặt với hồ sơ tiền gửi ngân hàng hàng ngày và thực hiện đánh giá hàng tháng về công ty của bạn Sổ ghi chép tổng thể là cách bạn có thể theo dõi cẩn thận hồ sơ tiền mặt nội bộ và ngăn chặn các vấn đề với IRS.
Mẹo IRS
Theo IRS, nếu, trong khoảng thời gian 12 tháng, bạn nhận được hơn 10.000 đô la tiền mặt từ một người mua do giao dịch trong giao dịch hoặc kinh doanh của bạn, bạn phải báo cáo cho Sở Thuế vụ (IRS) và Mạng Thực thi Tội phạm Tài chính (FinCEN) trên Mẫu 8300. Các doanh nghiệp có 15 ngày kể từ ngày nhận được một giao dịch tiền mặt từ 10.000 đô la trở lên để nộp Mẫu 8300 với IRS.
